Estado
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Descripción
REALIZAR LABORES DE OFICINA CARACTERIZADAS POR EL PREDOMINIO DE ACTIVIDADES MANUALES O TAREAS DE SIMPLE EJECUCION QUE IMPLICAN LAS ACTIVIDADES DE APOYO Y COMPLEMENTACION DE LAS TAREAS PROPIAS DE LOS NIVELES SUPERIORES.
Entidad
Proceso Seleccion Modalidad Abierto Territorial 11 Instituto Transito Transporte Patios.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Seis(6) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- FUNCIONES GENERALES ATENDER Y ORIENTAR AL PUBLICO PARA PROPORCIONAR LA INFORMACION REQUERIDA.
- RECEPCIONAR, RESEÑAR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA A LA DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE, CONFORME AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.
- TOMAR Y TRANSCRIBIR DICTADOS DE NOTAS, MEMORANDOS, INFORMES, CONFORME A LAS INSTRUCCIONES DEL JEFE INMEDIATO, FORMATOS Y PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL.
- EJECUTAR LAS TAREAS DE ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS QUE MANEJE LA DEPENDENCIA A LA CUAL SEA ASIGNADO, CONFORME AL PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL.
- EJERCER LAS FUNCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVO EN LA DEPENDENCIA QUE SEA ASIGNADO, CONFORME AL PROCEDIMIENTO REINDUCCION DE PERSONAL.
- LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE ASIGNE EL JEFE INMEDIATO, DENTRO DEL CONTEXTO DE LAS FUNCIONES PROPIAS DEL CARGO.
- FUNCIONES ESPECIFICAS DE SECRETARIA DIRECCION GENERAL. APOYAR A LA DIRECCION ADMINISTRATIVA EN LA PARTE SECRETARIAL, RECIBO DE CORRESPONDENCIA FISICA Y ELECTRONICA, ATENCION AL USUARIO, CONTESTACION DE LLAMADAS TELEFONICAS Y DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS.
- PROYECTAR OFICIOS, DE CONFORMIDAD A LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS POR EL JEFE INMEDIATO, CON BASE EN EL PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL Y VELAR POR LA OPORTUNA RESPUESTA A LOS COMUNICADOS O SOLICITUDES QUE RECIBA LA DIRECCION GENERAL.
- LLEVAR EL REGISTRO Y CONTROL DE LAS ACTAS, RESOLUCIONES, COMUNICACIONES OFICIALES Y/O CONJUNTAS CON OTRAS ENTIDADES
- APOYAR A LA DIRECCION GENERAL EN LA PREPARACION DE INFORMES SOLICITADOS POR LOS ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIA, EL CONSEJO DIRECTIVO, AUTORIDADES ADMINISTRATIVAS O JUDICIALES, LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO, ENTRE OTRAS.
- FUNCIONES ESPECIFICAS DE CAJA. EXPEDIR LOS RECIBOS DE CAJA QUE, POR CONCEPTO DE INGRESOS DE TASAS, DERECHOS, MULTAS Y CUALQUIER OTRO INGRESO DE PAGO QUE SE PERCIBA, RECIBIR LOS PAGOS POR TODO CONCEPTO DE LOS TRAMITES, DE LICENCIA, MATRICULAS, COMPARENDOS Y SANCIONES, CONFORME AL PROGRAMA CONTABLE Y DE TESORERIA, SIGUIENDO LAS INSTRUCCIONES DEL JEFE INMEDIATO.
- DIGITALIZAR EN EL SISTEMA CONTABLE, TODOS LOS TRAMITES DE INGRESOS CANCELADOS EN CAJA, LOS PAGOS AUTORIZADOS POR EL DIRECTOR DE TRANSITO, LOS PAGOS CORRESPONDIENTES A LA NOMINA Y CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS, LOS PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCAL DEL INSTITUTO, CON BASE EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONTABLE Y GENERAR LOS RECIBOS RESPECTIVOS
- HACER EL CUADRE DE CAJA ENTREGAR AL JEFE DE OFICINA, CON BASE EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE.
- DE ACUERDO AL AREA DE TRABAJO REALIZAR FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE MANERA ESPECIFICA QUE LE SEAN ASIGNADAS POR SU SUPERIOR INMEDIATO
- EXPEDIR DE ACUERDO CON LA DIRECCION LAS INSTRUCCIONES REGLAMENTARIAS, NORMATIVAS Y PROCEDIMENTALES DE CARACTER FINANCIERO Y CONTABLE.
- APOYAR AL JEFE DE LA OFICINA EN LA ELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA CADA VIGENCIA Y SOMETERLOS A LAS APROBACIONES CORRESPONDIENTES Y CONTROLAR MENSUALMENTE SU EJECUCI6N E INFORMAR SOBRE EL PARTICULAR A LA DIRECCION Y A LAS OFICINAS INTERESADAS.
- APOYAR AL DIRECTOR Y SUB-DIRECTOR EN EL MANEJO DE LA INFORMACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA COMO HERRAMIENTA IMPORTANTE EN LA TOMA DE DECISIONES QUE AFECTES EL ITTLP, ELABORACION DE LOS PROYECTOS DE CREDITOS ADICIONALES.
- FUNCIONES ESPECIFICAS DE COMPARENDOS. REVISAR LOS COMPARENDOS Y DETERMINAR CUAL ES EL PAGO A CANCELAR POR PARTE DEL INFRACTOR A LAS NORMAS DE TRANSITO Y TRANSPORTES, CONFORME A LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.
- ELABORAR LOS ACUERDOS DE PAGO CON BASE A LAS NORMAS DE TRANSITO Y TRANSPORTES, CONFORME A LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.
- REALIZAR FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE MANERA ESPECIFICA QUE LE SEAN ASIGNADAS POR SU SUPERIOR INMEDIATO DE ACUERDO AL AREA DE TRABAJO.
- FUNCIONES ESPECIFICAS DE ARCHIVO Y ALMACEN. DIGITAR INFORMACION, ORIENTAR Y COLABORAR EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL AREA, RECIBIR LOS DOCUMENTOS, DATOS Y ELEMENTOS RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS RESPECTIVOS.
- APOYAR EN EL TRAMITE LA ADECUADA ADMINISTRACION, ORGANIZAR, CONTROLAR Y CUSTODIAR TODO LO REFERENTE AL MANEJO DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS DEL ITTLP, SELECCION DE LOS DOCUMENTOS POR DEPENDENCIA, FOLIAR CARPETAS. ARMAR CARPETAS, DETERMINAR LA CARATULA Y GUARDAR EN CAJA DE ARCHIVO.
- SELECCIONAR LOS DOCUMENTOS POR DEPENDENCIA, FOLIAR CARPETAS, ARMAR CARPETAS, DETERMINAR LA CARATULA Y GUARDAR EN CAJA DE ARCHIVO EN LA DEPENDENCIA ASIGNADA.
- VELAR POR LA CONFORMACION, ORGANIZACION, PRESERVACION Y CONTROL DE LOS ARCHIVES DE GESTION, TENIENDO EN CUENTA LOS PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL, EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y LA NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA.
- VERIFICAR QUE LA INFORMACION DESPACHADA POR LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS CUMPLA CON LAS DISPOSICIONES DE LA LEY 594 DE 2000, CONFORME AL PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL.
- ORGANIZAR Y ARCHIVAR LA COPIA DE LA INFORMACION ENVIADA POR LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DEL ITTLP, CONFORME AL PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO
- ENTREGAR OPORTUNAMENTE LOS BIENES REQUERIDOS POR CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS DEL ITTLP Y GESTIONAR DE MANERA OPORTUNA TODAS LAS SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS PRESENTADAS POR LAS DEPENDENCIAS.
- ATENDER EL ORDEN DE CONSERVACION DE LOS MATERIALES ALMACENADOS, DILIGENCIAR LOS REPORTES Y DOCUMENTOS REQUERIDOS, CONFORME AL PROCEDIMIENTO DE SISTEMA DE INFORMACION.
- RESPONDER POR EL ADECUADO MANEJO, ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION DE LOS ELEMENTOS ENTREGADOS BAJO SU CUSTODIA Y ADMINISTRACION.
- GARANTIZAR LA SEGURIDAD DE LA INFORMACION FISICA Y VIRTUAL DIARIA QUE GENERE SU AREA LABORAL.
- FUNCIONES ESPECIFICAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO – MENSAJERIA. RECEPCIONAR, RESEÑAR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA A LA DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE, ENTIDADES Y ORGANIZACIONES, HACER FIRMAR EL FORMATO DE ENTREGA Y RECIBIDO, CONFORME AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE GESTION DOCUMENTAL.
- ATENDER Y ORIENTAR AL PUBLICO PARE PROPORCIONAR LA INFORMACION REQUERIDA, CONFORME A LA SOLICITUD Y SUGERENCIA DEL USUARIO Y CIUDADANO.
- RECIBIR Y CONTAR LOS DINEROS QUE LE SEAN ENTREGADOS, DISPONER DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EFECTOS DE EFECTUAR LAS CONSIGNACIONES RESPECTIVAS EN LOS BANCOS LOCALES O CORPORACIONES FINANCIERAS Y ENTREGAR LOS SOPORTES CORRESPONDIENTES.
- EJERCER LAS FUNCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVO EN TAREAS BASICAS EN LAS DIFERENTES AREAS DEL ITTLP.
- APOYAR EL TRAMITE DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS DEL ITTLP, CONFORME AL PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL.
- RESPONDER POR EL ADECUADO MANEJO, ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION DE LOS ELEMENTOS ENTREGADOS BAJO SU CUSTODIA Y ADMINISTRACION
- FUNCIONES ESPEFIFICAS DE PROCESOS MISIONALES. APOYAR EL TRAMITE DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE CONDUZCAN AL CUMPLIMIENTO DEL CODIGO NACIONAL DE TRANSITO Y TRANSPORTES, CONFORME A LOS PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS PAR LA ADMINISTRACION, EN RELACION CON LOS PROCESOS DE TRANSITO Y TRANSPORTES EN ESPECIES VENALES.
- DAR TRAMITE, DIGITAR Y APOYAR LOS SISTEMAS DE INFORMACION RELACIONADOS CON MATRICULAS, TRASPASOS, TRANSFORMACIONES, REGRABACIONES, CAMBIO DE CARACTERISTICAS, CAMBIO DE COLOR, CAMBIA DE SERVICIO, EMBARGOS, TRASLADO DE CUENTAS Y OTROS QUE POR TRAMITE NORMATIVO SE PUEDAN REALIZAR DE LOS AUTOMOTORES Y ADELANTAR LOS RESPECTIVOS TRAMITES DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS VIGENTES Y LAS EXIGENCIAS DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y AUTORIDAD COMPETENTE.
- REVISAR LOS DOCUMENTOS PRESENTADOS POR LOS USUARIOS EN LOS DIFERENTES TRAMITES DE TRANSITO Y TRANSPORTES, FACTURES, MANIFIESTOS Y DEMAS DOCUMENTOS ANEXOS CONFORME A LOS REQUISITOS EXIGIDOS POR LAS NORMAS DEL CODIGO NACIONAL DE TRANSITO Y EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.
- APOYAR LAS LIQUIDACIONES DE IMPUESTOS Y DERECHOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE ESTABLEZCA EL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y LAS AUTORIDADES PERTINENTES
- MANTENER ACTUALIZADA LA BASE DE DATOS DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL MUNICIPIO.
- REALIZAR EL REGISTRO DE PLACAS Y DEMAS ESPECIES VENALES INCLUYENDO SU CONTROL Y VERIFICACION A LAS NORMAS VIGENTES
- LAS DEMAS QUE EN EL MARCO DE SU MISION SE DERIVEN DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL ITTLP, O LE SEAN ASIGNADAS POR NORMA O AUTORIDAD COMPETENTE DE ACUERDO CON EL CARACTER DE SUS FUNCIONES Y SU NIVEL OCUPACIONAL