Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar labores de apoyo y de asistencia administrativa en la dependencia que le sea asignada.
Prestar una óptima atención a la comunidad mediante una orientación y asesoría en servicios.
Manejo de gestión documental con una entrega oportuna de los documentos a nivel interno y externo, mediante una información veraz, pertinente que permita contribuir a un nivel alto de eficiencia y eficacia del funcionamiento de la dependencia.
Entidad
Alcaldia Amaga.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller
Requisitos de experiencia
Seis (06) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Atender en forma correcta y oportuna al teléfono y al público que visita la oficina e informar oportunamente a su inmediato superior sobre las llamadas, juntas, reuniones y demás compromisos que deba atender.
- Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de los documentos que se le encomienden en la oficina.
- Revisar de manera permanente el correo institucional e imprimir el trámite que legalmente corresponda a los documentos recepcionados.
- Recibo y despacho de la correspondencia de la dependencia.
- Velar por el manejo correcto de documentos de su dependencia, en procura de su perfecta conservación.
- Solicitar oportunamente los elementos que sean necesarios para el cabal cumplimiento de sus funciones.
- Responder por la conservación y uso correcto de los equipos, muebles, enseres, documentos y demás bienes que estén a su cargo y por mantener la oficina en perfecto estado de orden y presentación.
- Mantener organizadas las existencias de útiles y de materiales de consumo de oficina e informar oportunamente a su jefe sobre las necesidades de estos.
- Redactar la correspondencia, oficios, informes, requerimientos entre otros, que le delegue su jefe inmediato.
- Cumplir con las acciones establecidas en los planes de mejoramiento, en los términos y condiciones prescritas, para contribuir al mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad de la Administración Municipal y del Modelo Estándar de Control Interno MECI.
- Realizar los procesos, procedimientos y trámites que sean asignado en cada dependencia.
- Conservar los registros y documentos generados, de acuerdo con el Sistema de Gestión Documental Institucional, con el propósito de guardar evidencias de las acciones.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por su jefe inmediato de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.