Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
REALIZAR LABORES DE APOYO ADMINISTRATIVO CON EL FIN DE FACILITAR EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES QUE RESPONDAN A LAS EXPECTATIVAS DE CALIDAD Y OPORTUNIDAD EN EL SERVICIO.
Entidad
Politecnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 20 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: CERTIFICAR FORMACION EN AREA DEL CONOCIMIENTO EN ARCHIVISTICA, CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTAC. Certificación de 30 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: CERTIFICACION DE CONOCIMIENTOS EN HERRAMIENTAS OFIMATICAS BASICAS.
Requisitos de experiencia
Ocho(8) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- ORGANIZAR Y REGISTRAR LAS HISTORIAS ACADEMICAS EN LA BASE DE DATOS Y EN LOS ARCHIVOS DISPUESTOS PARA GESTIONAR, CLASIFICAR, ORDENAR, Y CONSERVAR CON EL OBJETO DE PRESERVAR LOS DOCUMENTOS Y FACILITAR LA CONSULTA, ACTUALIZACION Y LA BUSQUEDA SEGUN LOS REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y TECNICOS.
- GESTIONAR LAS CARPETAS DE LAS HISTORIAS ACADEMICAS Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE, SIGUIENDO LAS NORMAS E INSTRUCCIONES PERTINENTES PARA GARANTIZAR SU PRESERVACION Y SU CONSULTA.
- CLASIFICAR LA DOCUMENTACION DEL FONDO DOCUMENTAL POR TIPOLOGIA, DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS TECNICOS PREDETERMINADOS.
- REALIZAR UN CONTROL DE LOS REGISTROS DOCUMENTALES DE LAS HISTORIAS ACADEMICAS, SIGUIENDO LAS CATEGORIAS ESTABLECIDAS.
- DIGITALIZAR DOCUMENTOS DE HISTORIAS ACADEMICAS, LLEVAR EL REGISTRO CORRESPONDIENTE Y ARCHIVO PARA SU CONSULTA Y TRAZABILIDAD INSTITUCIONAL.
- ELABORAR EL INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL EN EL FORMATO RESPECTIVO, DE CONFORMIDAD CON LAS DISPOSICIONES VIGENTES DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y LAS INSTRUCCIONES ARCHIVISTICAS.
- ATENDER REQUERIMIENTOS DE INFORMES, CONSULTAS DE DATOS Y LEVANTAMIENTO DE INFORMACION, PARA LOS FINES ADMINISTRATIVOS DE LA GESTION DOCUMENTAL, ACREDITACION ACADEMICA, INDICADORES INSTITUCIONALES Y LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION SOLICITADOS POR EL MINISTERIO DE EDUCACION, ENTES DE CONTROL Y AREAS ADMINISTRATIVAS EN RAZON DE SUS FUNCIONES.
- ACOMPAÑAR A LA FACULTAD QUE SE LE ASIGNE EN EL INGRESO DE NOTAS DE RECONOCIMIENTOS, VALIDACIONES, SUFICIENCIAS Y CORRECCIONES DE NOTAS QUE CORRESPONDAN; IGUALMENTE TODOS LOS PROCESOS DE ACTUALIZACION DE EXPEDIENTES, NORMATIVAS, PROMEDIOS Y RECONOCIMIENTOS AUTOMATICOS DE LOS ADMITIDOS DE REINGRESOS, GRADUADOS Y TRANSFERENCIAS EXTERNAS, ACTUALIZACION DE EXPEDIENTES, NORMATIVAS, PROMEDIOS Y RECONOCIMIENTOS AUTOMATICOS DE LOS ADMITIDOS DE REINGRESOS, GRADUADOS Y TRANSFERENCIAS EXTERNAS E INTERNAS EN LA PLATAFORMA UNIVERSITAS XXI
- ATENDER AMABLE Y DILIGENTEMENTE AL PUBLICO PRESENCIALMENTE Y NO PRESENCIALMENTE A TRAVES DE LA CUENTA DE CORREO ELECTRONICO QUE SE LE ASIGNE, GARANTIZANDO RESPUESTA A LOS USUARIOS CON UN TIEMPO PROMEDIO DE RESPUESTA INFERIOR A 24 HORAS, EN LO REFERENTE A PROCESOS DE INFORMACION RELATIVA A INFORMES, PQRS, HOMOLOGACIONES, RECONOCIMIENTOS Y TRANSFERENCIAS INTERNAS Y VERIFICACIONES ACADEMICAS.
- INICIAR LA UNIFICACION DE EXPEDIENTES EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL MERCURIO, DE LOS ESTUDIANTES QUE PRESENTAN DUPLICIDAD EN LOS MISMOS, DADO QUE DURANTE SU VIDA ACADEMICA CAMBIAN DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD.
- APOYAR LOS PROCESOS DE MATRICULAS ADMINISTRATIVAS DE ESTUDIANTES NUEVOS, DE REINGRESO, GRADUADOS Y TRANSFERENCIAS EXTERNAS SEGUN SEA EL CASO, MEDIANTE LA DIGITALIZACION DE LOS REQUISITOS PRESENTADOS POR LOS ESTUDIANTES
- ACTUALIZAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS EXPEDIENTES DE LOS ESTUDIANTES EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL MERCURIO, ALMACENANDO LOS DOCUMENTOS QUE SE GENEREN Y QUE HACEN PARTE DE LOS EXPEDIENTES TALES COMO CANCELACIONES, CORRECCIONES DE NOTA, ACTAS DE GRADO, ENTRE OTROS.
- INDEXAR Y CREAR LOS EXPEDIENTES DE LOS ESTUDIANTES QUE INGRESAN A LA INSTITUCION, CON LOS DOCUMENTOS QUE SE CONSTITUYEN EN LOS REQUISITOS DE MATRICULA.