Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
COLABORAR Y APOYAR AL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA DEPENDENCIA EN LA QUE SE ENCUENTRE ADSCRITO, MEDIANTE LABORES ADMINISTRATIVAS Y ASISTENCIALES DE TAL MANERA QUE SE GARANTICE LA EFECTIVIDAD DE LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, DANDO CUMPLIMIENTO A LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD.
Entidad
Alcaldia Ceja Tambo Ascenso.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro(24) meses de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y RESPONDER POR LA EXACTITUD DE LOS MISMOS.
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR LA INFORMACION QUE LES SEA SOLICITADA, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO.
- EFECTUAR DILIGENCIAS EXTERNAS CUANDO LAS NECESIDADES DEL SERVICIO LO REQUIERAN.
- APOYAR EN LA COMPRENSION Y LA EJECUCION DE LOS PROCESOS AUXILIARES E INSTRUMENTALES DEL AREA DE DESEMPEÑO Y SUGERIR LAS ALTERNATIVAS DE TRATAMIENTO Y GENERACION DE NUEVOS PROCESOS.
- DISEÑAR, DESARROLLAR Y APLICAR SISTEMAS DE INFORMACION, CLASIFICACION, ACTUALIZACION, MANEJO Y CONSERVACION DE RECURSOS PROPIOS DE LA ORGANIZACION.
- CUMPLIR CON LAS FUNCIONES CONTENIDAS EN LA CONSTITUCION, LA LEY, LOS DECRETOS, ORDENANZAS, ACUERDOS, MANUAL DE FUNCIONES, REGLAMENTOS INTERNOS DE LA CORPORACION MUNICIPAL.
- CUMPLIR DE MANERA EFECTIVA LA MISION Y LOS OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA A LA QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO Y LA EJECUCION DE LOS PROCESOS EN QUE INTERVIENE EN RAZON DEL CARGO.
- PROPONER, PREPARAR E IMPLEMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS E INSTRUMENTOS REQUERIDOS PARA MEJORAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS A CARGO DE LA ENTIDAD.
- RESPONDER POR LA APLICACION DE LOS METODOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y VELAR POR LA CALIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA DEL MISMO
- DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY 951 DE 2005 O NORMAS QUE LA MODIFIQUEN, RESPECTO A PRESENTAR OPORTUNAMENTE INFORME DE GESTION Y ACTA DE EMPALME, CUANDO SE PRESENTE LA NOVEDAD DE SEPARACION DEL CARGO.
- CONTRIBUIR Y GARANTIZAR LA IMPLEMENTACION Y MEJORAMIENTO DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION DE CALIDAD (SIGO, MIPG, SG-SST, SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, ENTRE OTROS), Y PRESTAR LA COLABORACION Y APOYO NECESARIO QUE GARANTICEN LA PERMANENCIA Y OPERATIVIDAD.
- CUMPLIR CON LAS DISPOSICIONES EXISTENTES EN MATERIA DISCIPLINARIA, SOBRE DERECHOS, DEBERES, PROHIBICIONES, INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES.
- PRESENTAR LOS INFORMES QUE LE SOLICITE SU SUPERIOR EN RELACION CON LOS ASUNTOS A SU CARGO.
- GARANTIZAR LA UTILIZACION ADECUADA DE LOS RECURSOS TECNOLOGICOS, PUESTOS A DISPOSICION PARA EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES.
- CONTRIBUIR A UN AMBIENTE ORGANIZACIONAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO Y ORIENTACION A LA COMUNIDAD.
- ASISTIR Y PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LAS CAPACITACIONES Y ACTIVIDADES PROGRAMADAS POR EL AREA DE GESTION DEL TALENTO HUMANO, TENDIENTES A FORTALECER EL CLIMA ORGANIZACIONAL Y LAS COMPETENCIAS DE LOS EMPLEADOS.
- FORMULAR, EVALUAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES A APLICAR EN SU DEPENDENCIA Y PRESENTAR INFORMES PERIODICOS AL AREA QUE LO REQUIERA.
- LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS Y QUE CORRESPONDAN A LA NATURALEZA DE LOS PROCESOS DE LA DEPENDENCIA O QUE LE SEAN ASIGNADAS POR LA LEY O AUTORIDAD COMPETENTE.
- ARCHIVO CENTRAL MUNICIPAL
- PRESTAR ASISTENCIA PARA EL ADECUADO MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y PARA LA ORGANIZACION Y PRODUCCION DE LOS DOCUMENTOS CON BASE.
- VELAR PORQUE LOS ARCHIVOS DE GESTION CUMPLAN CON LAS NORMAS LEGALES Y TECNICAS.
- ATENDER LOS SERVICIOS DE CONSULTA A HISTORIADORES, INVESTIGADORES, ESTUDIANTES, DOCENTES Y PUBLICO EN GENERAL.
- CONTROLAR EL RECIBO, ENVIO Y DEVOLUCION DE LOS DOCUMENTOS PRESTADOS PARA CONSULTA A LAS DEPENDENCIAS MUNICIPALES, ELABORANDO LAS CONSTANCIAS Y ANOTACIONES NECESARIAS.
- ELABORAR LAS CERTIFICACIONES QUE SE DEBAN EXPEDIR SOBRE LA EXISTENCIA DE LOS DOCUMENTADOS CONSERVADOS EN EL ARCHIVO.
- ADELANTAR ACTIVIDADES DE ORGANIZACION Y RECUPERACION DE INFORMACION, ASI COMO ATENDER LAS CONSULTAS DEL PUBLICO EXTERNO, RELACIONADA CON EL FONDO DOCUMENTAL DE LA NOTARIA UNICA DE LA CEJA.
- ELABORAR PLANES, PROGRAMAS E INSTRUCTIVOS PROPIOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Y SU IMPLEMENTACION EN LA ENTIDAD.
- PREPARAR Y LLEVAR A CABO PROGRAMAS DE CAPACITACION EN TEMAS NORMATIVOS Y DE APLICACION E IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.
- APOYAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.