Estado
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Descripción
DESARROLLAR LABORES DE ORIENTACION Y APLICACION DE TODAS LAS TECNICAS ARCHIVISTICAS EN LA ADMINISTRACION CENTRAL DEL MUNICIPIO; CONFORME A LAS NORMAS ESTABLECIDAS EN LA MATERIA, COADYUVANDO EN LA RESOLUCION DE TRAMITES, PROCEDIMIENTOS, PROCESOS Y/O CUALQUIER ACTIVIDAD, QUE TENGA INCIDENCIA DIRECTA EN LAS NECESIDADES DEL SERVICIO.
Entidad
Alcaldia Caldas Abierto.
Requisitos de estudios
Título de TECNOLOGICA en NBC: ADMINISTRACION ,O, NBC: ANTROPOLOGIA Y ARTES LIBERALES ,O, NBC: BIBLIOTECOLOGIA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS ,O, NBC: CIENCIA POLITICA, RELACIONES INTERNACIONALES ,O, NBC: COMUNICACION SOCIAL, PERIODISMO Y AFINES ,O, NBC: CONTADURIA PUBLICA ,O, NBC: ECONOMIA ,O, NBC: EDUCACION.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- ELABORAR EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y HACER SEGUIMIENTO A LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS QUE EJECUTE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL Y LOS CUALES GUARDEN RELACION CON SU APTITUD Y FORMACION TANTO ACADEMICA COMO LABORAL.
- CAPACITAR Y ORIENTAR A TODOS LOS EMPLEADOS DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL EN LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION FISICOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, MANTENIENDOLOS ACTUALIZADOS.
- VERIFICAR LA CLASIFICACION, ORDENACION Y DESCRIPCION DOCUMENTAL, ARCHIVANDO TECNICAMENTE LOS DOCUMENTOS QUE SE GENEREN DENTRO DEL AREA.
- CUSTODIAR Y CONSERVAR LOS DOCUMENTOS PROVENIENTES DE LOS ARCHIVOS DE GESTIA³N PARA FACILITAR LAS CONSULTAS ADMINISTRATIVAS O DE TERCEROS DEBIDAMENTE AUTORIZADOS.
- LLEVAR REGISTRO ACTUALIZADO DE TODOS LOS DOCUMENTOS ATENDIDOS EN LA RESPECTIVA AREA DE GESTION.
- PREPARAR INFORMES SOBRE ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL AREA DE DESEMPEÑO, DE CONFORMIDAD CON LAS NECESIDADES DE LA DEPENDENCIA, CUMPLIENDO CON LOS PRINCIPIOS DE OPORTUNIDAD Y PERIODICIDAD ESTABLECIDOS.
- SERVIR DE APOYO A LOS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACIA³N EN EL MANEJO Y ACTUALIZACIA³N DE LAS TABLAS DE RETENCIA³N DOCUMENTAL O EN CUALQUIER CAMBIO QUE SE GENERE EN LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD.
- ORIENTAR Y SERVIR DE APOYO EN LA ELABORACIA³N DE LAS TABLAS DE RETENCIA³N DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS ORGANIZADOS EXISTENTES DEL MUNICIPIO QUE PERMITAN LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DE ACUERDO AL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y DEFINIR LA DISPOSICIA³N FINAL DE LOS MISMOS.
- ORIENTAR Y SERVIR DE APOYO EN LA ELABORACION DE LOS DEMAS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO QUE PERMITAN EL DESARROLLO DE LA GESTION DOCUMENTAL. (PGD PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL – CCD CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL, SIC SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION, TCA TABLAS DE CONTROL DE ACCESO – BANTER (BANCO TERMINOLOGICO DE TIPOS, SERIES Y SUB-SERIES DOCUMENTALES).
- ORIENTAR Y CAPACITAR A LOS FUNCIONARIOS DESIGNADOS PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO DE GESTIA³N DE CADA DEPENDENCIA PARA LA ELABORACIA³N DE LOS INVENTARIOS Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS Y SECUNDARIAS EN EL FUID (FORMATO ASNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL).
- ELABORAR EL INVENTARIO Y LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS Y SECUNDARIAS DE LOS ARCHIVOS QUE SE GENERAN EN EL AREA EN EL FUID (FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL).
- COORDINAR EL SERVICIO DE CONSULTA PARA DAR TRAMITE A LAS PQRS Y A LAS SOLICITUDES REALIZADAS POR LOS FUNCIONARIOS DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LAS ADMINISTRACION MUNICIPAL DE CALDAS.
- APOYAR EN LA ELABORACIA³N DE LAS TABLAS DE VALORACIA³N DOCUMENTAL DE LOS FONDOS ACUMULADOS EXISTENTES DEL MUNICIPIO QUE PERMITAN DEFINIR LA DISPOSICIA³N FINAL DE LOS DOCUMENTOS.
- BRINDAR APOYO Y ASESORAA EN LA SUPERVISIA³N DE PROCESOS CONTRACTUALES QUE SUSCRIBA LA ENTIDAD CON RELACIA³N AL MEJORAMIENTO DEL ARCHIVO DEL MUNICIPIO.
- MONITOREAR LOS ARCHIVOS DE GESTIA³N DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD Y ENTREGAR POR ESCRITO LAS RECOMENDACIONES DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA EL MANEJO CORRECTO DE LOS DOCUMENTOS
- VERIFICAR LA RECEPCION, RADICACION, Y DISTRIBUCION DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS QUE SE RECIBEN A TRAVES DE LA TAQUILLA UNICA DE CORRESPONDENCIA, MEDIANTE EL APLICATIVO TECNOLOGICO EXISTENTE Y DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION, DE MANERA OPORTUNA Y EFICIENTE.
- MONITOREAR LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE UTILICEN PARA EL DESARROLLO NORMAL DE LAS FUNCIONES E INFORMAR OPORTUNAMENTE LAS MODIFICACIONES REALIZADAS Y LOS RESULTADOS AL JEFE INMEDIATO, PARA APLICAR LAS ACCIONES NECESARIAS, CON EL PROPA³SITO DE MEJORAR CONTINUAMENTE LA PRESTACIA³N DE LOS SERVICIOS.
- CUMPLIR CON LO ESTABLECIDO EN LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION – SIG, ARMONIZADO CON EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION – MIPG.
- REALIZAR LAS ACCIONES DE GESTION DOCUMENTAL DEFINIDAS PARA EL ADECUADO MANEJO Y DISPOSICION DEL ARCHIVO DE GESTION DE LA DEPENDENCIA.
- CUMPLIR CON LAS NORMAS, REGLAMENTO, POLATICA E INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DE GESTIA³N DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SGSST, DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN LA ENTIDAD
- VELAR Y DARLE MANEJO ADECUADO A LOS BIENES MUEBLES QUE LE SEAN ASIGNADOS PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES.
- REALIZAR LAS ACCIONES DE MEJORA ESTABLECIDAS EN LOS PLANES DE MEJORAMIENTO SEGUN LOS TERMINOS Y CONDICIONES DEFINIDAS, PARA EL MANTENIMIENTO Y MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION – SIG, ARMONIZADO CON EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION – MIPG.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR EL JEFE INMEDIATO Y LAS DESCRITAS EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.