Estado
La convocatoria Entidades del Orden Territorial 2022 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
GESTIONAR LA TRANSMISION DE LAS COMUNICACIONES CON OPORTUNIDAD, PRECISION Y EFICIENCIA, DILIGENCIANDO LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES E INFORMANDO AL SUPERIOR SOBRE ESTADISTICAS, SUGERENCIAS DE MEJORAMIENTO Y NOVEDADES DE LA GESTION, DANDO CUMPLIENDO A LAS POLITICAS, CONDICIONES, ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y CONTROLES PARA LA ATENCION AL CIUDADANO, DIRECCIONANDO LOS DIFERENTES TIPOS DE REQUERIMIENTOS PRESENTADOS POR LOS USUARIOS.
Entidad
Concejo Municipal Chia.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro(24) meses de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- APOYAR LOS PROCESOS DE, CLASIFICAR, CONFRONTAR Y ARCHIVAR DOCUMENTOS DE CONFORMIDAD CON LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL QUE SE APLIQUEN A LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS EN QUE INTERVIENE.
- ELABORAR, DE CONFORMIDAD CON INSTRUCCIONES DEL SUPERIOR INMEDIATO, OFICIOS, CUADROS, CERTIFICACIONES, DECLARACIONES, INFORMES, ESTADISTICAS Y DEMAS ACTIVIDADES QUE SE DERIVEN DEL AREA DE DESEMPEÑO.
- ORGANIZAR LA DOCUMENTACION RECIBIDA Y PRODUCIDA POR EL AREA, TENIENDO EN CUENTA EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL APROBADA Y VIGENTES DE LA CORPORACION, JUNTO CON LA TRASFERENCIA AL AREA DE GESTION DOCUMENTAL- ARCHIVO CENTRAL DEL CONCEJO MUNICIPAL DE CHIA.
- REVISAR Y CONFRONTAR LA DOCUMENTACION RADICADA CON LOS REQUISITOS LEGALES EXIGIDOS PARA SU ATENCION, Y ENTREGAR EL ASUNTO AL AREA RESPONSABLE DE SU TRAMITE.
- COLABORAR CON LAS ACTIVIDADES DE INFORMACION, SOBRE LOS DOCUMENTOS QUE DEBEN SER REMITIDOS AL ARCHIVO, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS Y LAS INSTRUCCIONES QUE IMPARTA EL SUPERIOR INMEDIATO.
- MANTENER ABSOLUTA RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD SOBRE LOS DOCUMENTOS E INFORMACION QUE CONOZCA EN EJERCICIO DE SUS FUNCIONES.
- APOYAR LA ORGANIZACION, ARCHIVO Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS, CORRESPONDENCIA Y DEMAS INFORMACION DE LA CORPORACION, DE ACUERDO A LAS NORMAS VIGENTES SOBRE ARCHIVISTA Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS, DE CONFORMIDAD CON LAS INDICACIONES DEL JEFE INMEDIATO.
- MANTENER ACTUALIZADAS LAS BASES DE DATOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION CON QUE CUENTA LA CORPORACION O QUE LLEGARE A CONTAR.
- APOYAR EN LA APLICACION Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EN SU AREA DE TRABAJO PARA MEJORAR CONTINUAMENTE SU EFICIENCIA EN LA DEPENDENCIA, EN CONCORDANCIA CON LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE.
- REGISTRAR Y MANTENER ACTUALIZADAS LAS BASES DE DATOS DE LA COMUNIDAD, FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACION, QUE SE RECEPCIONEN DE FORMA PERSONAL, TELEFONICAMENTE, A TRAVES DE CORREO ELECTRONICO Y/O CUALQUIER OTRO CANAL DE COMUNICACION.
- RECIBIR, ORGANIZAR, MANEJAR Y LLEVAR EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y EL ARCHIVO DE LOS MISMOS, DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DETERMINADOS.
- EFECTUAR Y RECIBIR LLAMADAS TRANSMITIENDO LOS MENSAJES CORRESPONDIENTES.
- SUMINISTRAR INFORMACION DEL ESTADO DE LAS RADICACIONES REQUERIDA.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL EMPLEO.
- ATENDER PERSONAL, TELEFONICAMENTE, MEDIANTE CORREO ELECTRONICO Y DEMAS CANALES DE COMUNICACION A LA COMUNIDAD, SUMINISTRANDO LA INFORMACION Y ORIENTACION REQUERIDA.
- RECIBIR, REVISAR, RADICAR, CLASIFICAR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA OPORTUNAMENTE, DE ACUERDO CON EL PROCEDIMIENTO Y SISTEMAS ESTABLECIDOS.
- COLABORAR EN LAS ACTIVIDADES DE LOGISTICA, EN LAS SESIONES PLENARIAS Y DE COMISION, QUE SE REALICEN EN EL CONCEJO MUNICIPAL.
- ENTREGAR LOS REQUERIMIENTOS (PETICION, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES DE INFORMACION Y CONSULTAS) AL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE SU SEGUIMIENTO, DE CONFORMIDAD CON LAS INDICACIONES DEL JEFE INMEDIATO.