Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO, RELACIONADAS CON LAS LABORES ASISTENCIALES QUE SE EJECUTAN EN LA DEPENDENCIA DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS, CON EL FIN DE CONTRIBUIR AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES.
Entidad
Alcaldia Valparaiso.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en modalidad académica, técnica o comercial.
Alternativas:
- Título de formación tecnológica o de formación técnica profesional.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo
Alternativas:
- Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENTE ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO
- TRAMITAR LA DOCUMENTACION Y EL MATERIAL BIBLIOGRAFICO DE LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS Y LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS
- REALIZAR LA CONVOCATORIA A REUNIONES, COMITES Y CITAS, DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- ATENDER A LOS VISITANTES DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS
- TALENTO HUMANO – ACTUALIZAR LA HOJA DE VIDA Y EL FORMATO DE BIENES Y RENTAS EN LA PLATAFORMA DEL SIGEP, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS
- REALIZAR UN MANEJO ADECUADO DE LOS LEGAJOS QUE GENERE LA INFORMACION DE LA OFICINA Y QUE SE ENCUENTRE BAJO SU TUTELA.
- GESTION DE LA INFORMACION – PRODUCIR LOS DOCUMENTOS OFICIALES DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES
- MANTENER ABSOLUTA DISCRECION Y RESERVA DE LOS ASUNTOS TRATADOS EN LA OFICINA QUE SEAN DE SU CONOCIMIENTO EN RAZON DEL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS.
- LLEVAR UN CONTROL Y REGISTRO DE LAS LICENCIAS OTORGADAS POR EL MUNICIPIO Y DE LOS BENEFICIARIOS DE LAS MISMAS.
- DARLE APLICACION DEL SISTEMA DE GESTION Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO EN EL ENTE TERRITORIAL
- RESPONDER POR EL BUEN USO Y MANTENIMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES Y ELEMENTOS A SU CARGO Y CUSTODIAR LOS TEXTOS Y DOCUMENTOS QUE SE MANEJEN EN LA DEPENDENCIA
- ATENDER A LOS VISITANTES DEL DESPACHO DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS
- SERVIR DE APOYO AL SECRETARIO O AL PROFESIONAL DEL AREA EN LAS DIFERENTES INSPECCIONES OCULARESQUE LE SEAN ENCOMENDADAS Y PRESENTAR LOS INFORMES CON LAS OBSERVACIONES RESPECTIVAS
- RECEPCIONAR LA DOCUMENTACION RECIBIDA Y PRODUCIDA DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES
- CONOCER Y APLICAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION – MIPG DE ACUERDO LEY 1499 DE 2017, O GESTION DE LA CALIDAD DE LA ENTIDAD.
- EXIGENCIAS DE LEY – CUMPLIR CON LAS NORMAS ESTABLECIDAS EN EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
- ATENDER, ORIENTAR E ILUSTRAR AL PUBLICO QUE VISITE LA OFICINA Y SUMINISTRARLE LA INFORMACION REQUERIDA PARA SATISFACER SU DEMANDA Y PROPONER POR UNA BUENA IMAGEN DE LA INSTITUCION
- MANTENER ACTUALIZADO LA INFORMACION BASICA ELECTRONICA DEL AREA A SU CARGO Y RENDIR INFORME A SU SUPERIOR INMEDIADO DE MANERA ORDENADA ACORDE A LAS DIRETRICES RECIBIDAS.
- ATENDER USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS ASI COMO PERSONAL GUBERNAMENTAL O QUE REPRESENTEN ASOCIACIONES Y EMPRESAS QUE REQUIERAN ALGUNA ATENCION POR PARTE DE LA OFICINA, ACORDE A LAS DIRECTRICES RECIBIDAS Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA ESTE FIN.
- LAS DEMAS QUE SE LE ASIGNEN EL JEFE DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DEL CARGO Y DEL AREA
- GESTION DE TRAMITES Y ATENCION AL USUARIO – PRESTAR EL SERVICIO AL CIUDADANO A TRAVES DEL CANAL VIRTUAL DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Y LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES.
- ADMINISTRACION DE BIENES – FORMULAR LAS NECESIDADES DE BIENES Y SERVICIOS, DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
- RECEPCIONAR LAS LLAMADAS TELEFONICAS, OPERAR LOS MEDIOS TECNICOS DISPONIBLES Y ENTREGAR LOS MENSAJES RESPECTIVOS AL DESTINATARIO PARA ASEGURAR UNA EFECTIVA COMUNICACION A LOS USUARIOS
- ASISTIR LAS REUNIONES, COMITES Y CITAS QUE REALICE EL JEFE INMEDIATO, DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS
- ADMINISTRA LA AGENDA DEL JEFE DE AREA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS
- ORGANIZAR LA DOCUMENTACION Y EL MATERIAL BIBLIOGRAFICO DE LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS Y LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS
- ELABORAR Y ENTREGAR A LOS SOLICITANTES Y JEFE INMEDIATO LOS DIFERENTES CERTIFICADOS DE USO DE SUELOS, LICENCIAS, PERMISOS, E INFORMES A LOS ENTES DE CONTROL DEPARTAMENTAL Y NACIONAL QUE SENA REQUERIDOS PARA LA NORMAL PRESTACION DEL SERVICIO.