Estado
La convocatoria Territorial 11 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
ADMINISTRAR INFORMACION DEL DESPACHO DE LA PERSONERIA RELACIONADAS CON LA GESTION ADMINISTRATIVA, DE TALENTO HUMANO Y SISTEMA DE PQRSD; APLICANDO EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, QUE IMPLICA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE SISTEMATIZACION, ARCHIVO Y OTRAS FUNCIONES A FINES, TENDIENTES A PRESTAR PERMANENTE AYUDA ADMINISTRATIVA AL PERSONERO, APLICANDO DIRECTRICES DE OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD Y PROTOCOLO DE LAS RELACIONES CON LOS DIFERENTES GRUPOS DE INTERES.
Entidad
Personeria Madrid.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 120 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: CURSO EN OFIMATICA O SECRETARIADO.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro(24) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- ORGANIZAR Y COORDINAR LA AGENDA DEL PERSONERO MUNICIPAL PARA CONTRIBUIR A LA ADECUADA ATENCION DE LOS DIFERENTES GRUPOS DE INTERES, REALIZANDO EL CONTROL DIARIO DE LOS COMPROMISOS DEL PERSONERO MUNICIPAL, RECORDANDOLE OPORTUNAMENTE SOBRE ELLOS Y COORDINANDO DE ACUERDO CON SUS INSTRUCCIONES LAS REUNIONES Y ASUNTOS QUE DEBA ATENDER.
- RECIBIR A LOS VISITANTES DEL DESPACHO, CONOCER SUS REQUERIMIENTOS, ORIENTAR AQUELLOS QUE NO DEMANDEN LA ATENCION DIRECTA DEL PERSONERO MUNICIPAL, DE CONFORMIDAD CON LAS DIRECTRICES RECIBIDAS.
- ATENDER COMUNICACIONES TELEFONICAS O VIRTUALES, DIRECCIONARLAS A LOS FUNCIONARIOS COMPETENTES Y VELAR POR SU OPORTUNA RESPUESTA.
- DISTRIBUIR INTERNAMENTE LA CORRESPONDENCIA Y DEMAS INFORMACION QUE POR COMPETENCIA O REPARTO DEBA SER DE CONOCIMIENTO DE LOS FUNCIONARIOS Y/O CONTRATISTAS, GENERANDO LOS REGISTROS Y APLICANDO LOS CONTROLES CORRESPONDIENTES.
- CONTROLAR LA ASIGNACION DE CONSECUTIVOS Y EL REGISTRO DE LA DOCUMENTACION OFICIAL EMITIDA Y RECIBIDA POR EL DESPACHO DEL PERSONERO.
- ELABORAR LAS ACTAS, OFICIOS, COMUNICADOS Y DEMAS ACTOS EMANADOS DEL DESPACHO DEL PERSONERO.
- REGISTRAR LA INFORMACION, ORGANIZAR Y PROTEGER LOS DOCUMENTOS DEL DESPACHO PARA GARANTIZAR SU INTEGRACION EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y ARCHIVO DE LA INSTITUCION.
- COORDINAR LAS ACTIVIDADES DE PROTOCOLO Y LA LOGISTICA DE LOS EVENTOS PROMOVIDOS POR EL DESPACHO DEL PERSONERO.
- INFORMAR Y LLEVAR EL CONTROL DE LOS TERMINOS DE RESPUESTA DE LAS PETICIONES QUE DEBA ATENDER EL PERSONERO.
- HACER SEGUIMIENTO A LA CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA, CONTROLANDO QUE LA MISMA HAYA SIDO ENTREGADA EN TIEMPO Y DEJAR LAS CONSTANCIAS O REGISTROS DE CADA UNO DE LOS RADICADOS ASIGNADOS AL DESPACHO DEL PERSONERO.
- LLEVAR EL CONTROL DEL ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA DEL DESPACHO, CIRCULARES, MEMORANDOS Y DEMAS ACTOS ADMINISTRATIVOS.
- GUARDAR ESTRICTA CONFIDENCIALIDAD DE LOS ASUNTOS PROPIOS DEL DESPACHO DEL PERSONERO MUNICIPAL O DE AQUELLOS QUE POR LA NATURALEZA DEL CARGO TENGA CONOCIMIENTO.
- CONTRIBUIR CON EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA INSTITUCION, EN CONCORDANCIA CON LOS PLANES DE DESARROLLO Y LAS POLITICAS TRAZADAS.
- IMPLEMENTAR LAS ACCIONES EN MATERIA ORGANIZACIONAL QUE ESTABLEZCA LA PERSONERIA PARA SU FUNCIONAMIENTO INTERNO Y DEMAS DISPOSICIONES QUE REGULE LOS PROCEDIMIENTOS Y TRAMITES ADMINISTRATIVOS INSTITUCIONALES.
- EFECTUAR GESTIONES CONFORME A SU COMPETENCIA PARA ASEGURAR EL OPORTUNO CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA PERSONERIA.
- FOMENTAR Y APOYAR LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL
- LAS DEMAS SEÑALADAS EN LA CONSTITUCION, LA LEY, LOS ESTATUTOS Y LAS DISPOSICIONES QUE DETERMINEN LA ORGANIZACION DE LA ENTIDAD O DEPENDENCIA A SU CARGO Y LA NATURALEZA DEL EMPLEO.