Estado
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Descripción
PRESTAR APOYO ADMINISTRATIVO AL SECRETARIO DE DESPACHO, CON EL FIN DE CONTRIBUIR A LA EFECTIVA CONDUCCION DE LOS ASUNTOS PROPIOS DE LA DEPENDENCIA, PARA GARANTIZAR UNA DEBIDA PRESTACION DEL SERVICIO, CONFORME A LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS VIGENTES.
Entidad
Alcaldia Ceja Tambo Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 80 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: CURSO MINIMO DE 80 RELACIONADA CON LAS FUNCIONES DEL CARGO.
Requisitos de experiencia
Diez y ocho(18) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y RESPONDER POR LA EXACTITUD DE LOS MISMOS.
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR LA INFORMACION QUE LES SEA SOLICITADA, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO.
- REALIZAR LABORES PROPIAS DE LOS SERVICIOS GENERALES QUE DEMANDE LA INSTITUCION.
- EFECTUAR DILIGENCIAS EXTERNAS CUANDO LAS NECESIDADES DEL SERVICIO LO REQUIERAN.
- ACOMPAÑAR AL SECRETARIO DE DESPACHO EN REUNIONES, JUNTAS Y COMITES QUE CONSIDERE PERTINENTE.
- APOYAR AL SECRETARIO DE DESPACHO EN LA COORDINACION DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LA DEPENDENCIA.
- SERVIR DE CANAL DE COMUNICACION ENTRE EL SECRETARIO DE DESPACHO Y EL PERSONAL ADSCRITO A LA DEPENDENCIA.
- SUMINISTRAR LA INFORMACION REQUERIDA POR PERSONAS, ENTIDADES O DEPENDENCIAS Y EXPEDIR LAS COPIAS DE LOS DOCUMENTOS QUE LE SEAN SOLICITADOS PREVIO VISTO BUENO DEL JEFE INMEDIATO.
- PROPONER METODOS Y PROCEDIMIENTOS TENDIENTES A MEJORAR LA PRESTACION DEL SERVICIO.
- PREPARAR Y ORGANIZAR LOS INFORMES REQUERIDOS POR EL JEFE INMEDIATO.
- RECEPCIONAR LLAMADAS TELEFONICAS, OPERAR LOS MEDIOS TECNICOS DISPONIBLES Y ENTREGAR LOS MENSAJES RESPECTIVOS.
- APOYAR AL PERSONAL DE LA DEPENDENCIA EN LA ELABORACION Y SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS, ASI COMO EN LA TRASCRIPCION Y PRESENTACION DE INFORMES.
- APOYAR LOS TRAMITES ADMINISTRATIVOS QUE REQUIERA LA DEPENDENCIA PARA EL CUMPLIMIENTO DE SU FINALIDAD.
- BRINDAR ATENCION Y ORIENTACION A LOS FUNCIONARIOS SOBRE ASPECTOS RELACIONADOS CON SU DEPENDENCIA.
- BRINDAR APOYO EN LA MEDICION DE LOS INDICADORES DE PROCESO SEGUN LO ESTABLECIDO EN LAS FICHAS DE ESTOS, PROPONIENDO LAS MEJORAS QUE PUEDAN GENERARSE BAJO LA SUPERVISION DE SU JEFE INMEDIATO.
- RECIBIR Y TRAMITAR DECLARACIONES, DENUNCIAS, ACTAS DE AUDIENCIAS Y TODO AQUELLO QUE SE DESPRENDA DE LA ATENCION AL PUBLICO.
- LLEVAR LA AGENDA E INFORMAR A SU INMEDIATO SUPERIOR SOBRE LAS LLAMADAS TELEFONICAS, JUNTAS, REUNIONES Y COMPROMISOS QUE DEBA ATENDER; ASI MISMO, TOMAR NOTA DE RECADOS, LLAMADAS O PROGRAMACIONES QUE SE RELACIONEN CON LOS DEMAS FUNCIONARIOS DE LA SECRETARIA.
- PROBLEMAS RESUELTOS.
- APOYAR LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES (DIGITACION DE MINUTAS, RECOLECCION DE FIRMAS, ENTREGA DE SOLICITUDES DE NECESIDAD Y AQUELLOS QUE SEAN DE INDOLE ASISTENCIAL), BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA CONTRATACION ESTATAL.
- MANTENER ACTUALIZADA LA EXISTENCIA DE UTILES Y MATERIALES DE INSUMO DE LA OFICINA E INFORMAR OPORTUNAMENTE A SU JEFE SOBRE LAS NECESIDADES REQUERIDAS.
- ENVIAR Y RECIBIR LA CORRESPONDENCIA O DOCUMENTOS QUE SE ORIGINAN O INGRESAN A LA OFICINA DE O PARA LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DE LA SECRETARIA, DEL MUNICIPIO O A OTRAS ENTIDADES Y CONTROLAR EL RECIBO CORRECTO POR PARTE DE SU DESTINATARIO.
- REDACTAR Y DIGITAR LA COMUNICACION INTERNA Y EXTERNA DE LA OFICINA.
- MANTENER ACTUALIZADO LAS BASES DE DATOS DE INSTITUCIONES, ASOCIACIONES Y/O PERSONAS NATURALES O JURIDICAS RELACIONADAS CON LA DEPENDENCIA.
- APOYAR EN LA TRANSCRIPCION DE INFORMES DE LOS DIFERENTES CONVENIOS O CONTRATOS QUE SE EJECUTEN EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS.
- CUMPLIR CON LAS FUNCIONES CONTENIDAS EN LA CONSTITUCION, LA LEY, LOS DECRETOS, ORDENANZAS, ACUERDOS, MANUAL DE FUNCIONES, REGLAMENTOS INTERNOS DE LA ENTIDAD MUNICIPAL.
- REALIZAR LAS GESTIONES NECESARIAS A NIVEL ASISTENCIAL, COMO FACTOR CONTRIBUTIVO EN LA EJECUCION DE LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS EN LOS QUE INTERVIENE EN RAZON DEL CARGO.
- CUMPLIR DE MANERA EFECTIVA LA MISION Y LOS OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA A LA QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO Y LA EJECUCION DE LOS PROCESOS EN QUE INTERVIENE EN RAZON DEL CARGO.
- PROPONER, PREPARAR E IMPLEMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS E INSTRUMENTOS REQUERIDOS PARA MEJORAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS A CARGO DE LA ENTIDAD.
- CONTRIBUIR Y GARANTIZAR LA IMPLEMENTACION Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD, SIGO,MIPG,SG-SST, SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, ENTRE OTROS) Y PRESTAR LA COLABORACION Y APOYO NECESARIO QUE GARANTICEN LA PERMANENCIA Y OPERATIVIDAD.
- CUMPLIR CON LAS DISPOSICIONES EXISTENTES EN MATERIA DISCIPLINARIA, SOBRE DERECHOS, DEBERES, PROHIBICIONES, INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES QUE DE ACUERDO A SUS COMPETENCIAS, CALIDADES Y CUALIDADES LE ASIGNE SU SUPERIOR INMEDIATO.