Estado
La convocatoria Territorial 11 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
MANEJAR Y ORGANIZAR LA INFORMACION DE LA DEPENDENCIA A LA CUAL SE ENCUENTRE ASIGNADO PARA USO DE LOS SERVIDORES PUBLICOS TENIENDO EN CUENTA LA APLICACION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD.
Entidad
Alcaldia Turbaco.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Quince(15) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- COORDINAR LA AGENDA Y LAS ACTIVIDADES DIARIAS DE LA DEPENDENCIA A LA QUE SEA ASIGNADO, EN FORMA OPORTUNA Y ORGANIZADA
- MANTENER INFORMADO A SU JEFE SOBRE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y ENVIADA
- LLEVAR EL ARCHIVO DE TODOS LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LA DEPENDENCIA A LA QUE SEA ASIGNADO DE FORMA ORDENADA Y CLASIFICADA.
- ATENDER PRESENCIAL Y TELEFONICAMENTE AL PUBLICO Y PROGRAMAR REUNIONES QUE LE SEAN AUTORIZADAS POR EL JEFE INMEDIATO.
- REVISAR, CLASIFICAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, INFORMACION Y ELEMENTOS RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA Y NATURALEZA DE LA DEPENDENCIA DE ACUERDO CON LAS NORMAS,
- TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS RESPECTIVOS.
- RESPONDER POR LA SEGURIDAD DE ELEMENTOS, DOCUMENTOS Y REGISTROS PROPIOS DEL DESPACHO DE LA DEPENDENCIA O QUE LE SEAN ENCOMENDADOS; ADOPTAR MECANISMOS PARA LA CONSERVACION, EL
- BUEN USO, EVITAR PERDIDAS O EL DETERIORO DE LOS MISMOS.
- LLEVAR Y RESPONDER EN FORMA CONTROLADA Y DISCRETA POR LOS DOCUMENTOS REALIZADOS Y RECIBIDOS EN DEPENDENCIA.
- REALIZAR ACTIVIDADES RELACIONADAS CON TECNICAS DE ARCHIVO, DESDE LA ELABORACION DEL DOCUMENTO HASTA SU ELIMINACION, REMITIENDO AL ARCHIVO CENTRAL, LOS DOCUMENTOS QUE REQUIERAN
- UNA CONSERVACION PERMANENTE
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR INFORMACION, DOCUMENTOS Y ELEMENTOS QUE SEAN SOLICITADOS, DE CONFORMIDAD CON LOS TRAMITES, LAS AUTORIZACIONES Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- COLABORAR EN LA ORGANIZACION Y ATENCION DE TODO TIPO DE REUNION A LA QUE TENGA QUE ASISTIR EL JEFE INMEDIATO DE ACUERDO CON LA AGENDA DE COMPROMISOS
- RECIBIR, RADICAR, REDACTAR, TRANSCRIBIR Y DISTRIBUIR DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA DE LA DEPENDENCIA.
- RECIBIR VISITANTES CONOCIENDO LOS ASUNTOS A TRATAR PARA ESTABLECER LAS ENTREVISTAS SU JEFE INMEDIATO Y PREPARAR LA DOCUMENTACION PERTINENTE
- INFORMAR EN FORMA OPORTUNA, SOBRE LAS INCONSISTENCIAS O ANOMALIAS RELACIONADAS CON LOS ASUNTOS, ELEMENTOS O DOCUMENTOS ENCOMENDADOS.
- RECIBIR Y EFECTUAR LOS MENSAJES TELEFONICOS PROPIOS DE LA DEPENDENCIA DE MANERA CONFIABLE, SEGURA Y OPORTUNA.
- RESPONDER POR EL BUEN MANEJO Y CUIDADOS DE LOS DOCUMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES DE TRABAJO A SU CARGO.
- EFECTUAR OPORTUNAMENTE LOS PEDIDOS Y DAR ADECUADO USO A LOS IMPLEMENTOS, MATERIALES DE CONSUMO, EQUIPO Y DEMAS ELEMENTOS DE LA DEPENDENCIA.
- RESPONDER EN FORMA CLARA Y EXACTA Y OPORTUNAMENTE LAS LLAMADAS TELEFONICAS, CORREOS ELECTRONICOS Y CHATS OFICIALES Y DEMAS REDES SOCIALES ASIGNADAS A LA DEPENDENCIA A LA CUAL FUE
- ASIGNADA.
- MANEJAR Y ADMINISTRAR LAS PLATAFORMAS O SOFTWARE OFICIALES QUE ESTEN ASIGNADOS A LA DEPENDENCIA DONDE CUMPLE SUS FUNCIONES, PREVIA CAPACITACION