Estado
La convocatoria Territorial 9 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR LABORES DE APOYO EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, CON EL FIN DE DAR CUMPLIMIENTO OPORTUNO EN LA ENTREGA DE LOS REQUERIMIENTOS LOGISTICOS DE LOS DIFERENTES PROCESOS DE LA ENTIDAD, COMO ENTREGA DE UTILES DE OFICINA, ASEO Y CAFETERIA, RECIBO DE TRANSFERENCIAS EN ARCHIVO CENTRAL Y DILIGENCIAS BANCARIAS
Entidad
Personeria Municipal Palmira.
Requisitos de estudios
Terminación y aprobación del pensum académico de educación superior de PRIMARIA.
Requisitos de experiencia
Diez y seis(16) meses de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- RECIBIR Y DESPACHAR LA INFORMACION VIA FAX Y CORREO ELECTRONICO QUE SE REQUIERA Y LLEVAR EL REGISTRO DE CONTROL RESPECTIVO.
- LAS DEMAS QUE LES SEAN ASIGNADAS POR AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL AREA DE DESEMPEÑO Y LA NATURALEZA DEL EMPLEO.
- PREPARAR Y PRESENTAR INFORMES PERIODICOS Y OCASIONALES QUE REQUIERA LOS PROCESOS AL QUE PERTENECE.
- DILIGENCIAR DIARIAMENTE, EL LIBRO DE REGISTRO DE ENTREGA Y RECIBO DE CORRESPONDENCIA CON SU CORRESPONDIENTE REGISTRO EN EL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA QUE PERMITA EL CONTROL PERMANENTE.
- COLABORAR EN LABORES DE APOYO A LOS DISTINTOS PROCESOS DE LA ENTIDAD CUANDO SE REQUIERA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION Y LA ATENCION A LOS USUARIOS.
- EFECTUAR DILIGENCIAS EXTERNAS CUANDO LAS NECESIDADES DEL SERVICIO LO REQUIERAN.
- EJERCER EL AUTOCONTROL EN TODAS LAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS.
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR LA INFORMACION QUE LES SEA SOLICITADA, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- MANEJAR CON DISCRECION LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y LOS BIENES UTILIZADOS PARA SU ENTREGA.
- RECIBIR Y DARLE EL MANEJO ADECUADO A LOS RECURSOS FISICOS ASIGNADOS PARA SU TRABAJO.
- CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE PALMIRA
- DEVOLVER INMEDIATAMENTE AL REMITENTE, LOS OFICIOS QUE PRESENTAN INCONSISTENCIAS EN LA DIRECCION, EN EL DESTINATARIO FINAL, Y DOCUMENTOS ANEXOS.
- REALIZAR LABORES PROPIAS DE LOS SERVICIOS GENERALES QUE DEMANDE LA INSTITUCION.
- FUNCIONES GENERALES 1. RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD.
- EFECTUAR Y ATENDER LLAMADAS TELEFONICAS, ANOTAR LAS QUE SE RECIBAN EN AUSENCIA DE SUS SUPERIORES E INFORMAR DE ELLAS OPORTUNAMENTE.
- APOYAR EN EL MANEJO, ORGANIZACION Y ENTREGA DE UTILES DE OFICINA, PAPELERIA, ASEO Y CAFETERIA, ELABORAR INVENTARIO DE DICHOS ELEMENTOS.
- FUNCIONES ESENCIALES 1. ENCARGARSE DE LA RECEPCION, RADICACION, REGISTRO, DISTRIBUCION Y ENVIO DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA DE LA PERSONERIA MUNICIPAL, CONFORME A LOS PARAMETROS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Y LLEVAR EL CONTROL DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA ESTABLECIDO PARA GARANTIZAR LA OPORTUNIDAD DEBIDA.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y RESPONDER POR LA EXACTITUD DE LOS MISMOS
- APOYAR EN LA ADMINISTRACION Y ADECUADO MANEJO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD.
- EFECTUAR LAS LABORES DE SELLAR, LEGAJAR, EMPACAR, CLASIFICAR DOCUMENTOS Y DEMAS TRABAJOS AFINES QUE GARANTICEN EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS.
- AYUDAR A PROGRAMAR EL USO Y EL MANTENIMIENTO DEL CENTRO DOCUMENTAL EN OPTIMAS CONDICIONES DE FUNCIONAMIENTO PARA CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS.
- APOYAR EN LA ENTREGA DE CORRESPONDENCIA Y DILIGENCIAS BANCARIAS Y/O OTRAS ENTIDADES.
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LAS NORMAS LEGALES DE ACUERDO CON EL NIVEL, NATURALEZA Y AREA DE DESEMPEÑO DE SU CARGO PARA EL DESARROLLO DEL PROPOSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO.
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LOS PROGRAMAS DE INDUCCION, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION DE PERSONAL, ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD.