Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
REALIZAR LABORES DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA, MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA, ATENCION A USUARIOS Y PARTES INTERESADAS, SEGUN DIRECTRICES INSTITUCIONALES Y REQUERIMIENTOS LEGALES, CON EL FIN DE BRINDAR SERVICIOS OPORTUNOS EN LA ATENCION A CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS, PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS INSTITUCIONALES.
Entidad
Centro Formacion Integral Trabajo Cefit Envigado Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Dos(2) años de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- IDENTIFICAR NORMAS LEGALES Y DIRECTRICES INSTITUCIONALES QUE APLICA PARA LA ATENCION DE SOLICITUDES DE INFORMACION Y TRAMITES DE LOS USUARIOS Y PARTES INTERESADAS, SEGUN REQUERIMIENTOS DE TIPO LEGAL.
- REALIZAR ATENCION AL PUBLICO VIA TELEFONICA Y DE MANERA PERSONAL, DE INFORMACION RELACIONADA CON LOS SERVICIOS BRINDADOS POR LA INSTITUCION Y DEMAS REQUERIMIENTOS, SEGUN DIRECTRICES INSTITUCIONALES Y LEGALES.
- GESTIONAR LAS COMUNICACIONES E INFORMES SOLICITADOS POR LA DIRECCION Y SOCIALIZAR LA INFORMACION CON EL PERSONAL CUANDO ASI SE REQUIERA, SEGUN NECESIDADES INSTITUCIONALES.
- GESTIONAR LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA EN LA ENTIDAD, SEGUN REQUERIMIENTOS INSTITUCIONALES Y NORMATIVOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
- EJERCER EL ROL DE SECRETARIA EN LAS REUNIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO Y ELABORAR LAS ACTAS DE LOS INFORMES PRESENTADOS Y DECISIONES TOMADAS, SEGUN REQUERIMIENTOS LEGALES E INSTITUCIONALES.
- EJERCER EL ROL DE SECRETARIA DE LOS COMITES INSTITUCIONALES REALIZANDO EL SEGUIMIENTO DE LOS COMPROMISOS INHERENTES A LA GESTION DE LA DIRECCION.
- MANEJAR LOS RECURSOS DEL FONDO DE LA CAJA MENOR AUTORIZADA EN LA INSTITUCION Y LLEVAR CONTROL DEL REGISTRO Y SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS GASTOS, SEGUN DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y REQUERIMIENTOS LEGALES.
- REALIZAR REGISTRO Y CONTROL DE LA AGENDA DE LA DIRECCION, EN CUANTO A REUNIONES, ENTREVISTAS, EVENTOS Y DEMAS COMPROMISOS RELACIONADOS CON LA GESTION INSTITUCIONAL, SEGUN REQUERIMIENTOS DE INFORMACION.
- BRINDAR APOYO EN LOS PROCESOS DE INSCRIPCION Y MATRICULAS DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS OFERTADOS POR LA ENTIDAD, SEGUN NECESIDADES INSTITUCIONALES.
- CUSTODIAR LOS EXPEDIENTES DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS REMITIDOS POR LOS SUPERVISORES Y LA OFICINA JURIDICA Y REALIZAR LA TRANSFERENCIA DE LOS MISMOS AL ARCHIVO CENTRAL, SEGUN REQUERIMIENTOS LEGALES.
- CUSTODIAR Y ACTUALIZAR LAS HISTORIAS LABORALES DE LOS FUNCIONARIOS VINCULADOS ACTIVOS E INACTIVOS, SEGUN REQUERIMIENTOS INSTITUCIONALES Y NORMATIVOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
- PROGRAMAR LAS DILIGENCIAS DE MENSAJERIA REQUERIDAS EN LA GESTION INSTITUCIONAL, SEGUN REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DE INFORMACION.
- INFORMAR AL RESPONSABLE DEL MANEJO DE LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y FELICITACIONES, LAS SOLICITUDES RECIBIDAS A TRAVES DE LA PAGINA WEB; SEGUN REQUERIMIENTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES.
- GESTIONAR LOS PROCESOS DE CONTRATACION PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS ASIGNADOS, SEGUN NECESIDADES INSTITUCIONALES Y REQUERIMIENTOS LEGALES DE LAS ENTIDADES PUBLICAS.
- PRESENTAR INFORMES DE GESTION EN REUNIONES DEL COMITE DE GESTION DOCUMENTAL, PARA LA TOMA DE DECISIONES SEGUN DIRECTRICES DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL.
- REALIZAR LA MEDICION DE LOS INDICADORES DEFINIDOS DE LA GESTION A CARGO EN EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL, PARA VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO SEGUN REQUERIMIENTOS LEGALES Y DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL.
- GESTIONAR LOS RIESGOS INHERENTES DE LA GESTION A CARGO EN EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL RELACIONADOS CON EL CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA, SEGUN REQUERIMIENTOS LEGALES DE ENTIDADES PUBLICAS
- IMPLEMENTAR LAS ACCIONES IDENTIFICADAS EN PROCESOS DE EVALUACION PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA GESTION, SEGUN REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL.
- APOYAR LA IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL EN LO RELACIONADO CON: REGISTRO Y CONTROL DE INFORMACION DE GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS Y DE LA INFORMACION DIGITALIZADA, ACORDE A LAS DIRECTRICES DEL COMITE INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO Y PRESENTAR INFORMES EN DICHO COMITE.
- CUMPLIR CON LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS SISTEMAS DE GESTION IMPLEMENTADOS EN LA INSTITUCION, SEGUN ROLES Y RESPONSABILIDADES DESIGNADOS DESDE EN CADA UNO DE LOS SISTEMAS, DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL CARGO, REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS DEL PUESTO DE TRABAJO O DESIGNACION DE LA DIRECCION.
- CUMPLIR CON LAS DISPOSICIONES EXISTENTES EN MATERIA DISCIPLINARIA, SOBRE DERECHOS, DEBERES, PROHIBICIONES, INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS INHERENTES AL CARGO.