Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
BRINDAR ORIENTACION Y SOPORTE SECRETARIAL EN LO QUE TIENEN QUE VER CON LA INFORMACION, ATENCION Y MANEJO DE DOCUMENTACION EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA, A PERSONAL INTERNO Y EXTERNO EN RELACION CON SUS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS SIGUIENDO LAS POLITICAS DE LA ENTIDAD.
Entidad
Asamblea Departamental Antioquia Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- MANEJAR ADECUADAMENTE LAS AGENDAS, CON EL FIN DE CUMPLIR LOS COMPROMISOS DE TIPO OFICIAL Y SOCIAL ADQUIRIDOS EN LA DEPENDENCIA.
- REDACTAR Y TRANSFERIR LA INFORMACION QUE EL JEFE INMEDIATO LE SOLICITE, PARA GARANTIZARLA GESTION DE LA DEPENDENCIA.
- ORGANIZAR Y FACILITAR INFORMACION EN LAS REUNIONES DEL JEFE INMEDIATO DE UNA MANERA OPORTUNA.
- ORIENTAR, ATENDER Y RESOLVER LAS INQUIETUDES Y NECESIDADES DEL PERSONAL INTERNO Y EXTERNO DE MANERA PRESENCIAL Y TELEFONICA, SEGUN LAS DIRECTRICES DADAS, CON EL FIN DE PRESENTAR UN SERVICIO INTEGRAL Y OPORTUNO.
- SOLICITAR LOS INSUMOS REQUERIDOS EN LA DEPENDENCIA, SIGUIENDO EL PROCEDIMIENTO ESPECIFICO, PARA FACILITAR EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA DEPENDENCIA.
- DESARROLLAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO.
- PROPORCIONAR APOYO LOGISTICO CUANDO SE PROGRAMEN ACTIVIDADES EN LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL, PARTICIPANDO EN LA ORGANIZACION Y DESARROLLO DE LA MISMA.
- APOYAR PERMANENTEMENTE LAS ACCIONES PARA POTENCIAR LA COMUNICACION INTERNA DE LA IMAGEN CORPORATIVA DE LA ASAMBLEA.
- ORGANIZAR Y ACTUALIZAR EL ARCHIVO DE LA DEPENDENCIA DE ACUERDO CON LAS POLITICAS DE LA ASAMBLEA, PARA GARANTIZAR LA DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACION.
- PRACTICAR EL AUTOCONTROL Y RESPONDER ANTE SU JEFE INMEDIATO POR LA APLICACION DE LAS DISPOSICIONES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LOS PROCESOS QUE CONFORMAN SUS FUNCIONES, SEGUN NORMATIVIDAD VIGENTE.
- ORGANIZAR Y VELAR POR EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINA A LA CUAL SE ENCUENTRA EN DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES, EN CUANTO A LOS SERVICIOS QUE EN ELLA SE BRINDEN, ESPECIALMENTE EN LA ORGANIZACION DE ARCHIVOS, ATENCION AL PUBLICO, TRANSCRIPCIONES Y DOTACION DE PAPELERIA Y UTILES PARA LA OFICINA Y; EJECUTAR LAS ACTIVIDADES QUE LE CORRESPONDAN PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.
- RECIBIR Y EJECUTAR LLAMADAS TELEFONICAS TRASMITIENDO LOS MENSAJES Y DANDO INFORMACION OPORTUNA DE ELLOS A LAS PERSONAS INTERESADAS.
- ATENDER DILIGENTEMENTE A LAS PERSONAS QUE CONCURRAN AL DESPACHO, SUMINISTRANDOLES LA INFORMACION QUE REQUIERAN Y QUE NO ESTE SOMETIDA A RESERVA, ORIENTANDOLAS EN LOS TRAMITES QUE DEBAN ADELANTAR EN LA CORPORACION.
- TRANSCRIBIR LOS TRABAJOS QUE SE ORIGINEN EN EL DESPACHO Y LE SEAN ASIGNADOS.
- INFORMAR AL JEFE INMEDIATO EN FORMA OPORTUNA, SOBRE LAS INCONSISTENCIAS O ANOMALIAS RELACIONADAS CON LOS ASUNTOS, ELEMENTOS O DOCUMENTOS ENCOMENDADOS.
- REDACTAR LOS OFICIOS, MEMORANDOS, CITAS, INVITACIONES Y DEMAS DEL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL Y DARLE EL RESPECTIVO TRAMITE.
- ORIENTAR E ILUSTRAR AL USUARIO POR VIA TELEFONICA O PERSONALMENTE, SOBRE LOS PROCESOS QUE SE ADMITEN EN EL DESPACHO, PROPENDIENDO POR UNA BUENA IMAGEN DE LA INSTITUCION.
- LLEVAR UN CONSECUTIVO DE LOS DECRETOS Y RESOLUCIONES EMITIDOS POR LA DEPENDENCIA Y DEMAS SECRETARIAS QUE LO REQUIERAN.
- CONTRIBUIR AL BUEN DESEMPEÑO DEL DESPACHO MEDIANTE EL PROCESAMIENTO OPORTUNO DE TODA LA INFORMACION QUE EN ELLA SE PRODUZCA.
- ATENDER AL PUBLICO EN GENERAL Y RESOLVER CONSULTAS, PREVIA AUTORIZACION DEL JEFE INMEDIATO.
- VELAR POR LA BUENA PRESENTACION Y ORDEN DE LA OFICINA.
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD QUE LA MODIFIQUEN O SUSTITUYAN.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y RESPONDER POR LA EXACTITUD DE LOS MISMOS.
- LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR EL JEFE INMEDIATO, QUE CORRESPONDAN CON LA NATURALEZA DEL CARGO.