Estado
La convocatoria Entidades del Orden Territorial 2022 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE SIMPLE EJECUCION, PARA ASISTIR Y COLABORAR A LA DEPENDENCIA EN LA CUAL SE ENCUENTRA ADSCRITO.
Entidad
Alcaldia Municipal Manizales.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- DIGITAR DOCUMENTOS O REGISTROS QUE SE LE SEAN ENCOMENDADOS, PARA ASISTIR AL JEFE INMEDIATO EN LABORES DE SIMPLE EJECUCION.
- APLICAR LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL CORRESPONDIENTE A LA SECRETARIA JURIDICA.
- ARCHIVAR Y GRABAR EN LA BASE DE DATOS, EN FORMA DIARIA, LA DOCUMENTACION QUE LE SEA ENTREGADA.
- MANEJAR Y CUSTODIAR LA CAJA MENOR DE LA SECRETARIA JURIDICA, MANTENIENDO AL DIA LOS CORRESPONDIENTES REGISTROS DE INGRESOS Y GASTOS, Y EFECTUAR OPORTUNAMENTE EL REEMBOLSO, EVITANDO EN LO POSIBLE QUE SE AGOTE EL VALOR ASIGNADO.
- ATENDER Y ASESORAR EN PRIMERA INSTANCIA A LOS USUARIOS, DE UNA MANERA OPORTUNA, PARA VALORAR SUS NECESIDADES Y TRAMITAR LAS SOLUCIONES CORRESPONDIENTES.
- ELABORAR Y CARGAR AL SISTEMA RESPECTIVO LOS INFORMES QUE DE MANERA BIMESTRAL, SEMESTRAL Y ANUAL, DEBA REPORTAR LA ADMINISTRACION CENTRAL MUNICIPAL PARA INFORMAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LAS SOLICITUDES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA NACION Y DEMAS ORGANISMOS QUE LO SOLICITEN, EN RELACION CON LA CONTRATACION QUE SE SUSCRIBA.
- APLICAR EN LOS EXPEDIENTES LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS SEÑALADOS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Y DETERMINADOS EN EL MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL EXPEDIDO POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL
- RECIBIR, RADICAR Y REPARTIR OPORTUNAMENTE LA CORRESPONDENCIA Y DEMAS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA A LA CUAL ESTA ADSCRITO, PARA DAR UN FLUJO NORMAL A LAS SOLICITUDES PRESENTADAS POR LOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS Y LLEVAR EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS Y DESPACHADOS, A TRAVES DEL SIAM, GED O LA HERRAMIENTA DISPUESTA PARA TAL FIN.
- RECIBIR DECLARACIONES, SOLICITUDES, MANIFESTACIONES, QUEJAS Y O RECLAMOS DE LOS USUARIOS Y CUANDO SEA EL CASO, DIGITARLOS EN LA MAYOR BREVEDAD POSIBLE EN EL PROGRAMA DE QUEJAS Y RECLAMOS, PARA VALORAR LAS NECESIDADES DEL USUARIO Y TRAMITAR LAS SOLUCIONES CORRESPONDIENTES.
- CUSTODIAR LOS ORIGINALES DE LOS CONTRATOS Y LOS EXPEDIENTES JUDICIALES Y EXTRAJUDICIALES DE LOS DIFERENTES PROCESOS QUE SE ADELANTAN EN LA ADMINISTRACION MUNICIPAL Y ANTE DESPACHOS JUDICIALES, EN LOS CUALES ESTA SEA PARTE PARA GARANTIZAR SU MANTENIMIENTO, ORGANIZACION Y ACTUALIZACION.
- RESPONDER POR EL ARCHIVO DE LA DEPENDENCIA PARA GARANTIZAR SU MANTENIMIENTO, ORGANIZACION Y ACTUALIZACION, APLICANDO LOS LINEAMIENTOS DADOS, EN MANUAL DE GESTION ARCHIVISTICA Y LOS PROCEDIMIENTOS Y DEMAS NORMAS EN LA MATERIA EXPEDIDAS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Y EL ARCHIVO MUNICIPAL.
- EJECUTAR, EN FORMA PERMANENTE Y OPORTUNA, LA CONSULTA DE TODOS LOS PROCESOS CONTRACTUALES EN EL SISTEMA DE INFORMACION DE CONTRATACION ESTATAL SECOP.
- VELAR DE FORMA PERMANENTE POR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES SEÑALADAS EN LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DONDE HAGA PARTE LA SECRETARIA JURIDICA.
- ELABORAR INFORMES DE GESTION CUANDO EL JEFE INMEDIATO O UNA ENTIDAD CORRESPONDIENTE LO SOLICITE, PARA INFORMAR ACERCA DE LA EJECUCION DE SUS ACTIVIDADES.
- ELABORAR LOS INFORMES SEMESTRALES SOBRE LA CONTRATACION, MULTAS Y SANCIONES EN ESTA MATERIA PARA ENVIAR A LA CAMARA DE COMERCIO Y A LOS ORGANISMOS QUE LO SOLICITEN CUMPLIENDO CON LOS TERMINOS LEGALES VIGENTES.
- APLICAR LAS ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO CORRESPONDIENTES EN LA SECRETARIA JURIDICA APLICANDO EN FORMA CONSTANTE EL AUTO CONTROL.
- MANTENER LA ACTUALIZACION DE TODOS LOS PROCESOS CONTRACTUALES O JUDICIALES A SU CARGO, DE ACUERDO AL GRUPO DONDE ESTE ASIGNADO.
- REALIZAR LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE ASIGNEN DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DEL CARGO.
- DILIGENCIAR LOS FORMATOS QUE SEAN NECESARIOS PARA TRAMITAR LAS SOLICITUDES DE LOS USUARIOS RELACIONADAS CON LA DEPENDENCIA A LA CUAL ESTA ADSCRITO.
- ADMINISTRAR EL MODULO DE CONTRATISTAS EN EL SISTEMA SIGEP Y GENERAR LOS INFORMES QUE SEAN NECESARIOS.
- HACER LAS PUBLICACIONES EN LA CARTELERA DE LA DEPENDENCIA EN LA CUAL ESTA ADSCRITO Y EN LOS DEMAS MEDIOS QUE SE SEAN NECESARIOS PARA GARANTIZAR EL ACCESO A LA INFORMACION GUBERNAMENTAL, Y LAS QUE POR LEY O SENTENCIA JUDICIAL DEBAN REALIZARSE.
- CUSTODIAR, RESPONDER Y ACTUALIZAR LAS BASES DE DATOS QUE LE SEA ASIGNADA PARA MANTENER AL DIA LA INFORMACION DE LA DEPENDENCIA EN QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO CONTRATACION, DEFENSA JUDICIAL, ENTRE OTRAS
- RESPONDER, PRESERVAR, CUSTODIAR Y DAR CORRECTO USO Y DESTINACION DE LOS BIENES MUEBLES ASIGNADOS A SU CARGO.