Estado
La convocatoria Antioquia 3 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
REALIZAR LAS ACTIVIDADES Y ACCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVO, COMPLEMENTARIAS DE LAS TAREAS PROPIAS DE LOS NIVELES SUPERIORES PARA EL DESARROLLO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL AREA A LA CUAL SE ENCUENTRA ASIGNADO, TENIENDO EN CUENTA LA APLICACION DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE, LA TECNOLOGIA Y LA MISION Y POLITICAS INSTITUCIONALES.
Entidad
Instituto Deporte Recreacion Aprovechamiento Tiempo Libre Inder Girardota Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: INFORMATICA BASICA O. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION MIPG O. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: MANEJO DE HERRAMIENTAS OFIMATICAS. O. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: CONCEPTOS Y NORMATIVA LEGAL VIGENTE RELACIONADA CON EL CARGO O. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: REDACCION Y ORTOGRAFIA O. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: GESTION DOCUMENTAL O. Certificación de 1 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: ATENCION AL CIUDADANO O.
Requisitos de experiencia
Diez y ocho(18) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD, GARANTIZANDO LA CONSERVACION Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTION.
- LLEVAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE CARACTER TECNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y RESPONDER POR LA EXACTITUD DE LOS MISMOS.
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR LA INFORMACION QUE LES SEA SOLICITADA, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR EL INDER.
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA PROPIA QUE DEMANDE EL INSTITUTO.
- LLEVAR EN FORMA SISTEMATIZADA Y ACTUALIZADA LA INFORMACION QUE LE SEA DELEGADA, ATENDIENDO A LOS PROGRAMAS Y PROCESOS ESTABLECIDOS EN EL AREA A LA CUAL SE ENCUENTRA ASIGNADO.
- HACER SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS ASUNTOS, COMPROMISOS Y EVENTOS QUE LE SEAN DELEGADOS POR SU SUPERIOR INMEDIATO.
- PROPENDER POR EL MANEJO DE LAS BUENAS RELACIONES PUBLICAS DEL AREA DE DESEMPEÑO, TENIENDO EN CUENTA LOS PRINCIPIOS Y POLITICAS APLICABLES A LA ATENCION DEL CIUDADANO Y LOS VALORES ASOCIADOS AL CODIGO DE INTEGRIDAD DE LA ENTIDAD.
- PRESENTAR LOS INFORMES QUE LE SEAN REQUERIDOS SOBRE LAS ACCIONES O ACTIVIDADES QUE LE HAN SIDO DELEGADAS A LAS DIFERENTES ENTIDADES O DEPENDENCIAS.
- PARTICIPAR EN LAS REUNIONES DE TRABAJO Y PRESENTAR LAS OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS QUE BUSQUEN EL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL INSTITUTO.
- CONTRIBUIR Y GARANTIZAR LA IMPLEMENTACION Y MEJORAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE
- GESTION Y MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION, Y SGSST EN EL INDER; ASI COMO EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, ENTRE OTROS.
- BRINDAR APOYO AL EQUIPO DE TRABAJO EN LA SOLUCION DE CONTROVERSIAS Y NECESIDADES QUE SE PRESENTAN PARA EL DESARROLLO OPTIMO DE LAS LABORES.
- ARCHIVAR DE FORMA PERTINENTE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS, Y CONFORME A LA NORMATIVIDAD RELACIONADA CON LA GESTION DE ARCHIVOS, A FIN DE GARANTIZAR DE FORMA ADECUADA LA CUSTODIA Y CONSERVACION DE ESTOS.
- ASISTIR AL JEFE INMEDIATO EN TODO LO QUE ESTE REQUIERA PARA EL CABAL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS FIJADAS POR EL INSTITUTO EN SU PLANEACION ESTRATEGICA INSTITUCIONAL.
- MANTENER DISCRECION Y RESERVA SOBRE LOS ASUNTOS CONFIDENCIALES TRAMITADOS POR LA DIRECCION GENERAL.
- LLEVAR LA AGENDA DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA AL QUE SE ENCUENTRE ASIGNADO DE MANERA ORGANIZADA Y BAJO LOS PARAMETROS FIJADOS POR EL SU JEFE INMEDIATO.
- ATENDER AL PUBLICO Y ORIENTAR AL VISITANTE RESPECTO DE QUIEN O CUAL FUNCIONARIO O AREA PUEDE RESOLVER LA SOLICITUD Y/O PRESTAR EL SERVICIO REQUERIDO.
- RECEPCIONAR, REDIRECCIONAR Y ADELANTAR LA TRANSFERENCIA DE LLAMADAS TELEFONICAS Y CORREOS ELECTRONICOS, TANTO DE USUARIOS INTERNOS COMO EXTERNOS, A FIN DE GARANTIZAR UNA RESPUESTA OPORTUNA EN LOS TERMINOS DE LEY.
- PREPARAR Y PRESENTAR INFORMES, ESCRITOS O CUALQUIER DOCUMENTO QUE LE SEA REQUERIDO, EN LA OPORTUNIDAD Y PERIODICIDAD PREVIAMENTE ESTABLECIDAS, GUARDANDO LAS COPIAS DE SEGURIDAD CORRESPONDIENTES.
- REGISTRAR, COORDINAR Y ORGANIZAR LAS REUNIONES Y DEMAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN EL AREA, DEPENDENCIA O GRUPO DE TRABAJO AL QUE ESTE ASIGNADO.
- ASISTIR AL JEFE INMEDIATO EN LAS REUNIONES, COMITES O MESAS DE TRABAJO QUE LE SEAN DELEGADOS Y ACORDE CON LAS DIRECTRICES IMPARTIDAS.
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LA ADOPCION E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, SISTEMAS DE GESTION, Y MIPG, EN LA ENTIDAD; CON EL FIN DE DAR CUMPLIMIENTO Y UN MEJORAMIENTO CONTINUO EN LA PRESTACION DEL SERVICIO EN TERMINOS DE EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD.
- LAS DEMAS FUNCIONES INHERENTES AL CARGO QUE SEAN ASIGNADAS POR LA NORMATIVIDAD VIGENTE, Y LAS QUE SEAN ASIGNADAS POR SU JEFE INMEDIATO.