Estado
La convocatoria Territorial 9 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
EJECUTAR LABORES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS COMPLEMENTARIOS DE LAS TAREAS PROPIAS DE LOS NIVELES SUPERIORES.
Entidad
Alcaldia Guadalajara Buga.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Uno(1) años de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- TRAMITAR LO CORRESPONDIENTE A LA AGENDA DE SU SUPERIOR LLEVANDO ESTRICTO REGISTRO DE LAS CITAS DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS POR SU SUPERIOR.
- LLEVAR EN ESTRICTO ORDEN LAS ACTAS DE LOS COMITES EN LOS QUE PARTICIPE SU SUPERIOR.
- ELABORAR LAS ORDENES DE PAGO POR TODO CONCEPTO QUE SE CAUSEN EN LA DEPENDENCIA Y SOMETERLAS A LA APROBACION DEL JEFE INMEDIATO.
- PREPARAR INFORMES PERIODICOS SOBRE EL ESTADO DE LOS TRAMITES Y DE LA CORRESPONDENCIA, ASI COMO DE ASUNTOS QUE ELLA RECIBE PARA PODER EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DE SUS ACTIVIDADES.
- RECIBIR, RADICAR Y CONTROLAR LA CORRESPONDENCIA QUE SE RECIBE; ENTREGARLA OPORTUNAMENTE A LA DIRECCION PARA SU EVALUACION Y RECIRCULACION AL INTERIOR DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS.
- VELAR POR LA ORGANIZACION, CODIFICACION Y PRESENTACION DEL ARCHIVO PRIVADO DEL DESPACHO DE CONFORMIDAD CON LAS POLITICAS DISEÑADAS EN EL ARCHIVO GENERAL Y EJERCER EL CONTROL SOBRE LOS DOCUMENTOS PRESTADOS O EN CIRCULACION.
- RECIBIR LAS LLAMADAS TELEFONICAS, LLEVANDO ADECUADO REGISTRO DE LAS MISMAS Y REALIZANDO LAS ACTIVIDADES CONDUCENTES PARA DARLES EL TRAMITE DEBIDO.
- EJERCER EL AUTOCONTROL EN TODOS LOS PROCEDIMIENTOS
- CONTROLAR QUE LA INFORMACION QUE SE SUMINISTRE A LOS USUARIOS SOBRE REGLAMENTOS Y NORMAS VIGENTES SEA CORRECTA Y ESTE ACTUALIZADA.
- TRAMITAR, CLASIFICAR Y ORGANIZAR TODO LO RELACIONADO CON LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA DE LA OFICINA, MECANOGRAFIANDO Y/O DIGITANDO TODAS LAS CARTAS Y DOCUMENTOS QUE LE SEAN REQUERIDOS POR SU SUPERIOR INMEDIATO.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE DE ACUERDO CON EL NIVEL, NATURALEZA Y AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.
- PRESENTAR A SU SUPERIOR, CUANDO ESTE ASI LO EXIJA, EL INFORME DE ACTIVIDADES REALIZADAS.
- VELAR POR EL BUEN USO Y MANTENIMIENTO DE LOS MATERIALES, EQUIPOS Y DEMAS ELEMENTOS CONFIADOS A SU MANEJO.
- CONTROLAR LA EXISTENCIA DE UTILES Y PAPELERIA PALA LA OFICINA, ELABORAR OPORTUNAMENTE LOS VALES DE PEDIDOS, SOMETERLOS RAPIDAMENTE AL VISTO BUENO DE SU JEFE PARA EL ABASTECIMIENTO OPORTUNO DE LOS MATERIALES FUNGIBLES Y DE ESCRITORIO NECESARIOS PARA LA OFICINA.
- OFRECER DE MANERA APROPIADA LA INFORMACION SUFICIENTE Y NECESARIA QUE LE SEA REQUERIDA POR EL PUBLICO QUE ACUDE AL DESPACHO, DE FORMA TAL QUE ESTE ULTIMO PUEDA ADELANTAR SUS GESTIONES DE MANERA ADECUADA Y EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE.