Estado
La convocatoria Territorial 9 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE SECRETARIADO EN LA DEPENDENCIA ASIGNADA, VELANDO POR EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA MISMA Y COLABORANDO CON LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SUBGERENTE Y/O EL JEFE DE LA DEPENDENCIA Y DEL GRUPO DE TRABAJO DE LA RESPECTIVA AREA A LA QUE SE LE ASIGNE, ACTUANDO PROACTIVAMENTE, CON DISCRECION, LEALTAD Y RESERVA LOS ASUNTOS QUE SE TRAMITAN, ASEGURANDO UNA EXCELENTE ATENCION Y SATISFACCION DE LOS INTERESES DE LA COMUNIDAD Y LOS USUARIOS INTERNOS.
Entidad
Instituto Deporte Educacion Fisica Recreacion Valle Cauca.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación en EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO en FORMACION LABORAL Programa: SECRETARIADO GENERAL, CONTABILIDAD, SISTEMAS, ADMINISTRACION DE EMPRESAS.
Requisitos de experiencia
Dos(2) años de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- ATENDER PERSONAL Y TELEFONICAMENTE A LA COMUNIDAD Y USUARIOS INTERNOS QUE REQUIERAN DE INFORMACION DE LA DEPENDENCIA EN LA QUE REALIZA SUS ACTIVIDADES, BRINDANDO INFORMACION U ORIENTACION OPORTUNA PRECISA Y CON LA DEBIDA DISCRECION ACORDE CON LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS VIGENTES.
- RECIBIR, RADICAR, TRAMITAR, ENTREGAR Y ARCHIVAR LA CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS QUE LLEGUEN Y SALGAN DE LA DEPENDENCIA, LLEVANDO UN CONTROL ESTRICTO DE LA INFORMACION QUE SE TRAMITA.
- COORDINAR, ORGANIZAR Y VERIFICAR LA AGENDA DEL GERENTE, SUBGERENTE Y/O JEFE DE OFICINA, DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES E INFORMARLE OPORTUNAMENTE SOBRE REUNIONES, EVENTOS, JUNTAS Y COMPROMISOS QUE DEBA ATENDER.
- REGISTRAR Y/O CONSULTAR LA INFORMACION REQUERIDA POR EL PROCESO QUE APOYE, EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION QUE ESTAN IMPLEMENTADOS EN LA DEPENDENCIA DE ACUERDO CON EL ROL ASIGNADO.
- PROYECTAR Y ENTREGAR AL JEFE PARA SU APROBACION LA PROGRAMACION DE ACTIVIDADES.
- LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR SU JEFE INMEDIATO Y QUE ESTEN ACORDES CON LA NATURALEZA DEL CARGO Y EL AREA DE DESEMPEÑO.
- IMPLEMENTAR Y PRACTICAR EN EL TRABAJO DIARIO, LA CULTURA DE CALIDAD INTEGRAL DONDE LOS VALORES, PRINCIPIOS Y CONCEPTOS SE CENTRAN EN LA CALIDAD; Y LAS HERRAMIENTAS, TECNICAS Y METODOS DE LOS PROCESOS.
- APOYAR LA ELABORACION DE INFORMES Y DEMAS DOCUMENTOS QUE SE GENEREN EN RAZON A LA NATURALEZA DE SU DEPENDENCIA Y BRINDAR COLABORACION A OTRAS CUANDO LA SITUACION LO REQUIERA.
- PARTICIPAR EN EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, GUIAS, MANUALES, SERVICIOS Y TRAMITES PARA EL CASO DE LAS AREAS MISIONALES.
- PROYECTAR, REDACTAR, ELABORAR DOCUMENTOS Y CUADROS, DE ACUERDO CON LAS NORMAS DE GESTION DOCUMENTAL.
- DAR RESPUESTA A LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS POR EL GERENTE, SUBGERENTE Y/O JEFE DE OFICINA EN EL DESARROLLO Y LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA.
- ATENDER A LOS VISITANTES Y HACER CONTACTOS TELEFONICOS CON ACTITUD PROACTIVA, EXCELENTE SERVICIO Y PROYECTANDO LA BUENA IMAGEN DEL INSTITUTO.
- LLEVAR EN FORMA ACTUALIZADA EL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y DEMAS DOCUMENTOS DE LA DEPENDENCIA.
- TRAMITAR EL ENVIO Y LA RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA A TRAVES DEL SOFTWARE DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL Y LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL O DEL PROCESO ESTABLECIDO DE MANERA OPORTUNA Y EFECTIVA, LLEVANDO CONTROL ESTRICTO DE LA INFORMACION QUE SE TRAMITA.
- GUARDAR ABSOLUTA RESERVA SOBRE LOS ASUNTOS CONCERNIENTES A LA DEPENDENCIA.
- COORDINAR CON SERVICIOS GENERALES PARA QUE LA DEPENDENCIA SE ENCUENTRE EN ORDEN Y EXCELENTE PRESENTACION.
- DAR CUMPLIMIENTO A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE INDERVALLE EN LA EJECUCION DE LAS FUNCIONES.