Estado
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Descripción
ESTABLECER LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS NECESARIAS AL MANEJO, CUIDADO Y ORGANIZACION EN LA DOCUMENTACION PRODUCIDA POR LA ENTIDAD, DESDE SU ORIGEN HASTA SU DESTINO FINAL, CON EL OBJETO DE FACILITAR SU UTILIZACION Y CONSERVACION, A TRAVES DE LAS TABLAS DE RETENCION.
Entidad
Concejo Rionegro Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 20 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: ARCHIVO. Certificación de 20 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: CURSO EN MANEJOR DE SISTEMAS (WORD, EXCEL, OFFICE). Certificación de 20 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: GESTION DOCUMENTAL.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro(24) meses de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- APLICAR Y ACTUALIZAR LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y DE VALORACION EN LA CORPORACION.
- COLABORAR EN ESCANEAR ACUERDOS Y DEMAS DOCUMENTOS QUE GARANTICEN LA CONSERVACION Y ORGANIZACION DE ESTOS EN EL ARCHIVO DE LA DEPENDENCIA.
- LLEVAR CONTROL ESTRICTO DEL INVENTARIO DEL ARCHIVO, DETERMINANDO ESPECIFICAMENTE LAS UNIDADES DE PRESERVACION DE ESTE, DE TAL MANERA QUE FACILITEN SU CONSULTA.
- CLASIFICAR, DISTRIBUIR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS SEGUN TABLAS DE RETENCION, ASIGNANDO EL RESPECTIVO CODIGO A LAS SERIES, SUBSERIES Y DEMAS.
- VERIFICAR QUE LAS TRD (TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL) Y DE VALORACION CORRESPONDAN A LAS SERIES RESPECTIVAS.
- RECIBIR, RADICAR, SELECCIONAR, CLASIFICAR SEGUN EL TIPO DE LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS O FELICITACIONES ALLEGADAS, BIEN SEA A TRAVES DE MEDIO VIRTUAL O FISICO Y BUZON DE SUGERENCIAS, AL CUAL SE LE DEBE HACER SEGUIMIENTO CADA DOS MESES, ABRIENDO DICHO BUZON EN PRESENCIA DE LOS INTEGRANTES DEL COMITE INSTITUCIONAL DE PLANEACION Y GESTION, A SU VEZ, REALIZAR TRAMITE DE TABULACION, GRAFICOS, INDICADORES Y EL ANALISIS RESPECTIVO.
- REVISAR Y APLICAR TIEMPO DE RETENCION DE SERIES Y SUBSERIES EN EL ARCHIVO DE GESTION PARA REGULAR LAS TRANSFERENCIAS DE LOS DOCUMENTOS A TRAVES DEL TIEMPO, SEGUN TIEMPO DE RETENCION, ESTIPULADOS EN DICHAS TABLAS.
- DILIGENCIAR EL FORMATO UNICO DE AUTORIZACION PARA ELIMINACION DE DOCUMENTOS LLEVANDO A CABO SU APLICACION.
- ORGANIZAR LA DOCUMENTACION, CLASIFICANDO SEGUN TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, ORDENANDO Y ARCHIVANDO EN CADA SITIO DESTINADO SEGUN CLASIFICACION DE LAS SERIES Y SUBSERIES; LOS DOCUMENTOS DEBEN ORDENARSE E INSERTARSE DE MANERA SUCESIVA EN LA CAJA DE ARCHIVO, LLEVANDO EL ORDEN DE LA PRODUCCION EN FORMA DESCENDIENTE QUE MUESTRE LA SECUENCIA HISTORICA DEL ASUNTO O TRAMITE.
- ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS QUE SE DEBEN INTEGRAR AL ARCHIVO EN ORIGINALES, SEGUN NORMATIVIDAD, SEÑALANDO TITULO Y FECHA DE CREACION; ELIMINANDO LAS PIEZAS DOCUMENTALES IDENTICAS QUE TENGAN DUPLICADO O MAS COPIAS, PROCURANDO CONSERVAR SIEMPRE EL MATERIAL ORIGINAL Y MANTENERSE EL INVENTARIO ACTUALIZADO, DIGITALIZADO Y ESCANEADO.
- GARANTIZAR QUE LA DOCUMENTACION GUARDADA EN LAS CAJAS DE ARCHIVO SE CONSERVE EN DISKETTE, CD, USB O DISCO DURO EXTRAIBLE, CONSERVANDOSE EN SU INTEGRIDAD FISICA Y FACILITAR SU LOCALIZACION MEDIANTE ROTULOS, ETIQUETAS O GUIAS, O CUALQUIER OTRO TIPO DE SEÑALIZACION QUE CONTRIBUYA CON ESTE PROPOSITO.
- VELAR POR LA ADECUADA PRESERVACION, CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA DE LOS DOCUMENTOS, SIENDO SU RESPONSABILIDAD LA PERDIDA DE ALGUN DOCUMENTO, COMO TAMBIEN, DEL PRESTAMO DE ACUERDOS, RESOLUCIONES, PROYECTOS Y DEMAS DOCUMENTOS, LOS CUALES DEBEN APARECER DEBIDAMENTE REGISTRADOS; LA PERDIDA O EXTRAVIO DE ALGUN DOCUMENTO, DEBE SER DETECTADA Y CORREGIDA A LA MENOR BREVEDAD E INFORMAR A SU JEFE INMEDIATO, DEJANDO REGISTRO EN LA RESPECTIVA PLANILLA.
- LLEVAR CONTROL DE LA INDIZACION DEL ARCHIVO CONSISTENTE EN DESGLOSAR, ANALIZAR Y RESUMIR EL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS, CON EL OBJETIVO DE ALMACENAR, RECUPERAR Y DIFUSION DE LA INFORMACION, ASI FACILITAR SU RECUPERACION POR MEDIO DE LA REVISION DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO; SELECCIONANDO CORRECTAMENTE LO ARCHIVADO Y TRADUCIENDO A LOS CONCEPTOS LAS TABLAS DE RETENCION.
- REGISTRAR, SOLICITAR Y LLEVAR EL LIBRO RADICADOR DEL CONTROL DE PRESTAMOS DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS, SIENDO RESPONSABLE DEL PRESTAMO Y DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE DOCUMENTOS, LOS CUALES SE DEBEN REALIZAR CORRECTAMENTE.
- SELECCIONAR LA DOCUMENTACION QUE YA CUMPLIO SU VIGENCIA EN EL ARCHIVO DE GESTION PARA ENVIARLO AL ARCHIVO CENTRAL O HISTORICO, SEGUN SU SICLO DE CONSERVACION
- CUMPLIR EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN LA ELIMINACION Y CAMBIO DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTION AL ARCHIVO CENTRAL, TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, DILIGENCIANDO EL FORMATO SEGUN REQUISITOS DE LEY.
- CUMPLIR Y HACER CUMPLIR LOS CONTROLES Y LA REGLAMENTACION PARA LA CONSULTA DE LA GESTION DOCUMENTAL POR PARTE DE LA CORPORACION, DE LA ADMINISTRACION, ENTES DESCENTRALIZADOS Y COMUNIDAD EN GENERAL, CONSERVANDO ESTADISTICAS DE CONSULTA.
- REALIZAR LA MEDICION, ANALISIS Y MEJORA DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL, TAL COMO LO CONTEMPLA LA LEY DE ARCHIVOS.
- CUMPLIR CON LAS NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL.
- MANTENER BUENAS RELACIONES INTERPERSONALES CON EL PERSONAL DE LA CORPORACION, ADMINISTRACION, FUNCIONARIOS Y PUBLICO EN GENERAL.
- CONTRIBUIR Y GENERAR CONCIENCIA EN LA APLICACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE CALIDAD DE MANERA OPORTUNA Y DINAMICA, PARTICIPANDO ACTIVAMENTE EN LOS PROCESOS A QUE HUBIERE LUGAR COMO EN LAS CAPACITACIONES.
- CONOCER Y TENER CLARA LA POLITICA DE CALIDAD Y DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
- PROCURAR POR EL CUIDADO INTEGRAL DE SU SALUD.
- SUMINISTRAR INFORMACION CLARA, COMPLETA Y VERAZ SOBRE SU ESTADO DE SALUD.
- CUMPLIR LAS NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE PROPIAS DE LA CORPORACION.
- PARTICIPAR EN LA PREVENCION DE RIESGOS LABORALES MEDIANTE LAS ACTIVIDADES QUE SE REALICEN EN LA CORPORACION.
- REPORTAR INMEDIATAMENTE TODO ACCIDENTE O INCIDENTE DE TRABAJO.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR EL SECRETARIO (A) Y MESA DIRECTIVA, DE ACUERDO AL NIVEL, NATURALEZA Y AREA DE DESEMPEÑO DEL EMPLEO, FORMACION Y ADIESTRAMIENTO EN EL CARGO.