Estado
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Descripción
ORGANIZAR, PLANEAR Y COORDINAR EL DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS PARA LA ORGANIZACION DE LA GESTION DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO EN SU COMPONENTE DE ACCESO AL SISTEMA EDUCATIVO , PRESTANDO APOYO TACTICO PARA EVALUAR LA INFORMACION DE LA OFERTA EN LO REFERENTE A PROYECCION Y ASIGNACION DE CUPOS PARA LOS EE OFICIALES, ASI COMO EN LAS ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA AUDITORIA DE MATRICULA.
Entidad
Alcaldia Cartago Proceso Seleccion Abierto 2024.
Requisitos de estudios
Título de PROFESIONAL en NBC: ADMINISTRACION ,O, NBC: CONTADURIA PUBLICA ,O, NBC: ECONOMIA ,O, NBC: EDUCACION ,O, NBC: INGENIERIA ADMINISTRATIVA Y AFINES.
Requisitos de experiencia
Diez y ocho(18) meses de EXPERIENCIA PROFESIONAL RELACIONADA
Funciones del cargo
- COORDINAR, SUPERVISAR Y CONTROLAR LOS PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA SOLICITUD, RESERVA, TRASLADO Y ASIGNACION DE CUPOS OFICIALES.
- COORDINAR, SUPERVISAR Y CONTROLAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA GESTION DE MATRICULA DE CUPOS OFICIALES.
- DIRIGIR Y CONTROLAR LAS ACTIVIDADES ASIGNADAS, CON EL FIN DE ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL AREA O GRUPO DE TRABAJO.
- GENERAR EL INFORME DE GESTION DEL TABLERO DE INDICADORES POR EJE DE POLITICA, PARA MEDIR LA GESTION Y EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DE LA SECRETARIA DE EDUCACION, DEFINIENDO LAS ACCIONES REQUERIDAS PARA SOLUCIONAR LOS ASPECTOS QUE IMPIDAN EL CUMPLIMIENTO DE METAS Y LOGROS.
- DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA FORMULACION DE PROYECTOS DEL AREA A LA CUAL PERTENECE, TENIENDO EN CUENTA LA INFORMACION.
- GESTIONAR LA EJECUCION DE LOS PROYECTOS A SU CARGO Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS MISMOS, TENIENDO EN CUENTA LOS PARAMETROS LEGALES VIGENTES Y LOS CRITERIOS TECNICOS DEFINIDOS POR EL AREA DE PLANEACION. IDENTIFICAR RIESGOS Y REPORTAR AL AREA DE PLANEACION LOS AJUSTES REQUERIDOS PARA ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LOS PROYECTOS A SU CARGO.
- REVISAR LA NORMATIVIDAD, LINEAMIENTOS Y DIRECTRICES VIGENTES DE ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL REFERENTES GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO, PARA IDENTIFICAR A LOS ENTES EXTERNOS INVOLUCRADOS.
- GENERAR Y DIVULGAR UN PROYECTO DE ACTO ADMINISTRATIVO, DONDE DISPONE LAS DIRECTRICES, POLITICAS, LINEAMIENTOS, CRITERIOS, CRONOGRAMA Y RESPONSABLES QUE RIGEN PARA LA GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO
- PLANEAR EL DESARROLLO DE JORNADAS DE INFORMACION, SOCIALIZACION Y CAPACITACION A LAS PARTES INTERESADAS, SOBRE LOS SUB PROCESOS DE GESTION DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO, TENIENDO EN CUENTA LAS NECESIDADES DE ENTENDIMIENTO EN LA POBLACION OBJETO, LOS PARAMETROS DE TIEMPO Y LAS METODOLOGIAS DEFINIDAS EN EL CRONOGRAMA DE MATRICULA.
- PUBLICAR Y ENTREGAR LOS COMUNICADOS RELACIONADOS CON LAS ESTRATEGIAS DE ACCESO DEFINIDAS PARA EL SERVICIO EDUCATIVO, TENIENDO EN CUENTA LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION DE LA GESTION DE MATRICULA OFICIAL.
- APOYAR EL DESARROLLO DE LAS CAPACITACIONES SOBRE LINEAMIENTOS Y DIRECTRICES DE LA GESTION DE MATRICULA, SUMINISTRANDO A LOS ASISTENTES EL MATERIAL DISEÑADO COMO GUIA O SOPORTE DE LA CAPACITACION.
- APOYAR LA APLICACION DE LA EVALUACION DE ENTENDIMIENTO REALIZADA PARA DETERMINAR EL GRADO DE COMPRENSION DE LOS TEMAS RELACIONADOS CON LAS DIRECTRICES Y LOS LINEAMIENTOS DE LA GESTION DE COBERTURA. DICHA EVALUACION, DEBE SER APLICADA A LOS ASISTENTES Y AUSENTES (INVITADOS NO PRESENTES).
- CONVOCAR Y CAPACITAR EN EL SISTEMA DE INFORMACION DE MATRICULA SIMAT, TENIENDO EN CUENTA LOS PARAMETROS TECNICOS DE LA HERRAMIENTA TECNOLOGICA.
- ADMINISTRAR EN EL SIMAT, DE ACUERDO CON EL CRONOGRAMA, CRITERIOS, PRIORIDADES, PESOS Y VARIABLES DEL PROCESO DE MATRICULA, DEFINIDOS EN EL ACTO ADMINISTRATIVO.
- REALIZAR TALLERES DE CAPACITACION A FUNCIONARIOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS, PARA ASEGURAR EL ENTENDIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS RELACIONADOS CON LA PROYECCION DE CUPOS.
- SOLICITAR, RECIBIR, CONSOLIDAR Y GENERAR REPORTES DE PROYECCION DE CUPOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS PERTENECIENTES A SU JURISDICCION; VALIDAR LA INFORMACION, ASEGURANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS PARAMETROS TECNICOS ESTABLECIDOS. CUANDO EXISTAN INCONSISTENCIAS, REPORTAR Y ENVIAR A LOS FUNCIONARIOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS PARA QUE PROCEDAN A EFECTUAR LOS AJUSTES DEL CASO CON EL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO INVOLUCRADO.
- DEFINIR MUESTRA, PROGRAMAR Y PREPARAR VISITAS DE AUDITORIA A LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DE SU JURISDICCION, PARA VERIFICAR LA PERTINENCIA EN LA SOLICITUD DE RECURSOS Y EL CUMPLIMIENTO DE LOS PARAMETROS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA LA GESTION DE COBERTURA.
- ANALIZAR Y EVALUAR LA INFORMACION DE OFERTA EDUCATIVA DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DE SU JURISDICCION, TENIENDO EN CUENTA LAS DIRECTRICES DEFINIDAS PARA LA ORGANIZACION Y GESTION DE COBERTURA.
- DEFINIR ESTRATEGIAS DE CONTINUIDAD Y EVALUAR LA VIABILIDAD DE ESTRATEGIAS PARA LA GENERACION DE CUPOS. ANALIZAR LA VIABILIDAD DE REALIZAR CONVENIOS O CONTRATOS CON ENTIDADES PRESTADORAS DEL SERVICIO EDUCATIVO, TENIENDO EN CUENTA LAS NECESIDADES DE OFERTA CONSOLIDADAS.
- REVISAR Y CALIFICAR A LOS OFERENTES, TENIENDO EN CUENTA LOS CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD Y LOS PARAMETROS TECNICOS Y LEGALES ESTABLECIDOS PARA TAL EFECTO.
- INFORMAR AL EE, SOBRE LA ESTRATEGIA DE AMPLIACION DE CUPOS APROBADA POR LA SECRETARIA DE EDUCACION; LO ANTERIOR, COMO BASE PARA LAS MODIFICACIONES REQUERIDAS EN LOS FORMATOS DE PROYECCION DE CUPOS GENERADOS.
- BUSCAR Y ESTABLECER ACUERDOS DE TRANSFERENCIA DE ALUMNOS CON LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES CERCANOS A SU SITIO DE RESIDENCIA.
- ANALIZAR LA VIABILIDAD DE IMPLEMENTAR UN NUEVO MODELO EDUCATIVO, CON EL FIN DE OFRECER A LOS ALUMNOS MATRICULADOS OPCIONES Y ALTERNATIVAS PARA CONTINUAR SUS ESTUDIOS.
- REGISTRAR LAS NOVEDADES DE LOS CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS EDUCATIVOS, CON BASE EN LA INFORMACION DE MATRICULA REPORTADA POR LOS EE.
- EVALUAR LA VIABILIDAD DE IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS DE ESTIMULACION DE LA DEMANDA Y DE RETENCION ACORDE A LAS PARTICULARIDADES DE LA JURISDICCION, ASEGURANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS PARAMETROS TECNICOS Y LEGALES ESTABLECIDOS PARA TAL EFECTO.
- GENERAR Y COORDINAR ENTREGA DE LOS FORMATOS DE PRE MATRICULA O RESERVA DE CUPOS PARA ALUMNOS ANTIGUOS; LO ANTERIOR PARA ASEGURAR LA ESTANDARIZACION DE LA ACTIVIDAD EN TODOS LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES.
- CONSOLIDAR LA INFORMACION DE PRE MATRICULA O RESERVA DE CUPOS PARA ALUMNOS ANTIGUOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES DE SU JURISDICCION, CON EL FIN DE IDENTIFICAR LOS CUPOS DISPONIBLES O FALTANTES.
- DEFINIR CRITERIOS DE ASIGNACION DE CUPOS OFICIALES Y PESOS PARA LAS VARIABLES DE PRIORIZACION, TENIENDO EN CUENTA LOS LINEAMIENTOS Y DIRECTRICES DEFINIDOS POR EL MEN Y LA ENTIDAD TERRITORIAL, PARA LA GESTION DE COBERTURA.
- GESTIONAR LAS SOLICITUDES DE TRASLADO DE CUPOS PRESENTADAS EN LA JURISDICCION A SU CARGO, TENIENDO EN CUENTA LOS CUPOS DISPONIBLES IDENTIFICADOS Y LOS CRITERIOS DE ASIGNACION Y DE PRIORIZACION ESTABLECIDOS. UNA VEZ ASIGNADO EL CUPO PARA TRASLADO, INFORMAR EL PADRE DE FAMILIA O ACUDIENTE Y A LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS PARA QUE SE HAGA EFECTIVO EL TRAMITE.
- APOYAR CUANDO SE REQUIERA, LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA INSCRIPCION DE LOS ALUMNOS NUEVOS EN EL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO, ACORDANDO CON LOS RECTORES LOS PUNTOS DE INSCRIPCION Y CENTROS DE ACOPIO, DISTRIBUCION DE LOS FORMATOS DE INSCRIPCION A LOS ASPIRANTES, REGISTRO DE LA INSCRIPCION, CONSOLIDACION Y REPORTE DE INFORMACION A LA SE.
- CONSOLIDAR, CLASIFICAR Y REVISAR LAS SOLICITUDES DE TRASLADO Y LOS CUPOS FALTANTES REPORTADOS POR LOS EE DE LA JURISDICCION, PARA DEFINIR LAS ESTRATEGIAS A IMPLEMENTAR. LO ANTERIOR TENIENDO EN CUENTA LOS PARAMETROS DE TIEMPO ESTABLECIDOS EN EL CRONOGRAMA DE MATRICULA.
- INFORMAR A LOS INTERESADOS, LOS RESULTADOS DEL PROCEDIMIENTO DE TRASLADO O TRANSFERENCIA DE ALUMNOS A ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS, TENIENDO EN CUENTA LOS PARAMETROS DE TIEMPO ESTABLECIDOS EN EL CRONOGRAMA DE MATRICULA.
- VALIDAR LA INFORMACION DE CUPOS RECIBIDA ANTES DE SER REPORTADA A LA JERARQUIA SUPERIOR, PARA ASEGURAR SU CONSISTENCIA Y CORREGIR POSIBLES ERRORES.
- APOYAR CUANDO SE REQUIERA, LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL REGISTRO DE MATRICULA DE CUPOS OFICIALES, TENIENDO EN CUENTA LOS PARAMETROS TECNICOS Y LEGALES ESTABLECIDOS.
- PLANEAR AUDITORIA EXTERNA, DEFINIENDO EL ALCANCE, PARTICIPANTES, CRONOGRAMAS Y RECURSOS INVOLUCRADOS. LA PLANEACION DE LA AUDITORIA DEBE CONTEMPLAR LOS ASPECTOS TECNICOS DEFINIDOS EN EL PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO A LA GESTION DE MATRICULA; DISEÑAR LA LISTA DE VERIFICACION CON LA CUAL SERA EJECUTADA LA AUDITORIA EN LOS EE.
- EJECUTAR LA AUDITORIA EN EL EE, A TRAVES DEL EXAMEN DE EVIDENCIAS OBJETIVAS, EL REGISTRO DE LOS HALLAZGOS ENCONTRADOS Y LA CONSOLIDACION DE LA INFORMACION EN EL RESPECTIVO INFORME DE AUDITORIA.
- ANALIZAR LOS INFORMES DE AUDITORIA DE MATRICULA, PARA EVALUAR LOS LOGROS Y MEJORAS OBTENIDOS EN LA GESTION DE LOS SUB PROCESOS DE COBERTURA; LO ANTERIOR TENIENDO EN CUENTA EL NIVEL DE EJECUCION DE LAS ACCIONES FORMULADAS POR EL EE EN LA AUDITORIA ANTERIOR.
- ANALIZAR EL COMPORTAMIENTO O LA TENDENCIA HISTORICA DE LA INFORMACION REPORTADA POR CADA EE EN LOS INFORMES DE MATRICULA. ESTE ANALISIS SE DEBE REALIZAR TENIENDO EN CUENTA LOS CRITERIOS Y PARAMETROS TECNICOS DEFINIDOS EN EL PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO A LA GESTION DE MATRICULA.
- REVISAR LOS INFORMES DE AUDITORIA, PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PARAMETROS TECNICOS Y METODOLOGICOS ESTABLECIDOS Y LA CONSISTENCIA ENTRE LOS HALLAZGOS REPORTADOS, LAS CAUSAS Y LAS ACCIONES RECOMENDADAS.
- COMUNICAR AL EE LA AUTORIZACION PARA LA CORRECCION DE INCONSISTENCIAS DETECTADAS A TRAVES DE LA MODALIDAD DE NOVEDAD DE MATRICULA, TENIENDO EN CUENTA LOS PARAMETROS TECNICOS Y METODOLOGICOS DEFINIDOS.
- IDENTIFICAR CASOS CRITICOS DE INCUMPLIMIENTO EN LAS DIRECTRICES Y PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS A LA GESTION DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO, PARA REMITIRLOS A ASUNTOS DISCIPLINARIOS.
- ENVIAR AL MEN EL INFORME DE AUDITORIA CON EL SEGUIMIENTO DE LA MATRICULA Y EL ESTADO DE AVANCE DETALLADO DEL MISMO, INCLUYENDO LOS INDICADORES PRINCIPALES, CASOS CRITICOS Y PROYECTOS PENDIENTES RELACIONADOS CON COBERTURA.
- GENERAR LA RESPUESTA CON CALIDAD Y OPORTUNIDAD A LAS SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA ENVIADAS POR LOS CIUDADANOS RELACIONADAS CON SU AREA Y FUNCIONES. UTILIZANDO COMO PLATAFORMA DE GESTION EL SISTEMA DE ATENCION AL CIUDADANO SAC.
- GENERAR LA RESPUESTA CON CALIDAD Y OPORTUNIDAD A LAS PETICIONES ENVIADAS POR LOS CIUDADANOS RELACIONADOS CON SU AREA Y FUNCIONES.
- DETECTAR LAS NECESIDADES DE ADQUISICIONES DEL AREA Y ENVIARLAS PARA SU TRAMITE, CON EL FIN DE SOLICITAR LAS COMPRAS NECESARIAS PARA CUBRIR LAS NECESIDADES DE FUNCIONAMIENTO.
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LAS FUNCIONES DESCRITAS EN EL COMITE DE COBERTURA.
- FOMENTAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE AUTOCONTROL Y RESPONDER A LAS DIRECTRICES DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION, Y AL CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DEL 2000 EN LO REFERENTE A LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.
- LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.