Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
APOYAR EL DESARROLLO Y CUMPLIMIENTO DE LAS COMPETENCIAS, ATRIBUCIONES Y FUNCIONES INSTITUCIONALES MEDIANTE LA REALIZACION DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS QUE CONTRIBUYAN AL DESARROLLO DEL AREA DE DESEMPENO Y LOGRO DE LA MISION INSTITUCIONAL.
Entidad
Alcaldia Sopetran.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
12 meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- CONSERVAR. ORGANIZAR Y DESCRIBIR DICHA DOCUMENTACION PARA FACILITAR UN BUEN MANEJO DEL ARCHIVO.
- BRINDAR APOYO EN LA ORIENTACION TECNICA Y METODOLOGICA PARA LA ELABORACION DE LOS PROGRAMAS INSTITUCIONALES, DEPORTIVOS, RECREATIVOS, TURISTICOS, ARTISTICOS Y CULTURALES QUE SE GENEREN EN EL MUNICIPIO, PARA LOS MEDIOS DE COMUNICACION, PRENSA Y AUDIOVISUALES.
- DAR CUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO INTERNO.
- ATENDER CORDIAL, EFICIENTE Y OPORTUNAMENTE A LOS USUARIOS QUE REQUIERAN LOS SERVICIOS DE LA SECRETARIA
- PREPARAR Y PRESENTAR LOS INFORMES SOBRE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS, CON OPORTUNIDAD Y LA PERIODICIDAD REQUERIDAS.
- APLICAR LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA LA GESTION DOCUMENTAL.
- ELABORAR LOS PEDIDOS DE PAPELERIA Y DEMAS IMPLEMENTOS QUE REQUIERA LA DEPENDENCIA PARA EL NORMAL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES.
- RECEPCIONAR QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS DE LOS USUARIOS.
- INFORMAR AL SUPERIOR INMEDIATO O A QUIEN CORRESPONDA DE MANERA OPORTUNA, LAS INCONSISTENCIAS RELACIONADAS CON LOS ASUNTOS, ELEMENTOS O DOCUMENTOS ENCOMENDADOS SEGUN LOS PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE LA ENTIDAD.
- COORDINAR Y HACER SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DEL PERSONAL CONTRATADO EN LOS EVENTOS DEPORTIVOS QUE TENGAN ASIENTO O PROCEDAN DEL AMBITO MUNICIPAL.
- APOYAR LA ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION.
- SALIR A LAS VEREDAS EN CUMPLIMIENTO DE CITAS Y NOTIFICACIONES.
- PROYECTAR DOCUMENTOS, DILIGENCIAR FORMATOS Y FORMULARIOS Y MANEJAR APLICATIVOS DE INTERNET DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN LA ENTIDAD Y LA LEY.
- SELECCIONAR ANUALMENTE LA DOCUMENTACION QUE HAYA CUMPLIDO SU VIGENCIA Y PLAZO PRECAUTELATIVO PARA SU EXPURGO O CONSERVACION DEFINITIVA SEGUN LAS TABLAS DE RETENCION PREVIAMENTE ESTABLECIDAS Y APROBADAS POR LAS AUTORIDADES COMPETENTES.
- RECIBIR Y REALIZAR LLAMADAS TELEFONICAS, TRANSMITIR LOS MENSAJES EN FORMA CLARA Y OPORTUNA CONSERVANDO LAS REGLAS DE BUENA EDUCACION Y CONDUCTA.
- PROMOVER EL POSICIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS DEL ORDEN MUNICIPAL COMO CENTROS DE INFORMACION BASICOS PARA LA GESTION. LA SALVAGUARDA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Y LA INVESTIGACION HISTORICA.
- APOYAR A LA DEPENDENCIA EN LA REALIZACION DE ACTIVIDADES QUE FAVOREZCAN LAS MANIFESTACIONES CULTURALES POPULARES, FOLKLORICAS, TRADICIONALES, FIESTAS TIPICAS EN EL MUNICIPIO Y AREAS DE INFLUENCIA, DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS MINISTERIALES NACIONALES, REGIONALES, MUNICIPALES, DIRECTRICES RECIBIDAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- CONTROLAR LAS FUNCIONES DE ARCHIVO CON LAS DEMAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL PARA QUE LOS DOCUMENTOS SEAN REMITIDOS TIEMPO OPORTUNO PARA SU TRAMITE. ORGANIZACION Y CUSTODIA.
- COLABORAR CON LAS FUNCIONES DE MENSAJERIA DE LA ALCALDIA.
- ATENDER A LAS DILIGENCIAS QUE SE LE INDIQUE EN ENTIDADES DIFERENTES A LA ADMINISTRACION.
- COLABORAR EN LA BUSQUEDA DE DATOS Y DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS.
- APOYAR A LA ADMINISTRACION MUNICIPAL EN EL DISEÑO, COORDINACION, EVALUACION E IMPLEMENTACION DE LAS POLITICAS EN MATERIA DE DEPORTES, RECREACION, CULTURA, ARTE EN EL TERRITORIO MUNICIPAL.
- CUMPLIR LAS NORMAS DE RESERVA RESPECTO A LA INFORMACION EMANADA DE LA ADMINISTRACION Y DE SU CARGO.
- VELAR POR EL BUEN ESTADO, ORDEN. PRESENTACION Y CONSERVACION DEL LUGAR DE TRABAJO
- SUMINISTRAR A LA COMUNIDAD INFORMACION Y ORIENTACION SOBRE LOS DOCUMENTOS QUE SOLICITEN.
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DEL AREA DE DESEMPEÑO DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD Y DE CONFORMIDAD A LO ESTABLECIDO EN LA LEY.
- MANTENER ACTUALIZADOS LOS DIRECTORIOS TELEFONICOS, AGENDAS Y BANCO DE DATOS, NECESARIOS PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL AREA DE DESEMPEÑO SEGUN LOS PROCEDIMIENTOS INTERNOS.
- REMITIR AL ARCHIVO HISTORICO LA DOCUMENTACION CON VALOR PERMANENTE
- PLANEAR, ORGANIZAR, DIRIGIR, COORDINAR E INSPECCIONAR LA FUNCION ARCHIVISTICA DEL MUNICIPIO DE ACUERDO CON LAS POLITICAS Y DIRECTRICES TRAZADAS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
- VELAR POR LA CONSERVACION. INTEGRIDAD Y BUEN ESTADO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES QUE ADMINISTRA.
- ATENDER EL MANEJO DE LA FOTOCOPIADORA, LLEVANDO UN CONTROL ESTRICTO.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE ASIGNE EL JEFE INMEDIATO
- SELECCIONAR, ORGANIZAR. CONSERVAR Y DIVULGAR EL ACERVO DOCUMENTAL QUE INTEGRE EL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO, ASI COMO EL QUE SE LE CONFIE EN CUSTODIA
- EFECTUAR DILIGENCIAS EXTERNAS CUANDO LA NECESIDAD DEL SERVICIO LO REQUIERA SEGUN LO ESTABLECIDO POR LA ENTIDAD.
- ACTUALIZAR LA GUIA DE ARCHIVO Y CATALOGO DE ASUNTOS.
- PREPARAR, COORDINAR Y BRINDAR INFORMACION Y APOYO A LOS HABITANTES EL AREA DE INFLUENCIA MUNICIPAL, EN MATERIA CULTURAL Y ARTISTICA, PARA EL RESCATE Y FOMENTO DE LOS VALORES ARTISTICOS Y DESARROLLO CULTURAL,
- ACATAR Y RESPETAR LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD GENERAL DISPUESTOS POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- INFORMAR AL JEFE INMEDIATO SOBRE EL AVANCE, LAS DIFICULTADES Y ANORMALIDADES SURGIDAS EN EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.
- INFORMAR AL INMEDIATO SUPERIOR POR AQUELLAS NOTIFICACIONES QUE NO HAN SIDO ACATADAS POR LAS PERSONAS REQUERIDAS Y DEMAS IMPEDIMENTOS QUE NO PERMITAN EL LIBRE DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR.
- DILIGENCIAR Y ACTUALIZAR LA AGENDA DE CITAS Y EVENTOS ESPECIALES Y COMUNICAR LOS COMPROMISOS AL JEFE DIRECTO O A QUIEN HAYA DELEGADO PARA LA ACTIVIDAD SEGUN LO ESTABLECIDO EN LOS PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE LA ENTIDAD.
- DESEMPEÑAR EFICAZMENTE Y CON SENTIDO DE PERTENENCIA Y COLABORACION LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR SU SUPERIOR.
- LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE DE ACUERDO AL NIVEL, A LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.
- LOCALIZAR Y NOTIFICAR LA PRESENTACION A LAS PERSONAS REQUERIDAS.