Estado
La convocatoria Territorial 9 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE SECRETARIADO EN LA DEPENDENCIA ASIGNADA, VELANDO POR EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA MISMA Y COLABORANDO CON LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SUBGERENTE Y/O EL JEFE DE LA DEPENDENCIA Y DEL GRUPO DE TRABAJO DE LA RESPECTIVA AREA A LA QUE SE LE ASIGNE, ACTUANDO PROACTIVAMENTE, CON DISCRECION, LEALTAD Y RESERVA LOS ASUNTOS QUE SE TRAMITAN, ASEGURANDO UNA EXCELENTE ATENCION Y SATISFACCION DE LOS INTERESES DE LA COMUNIDAD Y LOS USUARIOS INTERNOS.
Entidad
Instituto Deporte Educacion Fisica Recreacion Valle Cauca.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación en EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO en FORMACION LABORAL Programa: TECNICO LABORAL EN SECRETARIADO, PROGRAMA TECNICO LABORAL EN CONTABILIDAD, TECNICO EN SISTEMAS, TECNICO LABORAL EN ADMINISTRACION, CERTIFICADO DE APTITUD OCUPACIONAL.
Requisitos de experiencia
Dos(2) años de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- DAR RESPUESTA A LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS POR EL GERENTE, SUBGERENTE Y/O JEFE DE OFICINA EN EL DESARROLLO Y LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA.
- ATENDER A LOS VISITANTES Y HACER CONTACTOS TELEFONICOS CON ACTITUD PROACTIVA, EXCELENTE SERVICIO Y PROYECTANDO LA BUENA IMAGEN DEL INSTITUTO.
- LLEVAR EN FORMA ACTUALIZADA EL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y DEMAS DOCUMENTOS DE LA DEPENDENCIA.
- REGISTRAR Y/O CONSULTAR LA INFORMACION REQUERIDA POR EL PROCESO QUE APOYE, EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION QUE ESTAN IMPLEMENTADOS EN LA DEPENDENCIA DE ACUERDO CON EL ROL ASIGNADO.
- PROYECTAR Y ENTREGAR AL JEFE PARA SU APROBACION LA PROGRAMACION DE ACTIVIDADES.
- LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR SU JEFE INMEDIATO Y QUE ESTEN ACORDES CON LA NATURALEZA DEL CARGO Y EL AREA DE DESEMPEÑO.
- IMPLEMENTAR Y PRACTICAR EN EL TRABAJO DIARIO, LA CULTURA DE CALIDAD INTEGRAL DONDE LOS VALORES, PRINCIPIOS Y CONCEPTOS SE CENTRAN EN LA CALIDAD; Y LAS HERRAMIENTAS, TECNICAS Y METODOS DE LOS PROCESOS.
- APOYAR LA ELABORACION DE INFORMES Y DEMAS DOCUMENTOS QUE SE GENEREN EN RAZON A LA NATURALEZA DE SU DEPENDENCIA Y BRINDAR COLABORACION A OTRAS CUANDO LA SITUACION LO REQUIERA.
- PARTICIPAR EN EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, GUIAS, MANUALES, SERVICIOS Y TRAMITES PARA EL CASO DE LAS AREAS MISIONALES.
- ATENDER PERSONAL Y TELEFONICAMENTE A LA COMUNIDAD Y USUARIOS INTERNOS QUE REQUIERAN DE INFORMACION DE LA DEPENDENCIA EN LA QUE REALIZA SUS ACTIVIDADES, BRINDANDO INFORMACION U ORIENTACION OPORTUNA PRECISA Y CON LA DEBIDA DISCRECION ACORDE CON LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS VIGENTES.
- RECIBIR, RADICAR, TRAMITAR, ENTREGAR Y ARCHIVAR LA CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS QUE LLEGUEN Y SALGAN DE LA DEPENDENCIA, LLEVANDO UN CONTROL ESTRICTO DE LA INFORMACION QUE SE TRAMITA.
- COORDINAR, ORGANIZAR Y VERIFICAR LA AGENDA DEL GERENTE, SUBGERENTE Y/O JEFE DE OFICINA, DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES E INFORMARLE OPORTUNAMENTE SOBRE REUNIONES, EVENTOS, JUNTAS Y COMPROMISOS QUE DEBA ATENDER.
- PROYECTAR, REDACTAR, ELABORAR DOCUMENTOS Y CUADROS, DE ACUERDO CON LAS NORMAS DE GESTION DOCUMENTAL.
- TRAMITAR EL ENVIO Y LA RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA A TRAVES DEL SOFTWARE DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL Y LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL O DEL PROCESO ESTABLECIDO DE MANERA OPORTUNA Y EFECTIVA, LLEVANDO CONTROL ESTRICTO DE LA INFORMACION QUE SE TRAMITA.
- GUARDAR ABSOLUTA RESERVA SOBRE LOS ASUNTOS CONCERNIENTES A LA DEPENDENCIA.
- COORDINAR CON SERVICIOS GENERALES PARA QUE LA DEPENDENCIA SE ENCUENTRE EN ORDEN Y EXCELENTE PRESENTACION.
- DAR CUMPLIMIENTO A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE INDERVALLE EN LA EJECUCION DE LAS FUNCIONES.