Estado
La convocatoria Territorial 11 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
APOYAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS FUNCIONES PROPIAS DEL DESPACHO DEL PERSONERO Y DE LAS PERSONERIAS DELEGADAS Y DEL GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MEDIANTE LA EJECUCION DE ACTIVIDADES SECRETARIALES, DE ASISTENCIA Y APOYO ADMINISTRATIVO.
Entidad
Personeria Municipal Chia.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 40 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: SISTEMAS, MANEJO DOCUMENTAL, AUXILIAR DE OFICINA, AREAS ADMINISTRATIVAS O ATENCION AL PUBLICO.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- EJECUTAR LOS TRAMITES, ACTUACIONES Y ACTIVIDADES DE RECEPCION, RADICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS Y O ENTREGA INTERNA O ENVIO EXTERNO DE COMUNICACIONES OFICIALES, CONFORME A LA POLITICA, NORMAS, LINEAMIENTOS Y FORMATOS ESTABLECIDOS PARA EL AREA DE ENTRADA DE COMUNICACIONES OFICIALES.
- EJECUTAR Y DESARROLLAR SISTEMAS DE INFORMACION, CLASIFICACION, ACTUALIZACION, MANEJO, CONSERVACION, ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS QUE SE TRAMITAN EN LA PERSONERIA MUNICIPAL EN EL AREA DE GESTION ASIGNADA, CON MIRAS A OPTIMIZAR LA LABOR REALIZADA.
- CONOCER DE LAS ACTIVIDADES Y FUNCIONES PROPIAS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL, DE LAS PERSONERIAS DELEGADAS Y OFICINAS, PARA ORIENTAR EN FORMA DEBIDA AL USUARIO CON EL PERSONERO DELEGADO CORRESPONDIENTE.
- ASISTIR A LAS REUNIONES ESPECIALES, EVENTOS O ACTUACIONES PROGRAMADAS POR LA PERSONERIA MUNICIPAL, LEVANTANDO SU RESPECTIVA ACTA Y ELABORANDO LOS INFORMES SOBRE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS CON LA OPORTUNIDAD Y PERIODICIDAD REQUERIDAS.
- MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACION DE LA CORRESPONDENCIA, REGISTRO DE USUARIOS Y ARCHIVO DE LA PERSONERIA, LOS ARCHIVOS ESPECIALES QUE SE LE ASIGNEN AL IGUAL QUE LOS REGISTROS E INFORMES DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO, DE ACUERDO CON LOS PARAMETROS Y POLITICAS ADMINISTRATIVAS ESTABLECIDAS.
- CONTESTAR LLAMADAS, ENVIAR FAX, CORREOS ELECTRONICOS, ESCANEO Y FOLIACION DE DOCUMENTOS DE ACUERDO A LAS NECESIDADES O REQUERIMIENTOS DEL DESPACHO DEL PERSONERO O DE LAS PERSONERIAS DELEGADAS, PARA ASI MEJORAR LA CALIDAD DE LA PRESTACION DEL SERVICIO.
- SALVAGUARDAR LA INFORMACION PROPIA DE LA PERSONERIA CON CRITERIOS DE LEALTAD Y HONESTIDAD.
- PARTICIPAR EN LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LA PERSONERIA, REALIZAR ACTAS, CUADROS, FORMATOS, CERTIFICACIONES, DOCUMENTOS, MENSAJES, CORRESPONDENCIA QUE SE LE ENCOMIENDE CONFORME A INSTRUCCIONES QUE RECIBA O LOS QUE DEBA EXPEDIR LA PERSONERIA.
- DILIGENCIAR LOS DOCUMENTOS, E INFORMES SOLICITADOS POR EL DESPACHO DEL PERSONERO MUNICIPAL O PERSONERIAS DELEGADAS EN EL DESARROLLO DE LA GESTION DE LAS MISMAS.
- PARTICIPAR EN EL DESARROLLO DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL, PLAN DE ACCION, PROGRAMAS Y PROYECTOS, MECI, MIPG, CALIDAD CONFORME A LA CONSTITUCION POLITICA, LA LEY, LOS REGLAMENTOS Y LA MISION Y LAS COMPETENCIAS DE LA ENTIDAD PARA SATISFACER LAS NECESIDADES Y DEMANDAS SOCIALES DE LOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS.
- APLICAR EL PROGRAMA DE CAPACITACION INSTITUCIONAL, EL SISTEMA DE INFORMACION Y GESTION DEL EMPLEO SIGEP.
- RESPONDER POR EL ADECUADO USO, MANEJO Y CUSTODIA DE LA INFORMACION, EQUIPOS, APLICATIVOS, ARCHIVOS, DOCUMENTOS Y PROGRAMAS PUESTOS BAJO SU COORDINACION U OPERACION.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR EL SUPERIOR INMEDIATO, RELACIONADAS CON LA NATURALEZA DEL EMPLEO Y EL AREA DE DESEMPEÑO.