Estado
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Descripción
REALIZAR LABORES DE APOYO EN GESTION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA ENTIDAD, SEGUN DIRECTRICES INSTITUCIONALES Y LEGALES VIGENTES, PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA MISION INSTITUCIONAL.
Entidad
Centro Formacion Integral Trabajo Cefit Envigado Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
NO REQUIERE EXPERIENCIA
Funciones del cargo
- IDENTIFICAR NORMAS LEGALES Y DIRECTRICES INSTITUCIONALES QUE APLICA PARA LA ATENCION DE SOLICITUDES DE INFORMACION, TRAMITES DE LOS USUARIOS Y PARTES INTERESADAS, SEGUN REQUERIMIENTOS DE TIPO LEGAL.
- APOYAR LOS PROCESOS DE INSCRIPCION, MATRICULAS Y SEGUIMIENTOS DE LOS DIFERENTES PROGRAMAS INSTITUCIONALES, CONVENIOS Y CURSOS DE EXTENSION ACADEMICA, ADEMAS DE LA ENTREGA DE FORMATOS REQUERIDOS POR LOS ESTUDIANTES, DOCENTES Y ENTES EXTERNOS Y REGISTRAR INFORMACION EN BASES DE DATOS, SEGUN DIRECTRICES INSTITUCIONALES.
- REALIZAR ATENCION AL PUBLICO VIA TELEFONICA Y DE MANERA PERSONAL, DE INFORMACION RELACIONADA CON PROGRAMAS INSTITUCIONALES, CONVENIOS Y CURSOS DE EXTENSION Y DEMAS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION, SEGUN DIRECTRICES INSTITUCIONALES Y LEGALES.
- APOYAR LA ELABORACION DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA, ELABORACION DE ACTAS, INFORMES Y DEMAS TRAMITES QUE SE GENEREN DESDE LA SUBDIRECCION ACADEMICA EN RAZON DE LAS ACTIVIDADES QUE SE REQUIERAN.
- ARCHIVAR DOCUMENTOS GENERADOS EN LA SUBDIRECCION ACADEMICA Y DOCUMENTOS SOPORTE PARA SU CONSERVACION, SEGUN DIRECTRICES INSTITUCIONALES Y LEGALES.
- REALIZAR EL REGISTRO CORRECTO DE LAS ACCIONES DE FORMACION DE LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS INSTITUCIONALES, CONVENIOS Y CURSOS DE EXTENSION EN EL SISTEMA DE INFORMACION, DE TAL MANERA QUE GARANTICE QUE SE VEAN REFLEJADOS EN LOS REPORTES GENERADOS POR LOS APLICATIVOS SEGUN DIRECTRICES INSTITUCIONALES Y MANEJAR LOS SISTEMAS DE INFORMACION REQUERIDOS POR LA INSTITUCION.
- APOYAR EN LA REALIZACION DE LOS INFORMES ACADEMICOS ESTADISTICOS, CON EL FIN DE GARANTIZAR INFORMACION OPORTUNA DE LA SUBDIRECCION ACADEMICA, SEGUN DIRECTRICES INSTITUCIONALES.
- APOYAR LAS ENCUESTAS DE SATISFACCION DE LA SUBDIRECCION ACADEMICA, DE FORMA TELEFONICA O PERSONAL ADEMAS LA TABULACION DE ESTAS DE ACUERDO A LOS PROGRAMAS, CONVENIOS Y CURSOS DE EXTENSION EJECUTADOS POR LA INSTITUCION.
- BRINDAR APOYO EN AMBAS SEDES DEL CEFIT, EN LA EJECUCION DE LOS PROGRAMAS INSTITUCIONALES, CONVENIOS Y CURSOS DE EXTENSION EN JORNADAS LABORALES DIFERENTES A LAS ESTABLECIDAS EN EL HORARIO LABORAL, PREVIA AUTORIZACION DE LA SUBDIRECCION ACADEMICA Y REVISION DE LA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y DE TALENTO HUMANO, CUMPLIENDO CON LA CONCERTACION DE ACTIVIDADES Y CRONOGRAMA ESTABLECIDO CON LOS RESPONSABLES DE LOS CONVENIOS.
- REALIZAR PROMOCION DE LOS CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON EL BIENESTAR ESTUDIANTIL Y DOCENTES.
- BRINDAR APOYO LA REALIZACION DE ACTIVIDADES CULTURALES, ARTISTICAS, RECREATIVAS O DE SALUD PARA LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS INSTITUCIONALES, CONVENIOS Y CURSOS DE EXTENSION.
- BRINDAR APOYO EN EL AREA DE PRACTICAS LABORALES EN LA REALIZACION DE CARTAS DE PRESENTACION, ACTAS, CONVENIOS, Y DEMAS DOCUMENTOS SOLICITADOS POR LOS ESTUDIANTES Y EMPRESARIOS Y EN LA VERIFICACION DE DOCUMENTOS QUE LLEGAN AL AREA DE PRACTICAS.
- BRINDAR APOYO EN EL AREA DE PRACTICAS LABORALES EN ATENCION AL PUBLICO VIA TELEFONICA, ELECTRONICA Y DE MANERA PERSONAL A LOS ESTUDIANTES Y EMPRESARIOS, SEGUN INFORMACION SOLICITADA Y DIRECTRICES NORMATIVAS.
- REALIZAR LA SOLICITUD DE AFILIACION DE LA ARL DE LOS ESTUDIANTES QUE VAN INICIAR SUS PRACTICAS LABORALES SEGUN DIRECTRICES INSTITUCIONALES, ADEMAS DE VERIFICACIONES DE TERMINACION DE AFILIACION ARL Y SEGUIMIENTO A LAS BASES DE DATOS.
- ARCHIVAR DOCUMENTOS GENERADOS EN EL SUBDIRECCION ACADEMICA Y DESDE EL PROCESO DE PRACTICAS LABORALES, CONVENIOS Y DOCUMENTOS SOPORTE, PARA SU CONSERVACION, SEGUN DIRECTRICES INSTITUCIONALES Y LEGALES.
- REALIZAR DE MANERA CONSTANTE EL CONTROL DE BASES DE DATOS, DE LOS ESTUDIANTES FALTANTES DE VISITAS, SEGUIMIENTOS Y EVALUACIONES FINALES ADEMAS DE LA VERIFICACION DE ESTUDIANTES QUE CUMPLEN CON REQUISITOS PARA PRACTICAS Y AUN NO LA TIENEN.
- REALIZAR LA VERIFICACION DE LAS HOJAS DE VIDA QUE REPOSAN EN LOS ARCHIVOS DEL AREA DE PRACTICAS PARA IDENTIFICAR LA DISPONIBILIDAD DE LOS ESTUDIANTES PARA INICIAR SUS PRACTICAS.
- IMPLEMENTAR LAS ACCIONES IDENTIFICADAS EN PROCESOS DE EVALUACION PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA GESTION, SEGUN REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL.
- APOYAR A PLANEACION EN EL SEGUIMIENTO Y AUDITORIA AL CUMPLIMIENTO DE LA MEDICION DE INDICADORES DEL BALANCE SCORE CARD, RIESGOS, SERVICIOS NO CONFORMES, SEGUIMIENTO DE LAS ACPM Y APOYO EN LA DOCUMENTACION DEL SGI.
- APOYAR A PLANEACION EN EL SEGUIMIENTO Y AUDITORIA AL CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA PARA LAS EVALUACIONES DE SATISFACCION DE CLIENTES Y PARTES INTERESADAS.
- APOYAR LA VERIFICACION DE LOS INFORMES DE ANALISIS DE DATOS EN LOS FORMATOS ESTABLECIDOS Y SU SOCIALIZACION EN LOS COMITES RESPECTIVOS.
- CUMPLIR CON LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS SISTEMAS DE GESTION IMPLEMENTADOS EN LA INSTITUCION, SEGUN ROLES Y RESPONSABILIDADES DESIGNADOS DESDE EN CADA UNO DE LOS SISTEMAS, DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL CARGO, REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS DEL PUESTO DE TRABAJO O DESIGNACION DE LA DIRECCION.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES QUE SEAN ASIGNADAS INHERENTES AL CARGO.