Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
PLANEAR, ORGANIZAR Y VELAR PORQUE EL FUNCIONAMIENTO Y LA ATENCION AL USUARIO TANTO INTERNO COMO EXTERNO EN LA OFICINA DEL CONCEJO MUNICIPAL, PARA CON ELLO LOGRAR UNA BUENA IMAGEN DE LA PRESTACION DEL SERVICIO.
Entidad
Concejo Marinilla Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Diez y ocho(18) meses de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- VELAR POR EL CORRECTO MANEJO DE LA INFORMACION DE LA SECRETARIA DEL CONCEJO
- COORDINAR ASPECTOS RELATIVOS CON LA AGENDA DIARIA A DESARROLLAR EN LA CORPORACION.
- ATENDER EN FORMA CORRECTA EL CONMUTADOR E INFORMAR OPORTUNAMENTE A LOS CONCEJALES Y AL (LA) SECRETARIO (A) GENERAL SOBRE LAS DIFERENTES LLAMADAS QUE SEAN RECIBIDAS DIARIAMENTE.
- ATENDER A LA COMUNIDAD Y PUBLICO EN GENERAL, QUE VISITAN LA SECRETARIA DEL CONCEJO EN FORMA AMABLE Y CORDIAL, BRINDANDO SIEMPRE UNA INFORMACION CLARA PRECISA.
- LLEVAR UN CORRECTO MANEJO DE LA INFORMACION QUE SE RECIBE EN LA SECRETARIA DEL CONCEJO Y VELAR PORQUE SE ENTREGUE EN FORMA OPORTUNA A SU DESTINATARIO FINAL.
- ATENDER EN FORMA OPORTUNA EL SERVICIO DE FAX DE CONCEJO, VELANDO SIEMPRE PORQUE LA UTILIZACION DE LA MISMA SE HAGA SIGUIENDO LOS PRINCIPIOS DE ECONOMIA, EFICIENCIA Y RACIONABILIDAD
- LLEVAR EN FORMA CORRECTA, ACTUALIZADO Y DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS, EL ARCHIVO DE TODA LA INFORMACION MANEJADA EN LA DEPENDENCIA.
- TRANSCRIBIR DIGITALMENTE LAS CARTAS, INFORMES, ACTAS, RESOLUCIONES, Y OTROS DOCUMENTOS QUE DESIGNE EL PRESIDENTE Y/O SECRETARIO GENERAL.
- CUSTODIAR, ADMINISTRAR Y UTILIZAR EN EJERCICIO DE SUS FUNCIONES LOS BIENES QUE LE SEAN ASIGNADOS POR PARTE DEL CONCEJO, VELANDO SIEMPRE POR EL BUEN MANTENIMIENTO, ESTADO Y PRESENTACION.
- VELAR PORQUE EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO SEA INHERENTE A LAS DIFERENTES FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS QUE DIARIAMENTE DESARROLLA EN FUNCIONAMIENTO CARGO.
- EJECUTAR TRAMITES, SERVICIOS Y PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA ASIGNADA DE ACUERDO CON DIRECTRICES INSTITUCIONALES.
- RECIBIR, CLASIFICAR, RADICAR, VERIFICAR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS, INFORMES Y CORRESPONDENCIA RELACIONADOS CON LA CORPORACION AL IGUAL QUE DISTRIBUIR LOS QUE GENERE PARA LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DEL MUNICIPIO Y OTRAS ENTIDADES EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA.
- ADMINISTRAR EL CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL DEL DESPACHO
- PROYECTAR COMUNICACIONES OFICIALES Y PREPARAR DOCUMENTOS NECESARIOS EN LA GESTION DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA PARA INFORMES, REPORTES, RESPUESTA A SOLICITUDES, ENTRE OTROS
- TOMAR DICTADOS Y ATENDER A LA CORRECTA EJECUCION DE LOS TRABAJOS DE DIGITACION QUE SE PRESENTAN EN LA OFICINA, IGUALMENTE REDACTAR CORRESPONDENCIA, OFICIOS O ELABORAR OTROS DOCUMENTOS QUE DELEGUE EL JEFE INMEDIATO DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES
- APOYAR LA ELABORACION DE INFORMES SOLICITADOS POR LAS ENTIDADES DE CONTROL ADMINISTRATIVO Y FISCAL OPORTUNAMENTE DE ACUERDO CON LAS DIRECTRICES Y LOS FORMATOS REQUERIDOS POR LOS MISMOS.
- PREVER Y SOLICITAR EL APOYO LOGISTICO RUTINARIO PARA LA DEPENDENCIA (PAPELERIA, MANTENIMIENTO, MATERIALES O INSUMOS NECESARIOS PARA LA EJECUCION DE SUS TAREAS)
- IMPLEMENTAR LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS ESTABLECIDOS POR EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, AL IGUAL QUE HACER PARTE DE LOS EQUIPOS DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA ENTIDAD.
- CONSERVAR LOS REGISTROS Y DOCUMENTOS QUE GENERE LA DEPENDENCIA PARA GUARDAR EVIDENCIAS DE LAS ACCIONES DE ACUERDO CON LAS DIRECTRICES DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL.
- HACER LAS VECES DE SECRETARIO (A) GENERAL POR DESIGNACION DE ESTE, DEL PRESIDENTE O DE LA MESA DIRECTIVA, ENTENDIENDOSE CON ESTO EL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ESTABLECIDAS EN EL REGLAMENTO INTERNO DE LA CORPORACION Y LA LEY 136 DE 1994.
- CUMPLIR ESTRICTAMENTE CON LA JORNADA LABORAL ESTABLECIDA EN LA CORPORACION, MANTENIENDO LA OFICINA ABIERTA EN LOS HORARIOS DE ATENCION.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES SEÑALADAS EN LA CONSTITUCION, LA LEY Y LAS DISPOSICIONES QUE DETERMINEN LA ORGANIZACION DE LA ENTIDAD, DE ACUERDO CON EL NIVEL Y LA NATURALEZA DEL CARGO.