Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
REALIZAR LABORES DE APOYO Y ORIENTACION DE USUARIOS EN LO QUE TIENE QUE VER CON LA INFORMACION, ATENCION Y MANEJO DE DOCUMENTACION EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA, AL PERSONAL INTERNO Y EXTERNO, ACORDE CON LAS POLITICAS, OBJETIVOS Y DIRECTRICES DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
Entidad
Alcaldia Envigado Ascenso.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Cuarenta y ocho(48) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- PREPARAR LOS INSTRUMENTOS REQUERIDOS PARA LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS A CARGO DE LA DEPENDENCIA, CON EL FIN DE QUE SE LLEVEN A CABO LOS TRAMITES, AUTORIZACIONES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS OPORTUNAMENTE.
- DESEMPEÑAR TAREAS GENERALES DE APOYO Y COMPLEMENTARIAS, DE MANERA QUE SE FACILITE Y MEJORE EL DESEMPEÑO DE LAS LABORES DE LOS DEMAS SERVIDORES.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO QUE LE SEAN ASIGNADOS POR SU SUPERIOR INMEDIATO, DE MANERA QUE ESTOS SE PUEDAN CONSULTAR PARA LA EFICIENTE Y EFICAZ TOMA DE DECISIONES EN LA DEPENDENCIA.
- ORIENTAR A LOS USUARIOS SUMINISTRANDO LA INFORMACION QUE LE SEA SOLICITADA, DE CONFORMIDAD CON LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS A NIVEL INSTITUCIONAL.
- REALIZAR LA REVISION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIA RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA DEPENDENCIA DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- LLEVAR REGISTRO Y CONTROL DE LOS ASUNTOS Y ACTIVIDADES DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA, PARA MANTENERLO INFORMADO SOBRE NOVEDADES RELACIONADAS CON LAS ACTIVIDADES, ELEMENTOS O DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN ASOCIADOS A LOS PLANES Y PROYECTOS DE LA MISMA.
- COORDINAR LAS ACTIVIDADES DE RECEPCION, CONTROL Y ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA DEPENDENCIA, SEGUN LO ESTIPULADO EN LA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL, CON EL FIN DE GARANTIZAR UN ADECUADO MANEJO DE LA INFORMACION Y EL CORRECTO RECIBIDO POR PARTE DEL DESTINATARIO.
- TRANSCRIBIR LA INFORMACION QUE EL JEFE DE LA DEPENDENCIA LE SOLICITE O QUE SE GENERE DEL REGISTRO DE ACTAS EN LOS COMITES Y REUNIONES EN QUE SEA ASIGNADA, CONTRIBUYENDO AL ADECUADO FLUJO DE ACTIVIDADES EN LA GESTION DE LA DEPENDENCIA.
- APOYAR AL JEFE DE LA DEPENDENCIA EN LA ELABORACION DE LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS CUANDO LE SEA ASIGNADO, DE ACUERDO CON LAS HERRAMIENTAS DISPONIBLES, CON EL FIN DE CONTRIBUIR EN LA EJECUCION DE LOS PROYECTOS.
- AGENDAR LAS REUNIONES Y DEMAS COMPROMISOS QUE DEBA CUMPLIR EL JEFE DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO CON EL CRONOGRAMA DE TRABAJO ESTABLECIDO EN LA RESPECTIVA AREA, CON EL FIN DE QUE CUMPLA OPORTUNAMENTE CON LOS COMPROMISOS PACTADOS.
- APOYAR AL JEFE DE LA DEPENDENCIA EN LA TRANSCRIPCION Y PRESENTACION DE INFORMES DE GESTION CUANDO SE REQUIERA, MEDIANTE EL USO DE LAS NORMAS TECNICAS GENERALES NECESARIAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE MANERA OPORTUNA.
- CONTRIBUIR EN LA IMPLEMENTACION, MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTION DEL CONOCIMIENTO, PARTICIPANDO Y RESPONDIENDO A LAS ACTIVIDADES, ESTRATEGIAS Y PROGRAMAS DEFINIDOS POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, CON EL FIN DE DAR CUMPLIMIENTO A LAS METAS Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCION.
- DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y LAS NORMAS QUE LA MODIFIQUEN, LAS POLITICAS, LOS PUNTOS DE CONTROL Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA DIRECCION DE CALIDAD Y SGI EN EL TEMA DE ARCHIVO Y CUSTODIA DE LA INFORMACION.
- LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE, QUE CORRESPONDAN A LA NATURALEZA DEL CARGO Y AL AREA DE DESEMPEÑO.