Estado
La convocatoria Entidades del Orden Territorial 2022 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR ACCIONES ADMINISTRATIVAS DE APOYO RELACIONADAS CON EL MANEJO DE DOCUMENTOS, ATENCION A USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS Y APOYO ADMINISTRATIVO, CON EL FIN DE COADYUVAR EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES, OBSERVANDO LAS METODOLOGIAS, PROTOCOLOS, PROCEDIMIENTOS Y TECNICAS DEFINIDAS.
Entidad
Instituto Desarrollo Urbano Vivienda Gestion Territorial Chia Iduvi.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro(24) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- APLICAR Y PARTICIPAR EN LA IMPLEMENTACION Y ACTUALIZACION LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS -MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION MIPG, SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD-, CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS, REQUERIMIENTOS Y DIRECTRICES ESTABLECIDAS.
- TRANSCRIBIR, ELABORAR Y PRESENTAR LOS INFORMES, RELACIONADOS CON LA GESTION ADMINISTRATIVA PROPIA DEL AREA, DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS, INSTRUCCIONES, FORMATOS, TERMINOS Y PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS.
- ORIENTAR AL CIUDADANO EN TODOS LOS MOMENTOS DE RELACION CON LA ENTIDAD EN EL PRIMER NIVEL DE SERVICIO.
- MANTENER ACTUALIZADOS LOS ARCHIVOS FISICOS Y DIGITALES SOBRE LOS ASUNTOS ASIGNADOS DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS PREVISTOS.
- PROYECTAR O TRANSCRIBIR LAS CERTIFICACIONES, OFICIOS, ACTAS Y DEMAS ACTOS ADMINISTRATIVOS PROPIOS DEL AREA, PARA LA POSTERIOR VIABILIZACION Y AVAL DEL JEFE INMEDIATO, BAJO EL PROCEDIMIENTO, TERMINOS Y DISPOSICIONES DEFINIDAS.
- PROMOVER Y DESARROLLAR ACCIONES DE MEJORA A LOS PROCESOS QUE DESARROLLA, CONSTRUIR Y HACER SEGUIMIENTO A SUS INDICADORES Y PERMANENTE ACTUALIZACION DE LOS MISMOS, CONFORME A LAS COMPETENCIAS ASIGNADAS.
- CONOCER LOS PROCEDIMIENTOS INTERNOS ESTABLECIDOS PARA TODOS LOS MOMENTOS DE RELACION DEL CIUDADANO CON LA ENTIDAD EN EL PRIMER NIVEL DE SERVICIO.
- IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE APROVISIONAMIENTO, DE ACUERDO AL PLAN DE ACCION DE LA ENTIDAD Y LOS REQUISITOS DE OPERACION Y ELABORAR LOS ESTUDIOS DEL SECTOR CON BASE EN LA OFERTA Y DEMANDA.
- RESPONDER POR EL BUEN USO, LA SEGURIDAD, LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION, REGISTROS, ARCHIVOS Y DOCUMENTOS, ASI COMO DE LA ADECUADA ATENCION Y ORIENTACION AL USUARIO INTERNO Y EXTERNO.
- ORIENTAR Y ATENDER LOS REQUERIMIENTOS DE LOS CIUDADANOS A TRAVES DE LOS CANALES DE ATENCION DISPUESTOS POR LA ENTIDAD EN EL PRIMER NIVEL DE SERVICIO -ENTREGA DE INFORMACION PUBLICA, ATENCION DE TRAMITES, RENDICION DE CUENTAS, PARTICIPACION CIUDADANA Y OTROS PROCEDIMIENTOS-.
- LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS Y QUE CORRESPONDAN CON EL NIVEL Y LA NATURALEZA DEL CARGO, CUMPLIENDO ESTANDARES DE CALIDAD Y OPORTUNIDAD.
- COLABORAR CON LA ORDENACION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS PARA EL BUEN DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LA ENTIDAD.
- PROYECTAR LAS SOLICITUDES DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD Y REGISTROS PRESUPUESTALES REQUERIDOS PARA EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS A SU CARGO.
- APLICAR LAS NORMAS, PLANES, PROGRAMAS Y PROCESOS RELACIONADOS CON EL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, DENTRO DEL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES, CONFORME A LAS DISPOSICIONES SOBRE LA MATERIA.
- REALIZAR EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL DE ACUERDO CON LAS TECNICAS SOBRE TRD, PROTOCOLOS, TERMINOS, NORMAS REGLAMENTARIAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- GESTIONAR, RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, OBSERVANDO LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- ADMINISTRAR, OPERAR Y SALVAGUARDAR LOS EQUIPOS, ELEMENTOS Y DEMAS BIENES ASIGNADOS PARA EL LOGRO DE LAS FUNCIONES, DE ACUERDO CON LOS PROTOCOLOS, INSTRUCCIONES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.