Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar labores técnicas relacionadas con los procesos y procedimientos de la gestión documental en la administración municipal, de acuerdo con la normatividad vigente, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
Entidad
Alcaldia Concordia.
Requisitos de estudios
Acreditar el título de formación técnica profesional o tecnológica en gestión documental o archivística y presentar Tarjeta o matricula profesional de archivística o el certificado de inscripción en el Registro Único Profesional según el caso, expedido por el Colegio Colombiano de Archivistas (Artículo 2, Resolución 629 19 de julio de 2018 expedida por el DAFP).
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Elaborar y presentar informes y estadísticas que sean solicitadas al interior de la Alcaldía o requeridas por entidades u organismos externos, teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes, lineamientos y directrices fijadas por autoridad competente.
- Actualizar y mantener las bases de datos que contienen información relativa a los procedimientos atendidos, de acuerdo con los lineamientos establecidos y las instrucciones impartidas; al igual que disponer de manera oportuna y confiable, información tanto física como electrónica que sirva de insumo para la toma de decisiones y la elaboración de informes relativos a la gestión.
- Prestar apoyo oportuno en los procesos de contratación a cargo de la dependencia, según le sean requeridos, conforme a las normas legales vigentes y cumpliendo los procedimientos adoptados en el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.
- Conocer y participar en todos los procesos de formación en SG-SST que sean convocados, brigadas de emergencias, comités de Seguridad y Salud en el Trabajo y Convivencia Laboral, prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la entidad.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene, al igual que reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente que ocurra dentro de las instalaciones de la entidad.
- Contribuir con el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, a través de la participación en la elaboración y actualización de manuales de procesos y procedimientos de la dependencia, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Entidad.
- Las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente que estén acordes con la naturaleza del cargo, el nivel y el área de desempeño.
- Recepcionar, radicar, codificar y distribuir la correspondencia interna y externa que lleguen a la ventanilla única, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la entidad.
- Aplicar las actividades propias de la gestión documental como son la clasificación, ordenación, rotulación, descripción, custodia, préstamo y disposición final, teniendo como instrumento archivístico principal para los procesos de gestión documental las Tablas de Retención Documental de la entidad
- Administrar el archivo central y el archivo histórico para normalizar los procesos propios de la gestión documental de acuerdo a la normatividad vigente.
- Organizar la documentación producida y recibida en las dependencias de la administración municipal, de acuerdo a lo establecido por la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” y el Acuerdo 042 de 2002 y demás normativa vigente expedida por el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrtivo de la Función Pública – DAFP.
- Elaborar el diagnóstico y el plan de acción de gestión documental de acuerdo a los lineamientos establecidos por las entidades del orden Nacional, Departamental y Municipal
- Tramitar los asuntos sometidos a su consideración dentro de los términos establecidos, procurando el mejoramiento continuo en cuanto a oportunidad y calidad.
- Proyectar los actos administrativos, las respuestas para los derechos de petición, demás solicitudes y comunicaciones que le sean asignadas, atendiendo las instrucciones del jefe inmediato y los requerimientos legales e institucionales.