Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
APOYAR LA REALIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, ASI COMO LA EJECUCION DE LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS PARA LA CORPORACION MUNICIPAL EN CUMPLIMIENTO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y, PROCURANDO LA OPORTUNA Y DEBIDA PRESTACION DEL SERVICIO.
Entidad
Concejo Bello Ascenso.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro(24) meses de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- APOYAR EN LA LOGISTICA DEL RECINTO DEL CONCEJO, PARA EL DEBIDO DESARROLLO DE LAS SESIONES PLENARIAS Y DE COMISION.
- APOYAR LA PRESENTACION DE INFORMES A LOS ORGANOS DE CONTROL.
- APOYAR EN LA REALIZACION DE EVENTOS Y ACTIVIDADES EXTERNAS DE CONCEJO.
- APOYAR EN LA RECOLECCION DE INFORMACION Y SUBIRLA A LOS SISTEMAS INFORMATICOS QUE EXIJAN LAS NORMAS O QUE SOLICITEN LOS JEFES INMEDIATOS.
- ATENDER EL SERVICIO DE TAQUILLAS O PUESTOS DE ATENCION AL PUBLICO CUANDO SE REQUIERA.
- TABULAR LA INFORMACION QUE LE SEA ENTREGADA Y PRESENTAR LA INFORMACION REQUERIDA.
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO.
- REALIZAR LAS NOTIFICACIONES DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE LE SEAN ASIGNADOS.
- EFECTUAR VISITAS EXTERNAS CUANDO LAS NECESIDADES DEL SERVICIO LO REQUIERAN.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y RESPONDER POR LA EXACTITUD DE ESTOS.
- ATENDER A LOS USUARIOS DE LA DEPENDENCIA DE ACUERDO A LA NECESIDAD PRESENTADA Y ORIENTARLO HACIA OTRA AREA ADMINISTRATIVA EN CASO DE SER NECESARIO.
- REALIZAR LABORES PROPIAS DEL CARGO Y QUE DEMANDE LA INSTITUCION.
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS, PLANOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD.
- RESPONDER POR LOS EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DE OFICINA QUE LE SEAN ASIGNADOS, PROCURANDO SU CUIDADO Y BUEN USO DE ESTOS.
- BRINDAR APOYO AL CONCEJO MUNICIPAL EN LOS DIFERENTES EVENTOS QUE SE REALICEN A NIVEL LOCAL, CUANDO ASI SE REQUIERA.
- DISPONER DEL SOPORTE DOCUMENTAL NECESARIO PARA COMPROBAR LA REALIZACION DE ACTIVIDADES LABORALES REPORTADAS, PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO.
- CUMPLIR CON EL PROCEDIMIENTO DE CONCERTACION DE OBJETIVOS, CONFORME A LAS NORMAS DE EMPLEO PUBLICO.
- CUMPLIR LOS PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES PROPIAS DEL AREA DE DESEMPEÑO, EN FUNCION DE LOS OBJETIVOS Y METAS TRAZADAS EN LOS PLANES DE ACCION DE LA DEPENDENCIA, SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
- LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE Y QUE SEA CONCORDANTES CON LA NATURALEZA Y EL PROPOSITO DEL CARGO.
- EN ARCHIVO:
- APOYAR EL SERVICIO DE LA VENTANILLA UNICA DEL CONCEJO MUNICIPAL, CON EL FIN DE ATENDER AL
- CIUDADANO Y COLABORAR EN LA GESTION DE SU TRAMITE, SERVICIO, SOLICITUD DE INFORMACION Y/O
- ORIENTACION, PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, DENUNCIAS Y SUGERENCIAS REALIZADOS A TRAVES DE
- LOS CANALES DE ATENCION DISPUESTOS POR LA ENTIDAD.
- APOYAR EN LA RADICACION Y CLASIFICACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS Y EXTERNAS,
- LAS CUALES DEBEN SALIR E INGRESAR AL ARCHIVO CON EL DEBIDO CONTROL ESTABLECIDO.
- ATENDER OPORTUNAMENTE Y CON DILIGENCIA LAS CONSULTAS HECHAS POR LOS USUARIOS SOBRE LOS
- DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTREN A SU CARGO.
- APOYAR A LA SECRETARIA GENERAL, EN LA ACTUALIZACION Y CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS DEL
- MANEJO DEL ARCHIVO DE LA
- CORPORACION DE CONFORMIDAD CON LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS.
- LLEVAR ESTADISTICAS DE CONSULTA Y UN ESTRICTO CONTROL DEL PRESTAMO DE LA DOCUMENTACION.
- MANTENER TODA LA DOCUMENTACION QUE ENTRA AL ARCHIVO DEBIDAMENTE ORDENADA Y UBICADA
- DENTRO DEL ESPACIO ASIGNADO PARA CADA SERIE DOCUMENTAL.
- REALIZAR INDICES E INVENTARIO A TODA LA DOCUMENTACION DE LA CORPORACION, PERMITIENDO
- ESTABLECER PROCESOS DE DESCRIPCION PARA LA FACIL RECUPERACION DE TODA LA INFORMACI6N
- EXISTENTE EN EL ARCHIVO TANTO HIST6RICA COMO ADMINISTRATIVA.
- APOYAR EN EL MANTENIMIENTO ACTUALIZADO DEL INVENTARIO DE TODA IA DOCUMENTACI6N, HISTORICA
- EXPEDIDA POR EL CONCEJO DE BELLO DESDE QUE SE INICIO, EL LUGAR ESPECIFICO DONDE SE ENCUENTRA
- EN LA CIUDAD Y SU ESTADO
- APOYAR EN LA APLICACION Y ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, DE
- CONFORMIDAD CON LA NORMA VIGENTE.
- PROPONER A SU JEFE INMEDIATO LA ADOPCION DE NORMAS QUE TIENDAN A LA ORGANIZACION TECNICA
- DEL ARCHIVO, TRATAMIENTOS QUE DEBEN EFECTUARSE A LA DOCUMENTACION HISTORICA PARA SU
- CONSERVACION Y TECNICAS DE RECUPERACION DE LA INFORMACION, EXISTENTE EN EL ARCHIVO TANTO
- HISTORICA COMO ADMINISTRATIVA.
- ACTUALIZARSE CONSTANTEMENTE ACERCA DE LAS DIRECTRICES Y NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA
- NACIONAL Y LIDERAR PROCESOS DE CAPACITACION Y APLICACION PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS DEL
- CONCEJO MUNICIPAL DE BELLO.
- REALIZAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL ARCHIVO, DE SUS SERIES DOCUMENTALES Y
- TODO EL MATERIAL QUE ALLI REPOSA.
- MANTENER PERMANENTEMENTE ACTUALIZADOS LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE SU
- DEPENDENCIA.
- COLABORAR EN EL DESARROLLO DE PLANES, PROGRAMAS Y ACTIVIDADES INHERENTES A SUS PROCESOS
- SERVICIO CORRESPONDENCIA:
- RECOLECTAR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA, DOCUMENTOS Y DEMAS ELEMENTOS DENTRO Y FUERA
- DEL CONCEJO MUNICIPAL, CONFORME A LA PROGRAMACION PREVIAMENTE ESTABLECIDA Y TENIENDO
- EN CUENTA LOS CONTROLES ADOPTADOS.
- SOLICITAR LA FIRMA DE RECIBO DE LOS DESTINATARIOS CUANDO HAYA ENTREGADO DOCUMENTOS Y
- ENTREGAR DICHAS CONSTANCIAS AL ARCHIVO.
- RECORRER PERIODICAMENTE LAS DEPENDENCIAS DEL CONCEJO MUNICIPAL RECOGIENDO LA
- CORRESPONDENCIA Y DEMAS DOCUMENTOS PARA TRASLADARLOS A SU DESTINO.
- RECIBIR, PROGRAMAR Y EJECUTAR LA DUPLICACION DE DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LOS PARAMETROS
- ESTABLECIDOS.
- REVISAR CONSTANTEMENTE LOS SUMINISTROS REQUERIDOS PARA LA DUPLICACION E INFORMAR AL JEFE
- INMEDIATO PARA LA PROVISION DE LOS MISMOS.
- GARANTIZAR LA SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES Y REPRODUCIDOS, AL IGUAL QUE POR EL
- OPORTUNO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL EQUIPO DE DUPLICACION.
- RADICAR Y REALIZAR LA EFECTIVA DISTRIBUCION DE LA DOCUMENTACION.
- ARCHIVAR LA DOCUMENTACION Y ESTAR ATENTO A LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS.