Estado
La convocatoria Nación 3 de 2020 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar las funciones secretariales en lo referente a la atención de recibo y entrega de información al público y coordinar actividades operativas para el buen funcionamiento de la dependencia
Entidad
Instituto Tecnico Nacional Comercio Simon Rodriguez Cali Intenalco.
Requisitos de estudios
• Diploma de bachiller
Requisitos de experiencia
• Diez meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Indicar a los estudiantes a graduarse, las fechas y requerimientos para la ceremonia de grado.
- Efectuar transcripciones de actas, resoluciones pedidas, circulares. Contratos etc
- y todas aquellas correspondencias que requieran dignación.
- Redactar la correspondencia que le sean delegadas.
- Atender y efectuar llamadas telefónicas e informar por escrito durante la ausencia de los solicitados
- Llevar el archivo de acuerdo con las normas y técnicas establecidas.
- Mantener actualizada las estadísticas bases de datos y listado de la dependencia.
- Atender a las personas que lleguen a la dependencia, entregando o recibiendo la información o documentos solicitados y hacer los trámites administrativos que ello demande.
- Recibir y entregar correspondencia y coordinar las actividades de mensajería cuando el cargo lo requiera.
- Llevar registro de citas y reuniones a las cuales debe asistir el jefe inmediato e informar día y hora de cumplimiento y/o ocurrencia, cancelar y efectuar las que le sean ordenadas.
- Asistir a reuniones, juntas comités etc. cuando así sea requerido.
- Efectuar las citaciones a reuniones y entrevistas programadas por la dependencia.
- Velar por el aseo y mantenimiento de la oficina y de los equipos e informar a la dependencia competente de los daños presentados.
- Llevar los registros y controles administrativos propios de la dependencia.
- Elaborar los pedidos de elementos requeridos para el normal funcionamiento de la oficina.
- Informar y solicitar oportunamente los requerimientos de la dependencia.
- Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño.