Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
COLABORAR Y APOYAR EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA DEPENDENCIA EN LA QUE SE ENCUENTRE ADSCRITO, MEDIANTE LABORES ADMINISTRATIVAS Y ASISTENCIALES DE TAL MANERA QUE SE GARANTICE LA EFECTIVIDAD DE LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, DANDO CUMPLIMIENTO A LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD.
Entidad
Alcaldia Ceja Tambo Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: CURSO MINIMO RELACIONADO CON LAS FUNCIONES DEL EMPLEO.
Requisitos de experiencia
Seis(6) meses de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y RESPONDER POR LA EXACTITUD DE LOS MISMOS.
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPEÑO (LLEVAR AGENDA, ATENDER LLAMADAS, TOMAR NOTA EN LOS EVENTOS QUE LE SEA REQUERIDO).
- MANTENER ACTUALIZADA LA EXISTENCIA DE UTILES Y MATERIALES DE INSUMO DE LA OFICINA E INFORMAR OPORTUNAMENTE A SU JEFE SOBRE LAS NECESIDADES REQUERIDAS.
- ENVIAR Y RECIBIR LA CORRESPONDENCIA O DOCUMENTOS QUE SE ORIGINAN O INGRESAN A LA OFICINA DE O PARA LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DEL DESPACHO, DEL MUNICIPIO O A OTRAS ENTIDADES Y CONTROLAR EL RECIBO CORRECTO POR PARTE DE SU DESTINATARIO.
- REDACTAR Y DIGITAR LA COMUNICACION INTERNA Y EXTERNA DE LA OFICINA.
- EFECTUAR DILIGENCIAS EXTERNAS CUANDO LAS NECESIDADES DEL SERVICIO LO REQUIERAN.
- APOYAR EN LA COMPRENSION Y LA EJECUCION DE LOS PROCESOS AUXILIARES E INSTRUMENTALES DEL AREA DE DESEMPEÑO Y SUGERIR LAS ALTERNATIVAS DE TRATAMIENTO Y GENERACION DE NUEVOS PROCESOS.
- DISEÑAR, DESARROLLAR Y APLICAR SISTEMAS DE INFORMACION, CLASIFICACION, ACTUALIZACION, MANEJO Y CONSERVACION DE RECURSOS PROPIOS DE LA ORGANIZACION.
- CUMPLIR CON LAS FUNCIONES CONTENIDAS EN LA CONSTITUCION, LA LEY, LOS DECRETOS, ORDENANZAS, ACUERDOS, MANUAL DE FUNCIONES, REGLAMENTOS INTERNOS DE LA CORPORACION MUNICIPAL.
- CUMPLIR DE MANERA EFECTIVA LA MISION Y LOS OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA A LA QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO Y LA EJECUCION DE LOS PROCESOS EN QUE INTERVIENE EN RAZON DEL CARGO.
- PROPONER, PREPARAR E IMPLEMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS E INSTRUMENTOS REQUERIDOS PARA MEJORAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS A CARGO DE LA ENTIDAD.
- RESPONDER POR LA APLICACION DE LOS METODOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y VELAR POR LA CALIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA DEL MISMO.
- DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY 951 DE 2005 O NORMAS QUE LA MODIFIQUEN, RESPECTO A PRESENTAR OPORTUNAMENTE INFORME DE GESTION Y ACTA DE EMPALME, CUANDO SE PRESENTE LA NOVEDAD DE SEPARACION DEL CARGO.
- CONTRIBUIR Y GARANTIZAR LA IMPLEMENTACION Y MEJORAMIENTO DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION DE CALIDAD (SIGO, MIPG, SG-SST, SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, ENTRE OTROS), Y PRESTAR LA COLABORACION Y APOYO NECESARIO QUE GARANTICEN LA PERMANENCIA Y OPERATIVIDAD.
- CUMPLIR CON LAS DISPOSICIONES EXISTENTES EN MATERIA DISCIPLINARIA, SOBRE DERECHOS, DEBERES, PROHIBICIONES, INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES.
- PRESENTAR LOS INFORMES QUE LE SOLICITE SU SUPERIOR EN RELACION CON LOS ASUNTOS A SU CARGO.
- GARANTIZAR LA UTILIZACION ADECUADA DE LOS RECURSOS TECNOLOGICOS, PUESTOS A DISPOSICION PARA EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES.
- CONTRIBUIR A UN AMBIENTE ORGANIZACIONAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO Y ORIENTACION A LA COMUNIDAD.
- ASISTIR Y PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LAS CAPACITACIONES Y ACTIVIDADES PROGRAMADAS POR EL AREA DE GESTION DEL TALENTO HUMANO, TENDIENTES A FORTALECER EL CLIMA ORGANIZACIONAL Y LAS COMPETENCIAS DE LOS EMPLEADOS.
- FORMULAR, EVALUAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES A APLICAR EN SU DEPENDENCIA Y PRESENTAR INFORMES PERIODICOS AL AREA QUE LO REQUIERA.
- LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS Y QUE CORRESPONDAN A LA NATURALEZA DE LOS PROCESOS DE LA DEPENDENCIA O QUE LE SEAN ASIGNADAS POR LA LEY O AUTORIDAD COMPETENTE.
- EFECTUAR LA RECOLECCION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS Y EXTERNAS EN CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- REVISAR Y CLASIFICAR LAS COMUNICACIONES QUE INGRESEN A VENTANILLA PARA DETERMINAR SU REPARTO Y VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS.
- EFECTUAR EL REPARTO O DISTRIBUCION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES QUE HAN TENIDO SU RESPECTIVO TRAMITE EN LA VENTANILLA DEL ARCHIVO CENTRAL.
- REALIZAR LABORES DE MENSAJERIA QUE SEAN NECESARIAS, DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS POR EL SUPERIOR INMEDIATO.
- ATENDER A LOS USUARIOS EN VENTANILLA UNICA, RECEPCIONANDO Y RADICANDO COMUNICACIONES, ASI COMO BRINDANDO INFORMACION QUE SEA REQUERIDA.
- APOYAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE SE REALICEN EN EL ARCHIVO, CUANDO LE SEA SOLICITADO.
- ORGANIZAR LOS REGISTROS O PLANILLAS QUE SE GENEREN EN VENTANILLA.
- REGISTRAR LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS EN EL MODULO SAIMYR, ESCANEAR LAS QUE SE PRECISEN, ENVIAR POR CORREO ELECTRONICO O INTRANET E IMPRIMIR REGISTROS DE COMUNICACIONES PARA SU TRAMITE DE ENTREGA.