Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
BRINDAR APOYO AL SUPERIOR INMEDIATO Y AL EQUIPO DE TRABAJO EN LA REALIZACION DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, ASISTENCIALES, Y OPERATIVAS, MEDIANTE LA ATENCION, SEGUIMIENTO, REGISTRO Y CONTROL DE TRAMITES, DOCUMENTACION, Y REQUERIMIENTOS DEL AREA DE TRABAJO QUE PERMITAN LA ADECUADA ADMINISTRACION DE LA INFORMACION Y LA ATENCION AL CIUDADANO, APLICANDO LOS PROCEDIMIENTOS RESPECTIVOS PARA LA OPORTUNA Y EFICIENTEMENTE ATENCION A LAS DIRECTRICES INSTITUCIONALES.
Entidad
Alcaldia Marinilla Ascenso.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Quince(15) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- ATENDER AL PUBLICO DE MANERA CORDIAL, PRESENCIAL, VIA TELEFONICA, O VIRTUALMENTE, ESCUCHAR SUS REQUERIMIENTOS Y BRINDAR INFORMACION PRECISA SOBRE SUS NECESIDADES DE ACUERDO CON LOS SERVICIOS QUE SE PRESTAN EN LA DEPENDENCIA A LA CUAL ES ASIGNADO (A) Y OFRECIENDO ADECUADA ORIENTACION RESPECTO A LA ATENCION DE TRAMITES Y SERVICIOS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL.
- APOYAR EN TODAS LAS ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL LOS PROCESOS DE CONTRATACION QUE TIENE EL AREA DONDE SE ENCUENTRA UBICADA.
- EJECUTAR TRAMITES, SERVICIOS Y PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA ASIGNADA DE ACUERDO CON DIRECTRICES INSTITUCIONALES.
- ELABORACION DE ACTAS, PROYECCION DE OFICIOS, MEMORANDOS, COMUNICADOS Y DEMAS ESCRITOS RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA O AREA DE TRABAJO.
- APOYAR LA IMPLEMENTACION DE LAS POLITICAS DISEÑADAS POR LA SECRETARIA O EL AREA DE TRABAJO PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DEL MUNICIPIO.
- RECIBIR, CLASIFICAR, RADICAR, VERIFICAR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS, INFORMES Y CORRESPONDENCIA RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA O EL AREA DE TRABAJO CONFORME LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL AL IGUAL QUE DISTRIBUIR LOS QUE GENERE PARA LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DEL MUNICIPIO Y OTRAS ENTIDADES EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA.
- ADMINISTRAR EL CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL DEL DESPACHO, DEPENDENCIA O AREA DE TRABAJO SI LE ES SOLICITADO.
- PROYECTAR COMUNICACIONES OFICIALES Y PREPARAR DOCUMENTOS NECESARIOS EN LA GESTION DE LA DEPENDENCIA O AREA DE TRABAJO ASIGNADA PARA INFORMES, REPORTES, RESPUESTA A SOLICITUDES, ENTRE OTROS
- APOYAR LA ELABORACION DE INFORMES SOLICITADOS POR LAS ENTIDADES DE CONTROL ADMINISTRATIVO Y FISCAL OPORTUNAMENTE DE ACUERDO CON LAS DIRECTRICES Y LOS FORMATOS REQUERIDOS POR LOS MISMOS.
- PREVER Y SOLICITAR EL APOYO LOGISTICO RUTINARIO PARA LA DEPENDENCIA (PAPELERIA, MANTENIMIENTO, MATERIALES O INSUMOS NECESARIOS PARA LA EJECUCION DE SUS TAREAS)
- IMPLEMENTAR LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS ESTABLECIDOS POR EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, AL IGUAL QUE HACER PARTE DE LOS EQUIPOS DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA ENTIDAD EN LOS QUE SEA INCLUIDO.
- REPORTAR OPORTUNAMENTE A LAS DIFERENTES INSTANCIAS Y EN LOS MEDIOS TECNICOS Y TECNOLOGICOS, ASI COMO SISTEMAS DE INFORMACION Y PLATAFORMAS ESPECIFICAS ESTABLECIDAS PARA ESTOS EFECTOS, LA GESTION CONTRACTUAL Y ESPECIFICA QUE LA DEPENDENCIA O AREA DE TRABAJO DEBE DILIGENCIAR, DE CONFORMIDAD CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LAS DIRECTRICES INSTITUCIONALES.
- MONITOREAR LOS PROCEDIMIENTOS QUE UTILICE PARA EL DESARROLLO NORMAL DE LAS FUNCIONES E INFORMAR OPORTUNAMENTE LOS RESULTADOS AL SUPERIOR INMEDIATO PARA APLICAR LAS ACCIONES NECESARIAS CON EL PROPOSITO DE MEJORAR CONTINUAMENTE LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE ACUERDO CON EL PROCESO DE ANALISIS Y MEJORA.
- CONSERVAR LOS REGISTROS Y DOCUMENTOS QUE GENERE LA DEPENDENCIA PARA GUARDAR EVIDENCIAS DE LAS ACCIONES DE ACUERDO CON LAS DIRECTRICES DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL.
- CUMPLIR CON LOS ROLES, AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES ESTABLECIDAS PARA LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO-SST, SEGUN EL NIVEL Y NATURALEZA DEL CARGO, LAS POLITICAS INSTITUCIONALES Y LA NORMATIVA VIGENTE.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES SEÑALADAS EN LA CONSTITUCION, LA LEY Y LAS NECESIDADES PROPIAS DEL AREA DE TRABAJO A LA QUE PERTENECE, DE ACUERDO CON EL NIVEL Y LA NATURALEZA DEL CARGO.