Estado
La convocatoria Entidades del Orden Territorial 2022 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ATENDER LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA QUE LOS USUARIOS ACCEDAN SATISFACTORIAMENTE A LOS SERVICIOS OFRECIDOS POR EL INSTITUTO, OBRANDO CON DILIGENCIA PARA EL CUMPLIMIENTO OPORTUNO DE LAS ACTIVIDADES QUE SE ADELANTEN EN ESTA DEPENDENCIA.
Entidad
Instituto Transito Transporte Pitalito.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Seis(6) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- REALIZAR LA PLANEACION DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE SU CARGO ACORDE CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- PROYECTAR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE REQUIERAN DENTRO DE LOS TRAMITES Y SERVICIOS QUE PRESTA EL INSTITUTO Y QUE SE ENCUENTREN ASIGNADOS A LA DEPENDENCIA.
- COORDINAR LA AGENDA DEL JEFE INMEDIATO.
- APOYAR AL JEFE INMEDIATO EN LA ELABORACION DE LOS DIFERENTES INFORMES QUE SE SOLICITEN TANTO POR LAS DEPENDENCIAS DEL INSTITUTO COMO POR LOS ENTES DE CONTROL, AUTORIDADES ADMINISTRATIVAS Y JUDICIALES
- FIJAR Y O DISTRIBUIR CIRCULARES, OFICIOS Y DEMAS AYUDAS VISUALES EN LOS PUNTOS O DEPENDENCIAS QUE LA ADMINISTRACION AUTORICE U ORDENE.
- RESPONDER POR TODAS Y CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS, ASUMIENDO LAS CONSECUENCIAS QUE SE DERIVAN EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES.
- ELABORAR ACTAS DE COMITES O DEL CONSEJO DIRECTIVO SEGUN SEA EL CASO.
- DAR TRAMITE A TODAS LAS CUENTAS PERTINENTES A LA DEPENDENCIA.
- REALIZAR REPORTES DIARIOS AL JEFE INMEDIATO DE LAS ACTIVIDADES ENCOMENDADAS EL MISMO.
- GARANTIZAR QUE LA INFORMACION GENERADA Y PROCESADA EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES SE CONSERVE DE MANERA ACTUALIZADA TANTO FISICA COMO SISTEMATIZADA, QUE ADEMAS PUEDA SER CONSULTADA POR EL JEFE INMEDIATO CUANDO SE REQUIERA.
- DAR TRAMITE OPORTUNO AL ENVIO DE LA CORRESPONDENCIA DE LA DEPENDENCIA, SEGUN LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- VIGILAR EL ADECUADO CUMPLIMIENTO DE LOS CRITERIOS EMITIDOS POR EL JEFE INMEDIATO QUE PERMITA LA COORDINACION CON EL RESTO DEL INSTITUTO.
- EFECTUAR DILIGENCIAS EXTERNAS CUANDO LAS NECESIDADES DEL SERVICIO LO REQUIERAN Y PREVIA AUTORIZACION DE SU JEFE INMEDIATO.
- REALIZAR Y LLEVAR UN REGISTRO DE LLAMADAS TELEFONICAS, MENSAJES DE TEXTO Y CORREOS ELECTRONICOS DE LOS USUARIOS QUE ACUDAN A LA DEPENDENCIA POR INFORMACION.
- INFORMAR OPORTUNAMENTE SOBRE LA NECESIDAD DE LOS INSUMOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE SUS FUNCIONES Y SOBRE LAS POSIBLES FALLAS QUE PRESENTEN LOS EQUIPOS TECNOLOGICOS INVOLUCRADOS EN LA ELABORACION DE LA DOCUMENTACION NECESARIA PARA GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS TRAMITES Y SERVICIOS OFRECIDOS POR EL INSTITUTO.
- MANTENER CONTACTO DIRECTO CON EL PERSONAL DEL INSTITUTO EN ARAS DE APOYAR AL JEFE INMEDIATO EN LAS DIFERENTES DECISIONES ADMINISTRATIVAS.
- PARTICIPAR DE MANERA ACTIVA EN LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD, CUMPLIENDO CON EL ROL CORRESPONDIENTE SEGUN SU CARGO Y FUNCIONES.
- RECIBIR, REVISAR Y O PROYECTAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS Y EXTERNAS QUE LE ASIGNE SU JEFE INMEDIATO.
- PONER EN CONOCIMIENTO DE SU SUPERIOR INMEDIATO LAS IRREGULARIDADES O ANOMALIAS RELACIONADAS CON LOS ASUNTOS, ELEMENTOS O DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN BAJO SU RESPONSABILIDAD.
- MANTENER EL RESPETO Y LA CORDIALIDAD EN TODAS LAS RELACIONES INTERPERSONALES QUE LES SIGNIFIQUE SUS FUNCIONES TANTO EN LAS INSTALACIONES DEL INSTITUTO COMO EN LA VIDA PUBLICA.
- LLEVAR EL CONTROL DIARIO DE LOS EVENTOS Y ACTIVIDADES EN QUE PARTICIPE EL JEFE INMEDIATO, COMUNICARLE OPORTUNAMENTE Y ATENDER LOS ASUNTOS PREVIOS A LA REALIZACION DE LOS MISMOS PARA SER ATENDIDOS DE MANERA ADECUADA Y OPORTUNA.
- DAR TRAMITE OPORTUNO Y ADECUADO A LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN LA DEPENDENCIA DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- ATENDER, ORIENTAR Y SUMINISTRAR INFORMACION A LOS USUARIOS RESPECTO A LOS DIFERENTES TRAMITES Y SERVICIOS QUE SE ADELANTAN AL INTERIOR DEL INSTITUTO, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA QUE PUEDAN ACCEDER DE MANERA SATISFACTORIA A ESTOS Y DE ACUERDO A LAS TAREAS ASIGNADAS POR SU JEFE INMEDIATO
- LLEVA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN EN LA DEPENDENCIA.
- REVISAR EL CORREO INSTITUCIONAL A CARGO DEL JEFE INMEDIATO Y O LA DEPENDENCIA Y REENVIAR LA INFORMACION QUE CORRESPONDA A LAS DIFERENTES DIVISIONES Y O UNIDADES DEL INSTITUTO.
- REALIZAR Y VERIFICAR LAS LIQUIDACIONES DE LOS TRAMITES Y SERVICIOS A CARGO DEL INSTITUTO, DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE ESTABLEZCA EL MINISTERIO DE TRASPORTE, LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL Y O LA DIRECCION DEL INSTITUTO.
- PROYECTAR OFICIOS, INFORMES, DOCUMENTOS, TOMAR DICTADOS Y TRANSCRIBIR EN COMPUTADOR OFICIOS, TEXTOS, CUADROS, INFORMES Y DEMAS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN EN LA DEPENDENCIA POR SU JEFE INMEDIATO PARA SER ENVIADOS AL DESTINARIO CORRESPONDIENTE.
- LLEVAR CONTROLES PERIODICOS SOBRE EL GASTO DE LOS INSUMOS SUMINISTRADOS Y DE LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES, CON EL FIN DE DETERMINAR SU NECESIDAD REAL Y PRESENTAR EN FORMA OPORTUNA EL PROGRAMA DE REQUERIMIENTOS CORRESPONDIENTE.
- ORGANIZAR, CLASIFICAR, DEPURAR, FOLIAR, DESCRIBIR Y ARCHIVAR LA DOCUMENTACION QUE ADELANTE SU DEPENDENCIA.
- REALIZAR INVENTARIO FISICO, DIGITAL Y SISTEMATIZADO, UTILIZANDO LOS FORMATOS Y O DOCUMENTOS QUE SE ADOPTEN INTERNAMENTE PARA EL EFECTO, MANTENIENDO LA ORGANIZACION Y LA PRESENTACION DEL ARCHIVO DE LA DEPENDENCIA.
- APOYAR EN LA ORGANIZACION DE LOS EXPEDIENTES QUE SE GENEREN EN LA DEPENDENCIA SIGUIENDO LAS DIRECTRICES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Y EN TODO CASO DE LA AUTORIDAD COMPETENTE.
- ELABORAR LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS REQUERIDOS PARA ATENDER LAS NECESIDADES DE LA DEPENDENCIA O DEL PROCESO SEGUN LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS LEGALMENTE Y LAS POLITICAS DEL INSTITUTO.
- RECIBIR, VERIFICAR, REGISTRAR Y O ACTUALIZAR LA DOCUMENTACION RADICADA POR LOS USUARIOS, PARA ADELANTAR CUALQUIERA DE LOS TRAMITES Y SERVICIOS QUE BRINDA EL INSTITUTO Y ADELANTAR LOS RESPECTIVOS TRAMITES PARA DAR RESPUESTA OPORTUNA A LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE, ASI COMO LAS EXIGENCIAS DE LAS AUTORIDADES COMPETENTES.
- VELAR POR EL CORRECTO USO DE LOS INSUMOS ENTREGADOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES.
- RESPONDER POR EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES PLANIFICADAS POR EL MODELO INTEGRADO DE GESTION MIPG EN LOS PROCESOS, MANUALES, PROCEDIMIENTOS, FORMATOS, POLITICAS, PLANES, PROGRAMAS Y FORMATOS, QUE APLIQUEN EN EL DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES.
- APOYAR, ASISTIR Y COLABORAR CON SU JEFE INMEDIATO EN LA ATENCION Y RESPUESTA A LAS INQUIETUDES, CONSULTAS Y REQUERIMIENTOS VERBALES O ESCRITOS RELACIONADOS CON SUS FUNCIONES Y QUE SON FORMULADOS POR LOS CIUDADANOS, AUTORIDADES Y PUBLICO EN GENERAL DENTRO DE LOS TERMINOS Y LIMITES LEGALES VIGENTES.
- LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS POR AUTORIDAD COMPETENTE Y QUE TENGAN RELACION CON LA NATURALEZA DEL CARGO QUE DESEMPEÑA.