Estado
La convocatoria Territorial 11 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
DAR SOPORTE TECNICO A LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, CON EL FIN DE ASEGURAR LA SEGURIDAD, CONSULTA EFICIENTE Y DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACION DE LA EMPRESA, DE ACUERDO CON LAS NORMAS TECNICAS Y DISPOSICIONES VIGENTES EN MATERIA DE GESTION DOCUMENTAL.
Entidad
Instituto Financiamiento Promocion Desarrollo Manizales Infimanizales.
Requisitos de estudios
Título de TECNOLOGICA en NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS Disciplina Académica: TECNOLOGIA EN GESTION DOCUMENTAL , TECNOLOGIA EN ARCHIVISTICA.
Alternativas:
- Título de PROFESIONAL en NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS.
Requisitos de experiencia
Treinta y seis(36) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Alternativas:
- Cuarenta y ocho(48) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- DISEÑAR Y PROMOVER LOS INSTRUMENTOS Y HERRAMIENTAS QUE PERMITAN LA CORRECTA GESTION DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DEL INSTITUTO, EN CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE.
- ORIENTAR A LOS SERVIDORES DEL INSTITUTO EN MATERIA DE GESTION DOCUMENTAL Y PRESTAR SU COLABORACION PARA LA ORGANIZACION Y TRATAMIENTO UNIFORME DE LOS DOCUMENTOS QUE INTEGRAN LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO.
- DISEÑAR Y ACOMPAÑAR LA EJECUCION DE LOS INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS REQUERIDOS POR EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL INSTITUTO.
- ORGANIZAR LAS TRANSFERENCIAS PERIODICAS DE DOCUMENTOS DESDE LOS ARCHIVOS DE GESTION AL ARCHIVO CENTRAL.
- GESTIONAR LOS PROCESOS DE CONSULTA, PRESTAMOS Y REPRODUCCION DE DOCUMENTOS DEL INSTITUTO.
- REALIZAR, EN CONCURSO CON LA SECRETARIA GENERAL LAS ACTIVIDADES FORMATIVAS EN MATERIA DE ARCHIVISTICA Y GESTION DOCUMENTAL PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL INSTITUTO CONFORME A LAS DISPOSICIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
- REALIZAR LAS ACTIVIDADES NECESARIAS DIRIGIDAS A GARANTIZAR LA ADECUADA CONSERVACION Y CUSTODIA DEL FONDO DOCUMENTAL DEL INSTITUTO.
- VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS TIEMPOS DE RETENCION PARA LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL SEGUN LOS PROCEDIMIENTOS FIJADOS PARA LA DISPOSICION FINAL DE LOS MISMOS, Y DE CONFORMIDAD CON LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL APLICABLES AL INSTITUTO.
- COORDINAR LOS PROCESOS TECNICOS Y TECNOLOGICOS QUE PERMITAN CONSERVAR LA INFORMACION REMITIDA DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS CON EL FIN DE ASEGURAR CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE, FACILITANDO LA CONSULTA DE MANERA EFICIENTE A LOS SERVIDORES DEL INSTITUTO.
- ELABORAR EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD Y EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD – PINAR, CON LA PARTICIPACION DE GERENCIA, CONTROL INTERNO, Y DEMAS RESPONSABLES DE LA INFORMACION DEL INSTITUTO.
- APOYAR A LAS DEPENDENCIAS ENCARGADAS, EN EL DISEÑO E IMPLEMENTACION DE LOS REGLAMENTOS Y LINEAMIENTOS PARA EL ACCESO Y EL USO DE DATOS ELECTRONICOS, FIRMAS DIGITALES, DIGITALIZACION, FICHEROS, METADATOS, MENSAJES DE LOS DIFERENTES SISTEMAS DE LA INFORMACION ELECTRONICA DEL INSTITUTO.
- SUMINISTRAR Y AVALAR LA INFORMACION SOBRE DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN EL ARCHIVO DEL INSTITUTO, EN ATENCION A LOS REQUERIMIENTOS QUE SE REALICEN POR PARTE DE LOS INTERESADOS INTERNOS Y EXTERNOS.
- ASISTIR Y PARTICIPAR, EN REPRESENTACION DE LA ENTIDAD, EN REUNIONES, CONSEJOS, JUNTAS O COMITES DE CARACTER OFICIAL, CUANDO SEA CONVOCADO O DELEGADO.
- ADELANTAR LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES REQUERIDAS POR EL AREA DE DESEMPEÑO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD APLICABLE, GARANTIZANDO LA ADQUISICION OPORTUNA DE BIENES Y SERVICIOS.
- EJECUTAR LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS POR EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DANDO CUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.
- MANTENER ACTUALIZADA Y RESPONDER POR LA VERACIDAD DE LA INFORMACION CONTENIDA EN LOS SISTEMAS, APLICATIVOS U OTROS MEDIOS TECNOLOGICOS DE SU COMPETENCIA, DE ACUERDO CON LOS ESTANDARES DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACION EN CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS APROBADAS POR LA ENTIDAD.
- PRESENTAR LOS DIFERENTES INFORMES EXIGIDOS POR LA LEY, SOLICITADOS POR LOS ORGANISMOS DE CONTROL Y EN GENERAL, TODOS AQUELLOS QUE LE SEAN REQUERIDOS DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DE SUS FUNCIONES.
- APOYAR LA PROYECCION DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS REQUERIDOS Y DAR RESPUESTA A LOS PQRS RELACIONADOS CON EL AREA DE DESEMPEÑO DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- LAS DEMAS QUE LES SEAN ASIGNADAS POR AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL AREA DE DESEMPEÑO Y LA NATURALEZA DEL EMPLEO.