Estado
La convocatoria Territorial 8 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
APOYAR EL MANEJO DE LA AGENDA DE COMPROMISOS OFICIALES, LAS RELACIONES PUBLICAS Y TRAMITE DE LA DOCUMENTACION QUE LLEGUE A SU DEPENDENCIA APLICANDO EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, MEDIANTE EL DESARROLLO DE LAS LABORES SECRETARIALES DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE CULTURA DEPORTE Y TURISMO DEL CAQUETA.
Entidad
Instituto Departamental Cultura Deporte Turismo Caqueta.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Uno(1) años de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- MANEJAR EL CONSECUTIVO DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE GENERAN EN LA DEPENDENCIA Y VELAR POR SU CUSTODIA.
- BRINDAR APOYO DURANTE EL DESARROLLO DE LOS DIFERENTES EVENTOS INSTITUCIONALES
- ESTABLECER UN MECANISMO DE AUTOCONTROL DE LAS FUNCIONES QUE LE ASISTEN
- APLICAR EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL VIGENTE
- COORDINAR Y PLANIFICAR LA REALIZACION DE REUNIONES, CONFERENCIAS Y ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LA DEPENDENCIA, DE CONFORMIDAD CON LAS INSTRUCCIONES DEL JEFE INMEDIATO.
- REDACTAR Y TRANSCRIBIR DOCUMENTOS QUE SE GENEREN EN LA DEPENDENCIA, SEGUN INSTRUCCIONES DEL JEFE INMEDIATO.
- DIGITAR ESTUDIOS PREVIOS, ACTAS DE INICIO, CERTIFICADOS DE SUPERVISION Y ACTAS DE LIQUIDACION FINAL, DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS EN LOS CUALES EL JEFE INMEDIATO, ACTUE COMO SUPERVISOR.
- APOYAR LA OFICINA DE VENTANILLA UNICA Y ARCHIVO CENTRAL, CUANDO SU TITULAR SE ENCUENTRE EN PERMISO, LICENCIA O VACACIONE.
- TRAMITAR LOS PEDIDOS DE PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA DE LA DEPENDENCIA
- DESEMPEÑAR LA DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.
- MANEJAR APLICATIVOS DE INTERNET Y REVISION CONSTANTE DEL CORREO INSTITUCIONAL SELECCIONANDO Y DANDO TRAMITE OPORTUNO A LAS SOLICITUDES RECIBIDAS POR ESTE MEDIO.
- ARCHIVAR LA CORRESPONDENCIA GENERADA Y RECIBIDA EN LA DEPENDENCIA, SEGUN LAS POLITICAS DE LA EMPRESA, ACERCA DE LA ORGANIZACION DOCUMENTAL Y DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS ARCHIVISTICAS LEGALES VIGENTES.
- CITAR Y ASISTIR COMO SECRETARIA AD-HOC A LAS REUNIONES DE LA DEPENDENCIA, TRANSCRIBIR LAS RESPECTIVAS ACTAS Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS PROPIOS DE LA REUNION.
- ATENDER A LOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS PERSONAL Y TELEFONICAMENTE, SUMINISTRANDO LA INFORMACION QUE SE REQUIERA EN FORMA AGIL Y OPORTUNA.
- MANTENER ACTUALIZADO EL DIRECTORIO TELEFONICO DE PROTOCOLO DEPARTAMENTAL Y MUNICIPAL.
- MANEJAR CON DISCRECION LA INFORMACION Y LA CORRESPONDENCIA DE LA DEPENDENCIA
- RECIBIR, RADICAR, CLASIFICAR, DISTRIBUIR Y TRAMITAR LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA DE LA DEPENDENCIA.
- AGENDAR LOS COMPROMISOS Y TAREAS INFORMADO OPORTUNAMENTE AL JEFE INMEDIATO.
- TRAMITAR Y HACER SEGUIMIENTO A LA DOCUMENTACION GENERADA POR LA DEPENDENCIA HASTA SU DESTINO FINAL.