Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
COLABORAR Y APOYAR EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA DEPENDENCIA EN LA QUE SE ENCUENTRE ADSCRITO, MEDIANTE LABORES ADMINISTRATIVAS Y ASISTENCIALES DE TAL MANERA QUE SE GARANTICE LA EFECTIVIDAD DE LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ADMINISTRACION, DANDO CUMPLIMIENTO A LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD.
Entidad
Alcaldia Ceja Tambo Ascenso.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y RESPONDER POR LA EXACTITUD DE LOS MISMOS.
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO (LLEVAR AGENDA, ATENDER LLAMADAS, TOMAR NOTA EN LOS EVENTOS QUE LE SEA REQUERIDO).
- MANTENER ACTUALIZADA LA EXISTENCIA DE UTILES Y MATERIALES DE INSUMO DE LA OFICINA E INFORMAR OPORTUNAMENTE A SU JEFE SOBRE LAS NECESIDADES REQUERIDAS.
- ENVIAR Y RECIBIR LA CORRESPONDENCIA O DOCUMENTOS QUE SE ORIGINAN O INGRESAN A LA OFICINA DE O PARA LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DEL DESPACHO, DEL MUNICIPIO O A OTRAS ENTIDADES Y CONTROLAR EL RECIBO CORRECTO POR PARTE DE SU DESTINATARIO.
- REDACTAR Y DIGITAR LA COMUNICACION INTERNA Y EXTERNA DE LA OFICINA.
- EFECTUAR DILIGENCIAS EXTERNAS CUANDO LAS NECESIDADES DEL SERVICIO LO REQUIERAN.
- APOYAR EN LA COMPRENSION Y LA EJECUCION DE LOS PROCESOS AUXILIARES E INSTRUMENTALES DEL AREA DE DESEMPEÑO Y SUGERIR LAS ALTERNATIVAS DE TRATAMIENTO Y GENERACION DE NUEVOS PROCESOS.
- DISEÑAR, DESARROLLAR Y APLICAR SISTEMAS DE INFORMACION, CLASIFICACION, ACTUALIZACION, MANEJO Y CONSERVACION DE RECURSOS PROPIOS DE LA ORGANIZACION.
- CUMPLIR CON LAS FUNCIONES CONTENIDAS EN LA CONSTITUCION, LA LEY, LOS DECRETOS, ORDENANZAS, ACUERDOS, MANUAL DE FUNCIONES, REGLAMENTOS INTERNOS DE LA CORPORACION MUNICIPAL.
- CUMPLIR DE MANERA EFECTIVA LA MISION Y LOS OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA A LA QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO Y LA EJECUCION DE LOS PROCESOS EN QUE INTERVIENE EN RAZON DEL CARGO.
- PROPONER, PREPARAR E IMPLEMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS E INSTRUMENTOS REQUERIDOS PARA MEJORAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS A CARGO DE LA ENTIDAD.
- RESPONDER POR LA APLICACION DE LOS METODOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y VELAR POR LA CALIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA DEL MISMO.
- DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY 951 DE 2005 O NORMAS QUE LA MODIFIQUEN, RESPECTO A PRESENTAR OPORTUNAMENTE INFORME DE GESTION Y ACTA DE EMPALME, CUANDO SE PRESENTE LA NOVEDAD DE SEPARACION DEL CARGO.
- CONTRIBUIR Y GARANTIZAR LA IMPLEMENTACION Y MEJORAMIENTO DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION DE CALIDAD (SIGO, MIPG, SG-SST, SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, ENTRE OTROS), Y PRESTAR LA COLABORACION Y APOYO NECESARIO QUE GARANTICEN LA PERMANENCIA Y OPERATIVIDAD.
- CUMPLIR CON LAS DISPOSICIONES EXISTENTES EN MATERIA DISCIPLINARIA, SOBRE DERECHOS, DEBERES, PROHIBICIONES, INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES.
- PRESENTAR LOS INFORMES QUE LE SOLICITE SU SUPERIOR EN RELACION CON LOS ASUNTOS A SU CARGO.
- GARANTIZAR LA UTILIZACION ADECUADA DE LOS RECURSOS TECNOLOGICOS, PUESTOS A DISPOSICION PARA EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES.
- CONTRIBUIR A UN AMBIENTE ORGANIZACIONAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO Y ORIENTACION A LA COMUNIDAD.
- ASISTIR Y PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LAS CAPACITACIONES Y ACTIVIDADES PROGRAMADAS POR EL AREA DE GESTION DEL TALENTO HUMANO, TENDIENTES A FORTALECER EL CLIMA ORGANIZACIONAL Y LAS COMPETENCIAS DE LOS EMPLEADOS.
- FORMULAR, EVALUAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES A APLICAR EN SU DEPENDENCIA Y PRESENTAR INFORMES PERIODICOS AL AREA QUE LO REQUIERA.
- LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS Y QUE CORRESPONDAN A LA NATURALEZA DE LOS PROCESOS DE LA DEPENDENCIA O QUE LE SEAN ASIGNADAS POR LA LEY O AUTORIDAD COMPETENTE.
- DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO GENERAL Y DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
- ARCHIVO CENTRAL MUNICIPAL – GESTION DOCUMENTAL
- ATENDER LAS SOLICITUDES DE INFORMACION QUE SE RECIBAN POR DIFERENTES MEDIOS Y RECUPERAR INFORMACION PARA RESPONDER DICHAS SOLICITUDES.
- REALIZAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL TRAMITE DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS QUE EJECUTEN OTROS AUXILIARES ADMINISTRATIVOS.
- EFECTUAR LA RECOLECCION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS Y EXTERNAS EN CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- REALIZAR LABORES DE MENSAJERIA QUE SEAN NECESARIAS DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS POR EL SUPERIOR INMEDIATO.