Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias del superior inmediato, en el área de desempeño asignado, dando cabal cumplimiento a las labores individuales que se encomienden con conocimiento de causa y sentido de pertenencia
Entidad
Personeria Marquetalia.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad
Equivalencias:
- Aplican las equivalencias establecidas en el Artículo 25 del Decreto Ley 785 de 2005.
Requisitos de experiencia
Doce meses de experiencia relacionada con el cargo
Equivalencias:
- Aplican las equivalencias establecidas en el Artículo 25 del Decreto Ley 785 de 2005.
Funciones del cargo
- Realizar actividades de apoyo indispensables para el eficaz y oportuno funcionamiento del área, según las directrices del Jefe Inmediato y aquellas que la dependencia debe ejecutar con las comunidades
- Diligenciar y mantener actualizado el Formato Único de Inventario Documental del archivo de gestión de la dependencia
- Propender por el cumplimiento de los principios de planeación, organización, coordinación, y los métodos, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación previstos en el sistema de control interno del municipio
- Administrar el Archivo de Gestión de la Dependencia, tanto físico como digital, conformar los expedientes y series documentales de acuerdo a la Tabla de Retención Documental y las directrices emitidas por el Archivo General de la Nación y mantener copias magnéticas periódicas de la información
- Atender a los usuarios internos y externos, directamente, telefónicamente, internet o cualquier otra vía, acerca de los trámites y demás aspectos administrativos de la dependencia
- Acatar y fomentar el principio de autocontrol en el ejercicio de sus funciones y responsabilidades
- Digitar y proyectar los documentos requeridos en las actividades ejecutadas por la dependencia, que deben ser firmados por el Jefe inmediato
- Elaborar, registrar, mantener y actualizar las bases de datos necesarias para una adecuada administración de la información de la dependencia
- Coordinar y llevar el registro de consecutivos de los diferentes comunicaciones y documentos que expida el jefe inmediato.
- Recibir, radicar, distribuir y realizar seguimiento a las comunicaciones oficiales allegadas a la dependencia, prestando especial atención a los que requieran de respuesta escrita oportuna
- Digitar y proyectar los actos administrativos, constancias, certificaciones, actas, entre otros documentos relacionados con las funciones de la dependencia, que deben ser firmados por el Jefe inmediato
- Apoyar al superior inmediato en la elaboración, actualización, implementación y evaluación de los planes, programas, estatutos, manuales, entre otros, que son responsabilidad de la dependencia, conforme a las disposiciones establecidas en la normatividad.
- Elaborar los informes solicitados y apoyar la presentación de los informes requeridos por las dependencias de la entidad y los entes externos, según las instrucciones recibidas
- Documentar, registrar, conservar y mantener la información en los sistemas de información que se manejan en la dependencia.
- Apoyar al jefe inmediato en la elaboración y seguimiento del plan de acción de la dependencia
- Apoyar al superior inmediato, en el control de los elementos de consumo que requiere la oficina, para evitar que se presenten deficiencias en la ejecución de los procesos.
- Ejercer la Secretaría Técnica y velar por la operatividad de las instancias, espacios y mecanismos de participación ciudadana que son de su responsabilidad, conforme a las disposiciones establecidas en la normatividad
- Acatar y cumplir las instrucciones emitidas por el jede inmediato
- Las demás funciones asignadas por la ley, los Reglamentos, las Ordenanzas, los Acuerdos, los Decretos, Resoluciones y órdenes emitidas por la autoridad competente de acuerdo a la naturaleza del cargo.
- Apoyar al superior inmediato en la formulación y presentación de proyectos que debe elaborar la dependencia.
- Diligenciar y mantener actualizado Inventario de bienes muebles de la dependencia
- Ofrecer información, hasta donde sea permitido, sobre el funcionamiento y actividades de su dependencia.
- Apoyar al superior inmediato, en el control sobre la actividad y ejecución de los procesos contractuales de la dependencia