Estado
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Descripción
ESTABLECER LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y TECNICAS TENDIENTES A LA PLANIFICACION, MANEJO Y ORGANIZACION DE LA DOCUMENTACION PRODUCIDA POR LA ENTIDAD, DESDE SU ORIGEN HASTA SU DESTINO FINAL, CON EL OBJETO DE FACILITAR SU UTILIZACION Y CONSERVACION. PLANEAR, DISTRIBUIR, COORDINAR Y CONTROLAR EL RECIBO, ENTREGA, CLASIFICACION, REGISTRO Y ENTREGA DE RECIBIDOS. DISENAR ESTRATEGIAS Y UTILIZAR TECNOLOGIA PARA UNA EXCELENTE GESTION DOCUMENTAL Y PRESTAMO DEL SERVICIO DE INFORMACION, DISENANDO CONTROLES E INSTRUMENTOS DE RECUPERACION DE INFORMACION PARA LA CONSULTA Y PRESTAMO DE MATERIAL.
Entidad
Concejo Sabaneta Abierto.
Requisitos de estudios
Título de FORMACION TECNICA PROFESIONAL en NBC: ADMINISTRACION Disciplina Académica: TECNICO PROFESIONAL EN GESTION DOCUMENTAL ,O, Título de TECNOLOGICA en NBC: ADMINISTRACION Disciplina Académica: TECNOLOGIA DE GESTION ADMINISTRATIVA ,O, NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS Disciplina Académica: TECNOLOGIA EN GESTION DOCUMENTAL. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: SISTEMAS. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: SISTEMA DE CALIDAD.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- PLANIFICAR LOS PROCESOS PARA LA GESTION DOCUMENTAL A PARTIR DEL CONOCIMIENTO DE LOS TIPOS DOCUMENTALES Y CICLO VITAL.
- CUMPLIR CON LAS LEYES Y NORMAS ESTABLECIDAS POR LA CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA Y EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION RELACIONADAS CON LA INFORMACION, LOS DOCUMENTOS Y
- ARCHIVOS.
- ESTABLECER LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION, CLASIFICACION, RADICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCION DE LA CORRESPONDENCIA DEL CONCEJO DE SABANETA.
- REGLAMENTAR EL PROCESO DE ORGANIZACION DE LA DOCUMENTACION: COMPOSICION, ORDEN Y LA FORMA EN QUE DEBEN INGRESAR AL ARCHIVO CADA UNA DE LAS SERIES DOCUMENTALES QUE COMPONEN EL FONDO DEL ARCHIVO DEL CONCEJO DE SABANETA.
- ESTABLECER LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA ORDENACION, DESCRIPCION E INGRESO DE LA INFORMACION A LAS BASES DE DATOS DISEÑADAS PARA ESTE FIN.
- REALIZAR LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL CON EL FIN DE CONSTRUIR Y APLICAR LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.
- CREAR SISTEMAS DE CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION, DISEÑANDO Y PROPONIENDO MANERAS DE CONSERVACION DESDE LA ENCUADERNACION HASTA APLICACION DE NUEVAS TECNOLOGIAS.
- ESTABLECER Y HACER CUMPLIR LOS CONTROLES Y LA REGLAMENTACION PARA LA CONSULTA DE LA DOCUMENTACION POR PARTE DE LA ENTIDAD, DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL Y LA COMUNIDAD EN GENERAL Y MANTENER ESTADISTICAS DE CONSULTA CON EL FIN HACER ESTUDIOS DE USUARIOS Y SUS NECESIDADES.
- ESTABLECER PROCEDIMIENTOS Y MECANISMOS DE RECUPERACION DE LA INFORMACION EXISTENTE EN EL ARCHIVO.
- PROPONER A SU SUPERIOR LA ADOPCION DE NORMAS Y METODOLOGIAS TENDIENTES A LA ORGANIZACION TECNICA DEL ARCHIVO, TRATAMIENTOS ADECUADOS PARA LA DOCUMENTACION
- HISTORICA, SU CONSERVACION Y CONSULTA.
- HACER PARTE DE LA RED DE ARCHIVOS A NIVEL LOCAL, DEPARTAMENTAL Y TENER VINCULOS CON LOS MAS IMPORTANTES ARCHIVOS DE LA NACION.
- VELAR POR LA PRESENTACION DEL ARCHIVO, EL BUEN FUNCIONAMIENTO Y CONSERVACION DE SUS INSTALACIONES.
- REALIZAR LA MEDICION, ANALISIS Y MEJORA DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL.
- PLANEAR Y COORDINAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA RADICACION DE DOCUMENTOS QUE INGRESEN A LA CORPORACION Y A SU CORRECTA DISTRIBUCION. RESPONDER POR QUE LOS DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA QUE INGRESEN Y SALGAN DEL CONCEJO SEA RADICADOS EN LAS PLANILLAS CORRESPONDIENTES Y VELAR POR SU ADECUADO Y OPORTUNO TRAMITE.
- PRESENTAR INFORMES PERIODICOS AL SUPERIOR, SOBRE LAS ACTIVIDADES, DESARROLLO DE PROYECTOS Y NECESIDADES DE EQUIPOS Y SUMINISTROS REQUERIDOS PARA EL CORRECTO, EFICIENTE Y OPORTUNO CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES.
- REGISTRAR EN EL SISTEMA DOCUMENTAL LA CORRESPONDENCIA ENVIADA.
- MANTENER ABSOLUTA RESERVA Y DISCRECION SOBRE LA INFORMACION QUE ADQUIERA CON OCASION DE SU SERVICIO.
- CLASIFICAR, ORDENAR E INVENTARIAR DE LOS DOCUMENTOS REMITIDOS POR TODAS LAS DEPENDENCIAS.
- REALIZAR LOS MANUALES PARA LA GESTION DOCUMENTAL Y VERIFICAR QUE LOS DOCUMENTOS QUE
- INGRESAN AL, ARCHIVO REUNAN LOS REQUISITOS DISPUESTOS PARA EL EFECTO.
- LLEVAR EL REGISTRO DE LAS ESTADISTICAS DE CONSULTA Y EL CONTROL DEL PRESTAMO DE LA DOCUMENTACION EN LOS FORMATOS. CORRESPONDIENTES.
- ANALIZAR LAS NECESIDADES DE INFORMACION DE LOS USUARIOS DEL CONCEJO.
- ATENDER OPORTUNAMENTE Y CON DILIGENCIA LAS CONSULTAS TELEFONICAS O PERSONALES HECHAS POR LOS USUARIOS, DE ACUERDO CON EL SISTEMA DE CONSULTA DISEÑADO.
- ESTABLECER Y APLICAR LOS MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS A LA DOCUMENTACION FISICA, LO MISMO A AQUELLA QUE SE DIGITALICE O SE CONSERVE EN OTRO SOPORTE.
- MANTENER TODA LA DOCUMENTACION QUE ENTRA AL ARCHIVO DEBIDAMENTE ORDENADA Y UBICADA DENTRO DEL ESPACIO ASIGNADO PARA CADA SERIE DOCUMENTAL.
- TRAMITAR PARA LA FIRMA DEL SECRETARIO GENERAL LA AUTENTICACION DE LA DOCUMENTACION QUE SEA REQUERIDA.
- FORMULAR EL PLAN DE ACCION DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL.
- REALIZAR LA REVISION Y ANALISIS DEL CONTEXTO DE LAS TEMATICAS DE TRABAJO DEL CONCEJO DE SABANETA, CON EL FIN DE OBTENER Y PROPORCIONAR LA INFORMACION REQUERIDA.
- DETERMINAR Y ADOPTAR POLITICAS DE NORMALIZACION, SELECCION, ADQUISICION, EVALUACION Y DESCARTE DE COLECCIONES, CONFORME A LAS NORMAS, PRIORIDADES Y CARACTERISTICAS DEL
- PROCESO.
- REALIZAR LA ORGANIZACION TECNICA Y ANALISIS DE INFORMACION DE LOS MATERIALES BIBLIOGRAFICOS CON BASE A LA NORMALIZACION ESTABLECIDA.
- COORDINAR Y EVALUAR LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS DE INFORMACION Y DOCUMENTACION.
- EJECUTAR LA EVALUACION SOBRE EL USO DE LA BIBLIOTECA Y LA SATISFACCION DE LOS USUARIOS.
- ELABORAR Y PRESENTAR INFORMES DE ACTIVIDADES DEL PROCESO DE BIBLIOTECA.
- MANEJAR EL ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA QUE ENTRA Y SALE DE LA BIBLIOTECA, APLICANDO LAS NORMAS EXISTENTES.
- LLEVAR LA AGENDA CON LA PROGRAMACION DE LAS ACTIVIDADES DEL ARCHIVO Y EN GENERAL DEL SISTEMA DE INFORMACION DEL CONCEJO DE SABANETA.
- SUMINISTRAR Y CONTROLAR EL PRESTAMO DE LOS DISTINTOS MATERIALES, DE ACUERDO CON EL REGLAMENTO INTERNO.
- ASENTAR LA EXISTENCIA DE LAS PUBLICACIONES SERIADAS EN LOS DIFERENTES REGISTROS, DE ACUERDO CON LA PERIODICIDAD DE PRODUCCION.
- REALIZAR PREPARACION FISICA MANTENIMIENTO DE COLECCIONES.