Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
La Unidad de Servicios de archivo y Correspondencia estará a cargo de un funcionario, que será el responsable ante la administración del funcionamiento total de la misma y tendrá a cargo los empleados, alfabetizadores, practicantes que la dependencia requiera.
La Unidad de Archivo y Correspondencia, será encargada del proceso del Manejo Técnico de las Comunicaciones Oficiales, para ello se radicará las comunicaciones oficiales, se clasificaran, se destruirá, se efectuará los recorridos y se enviaran las comunicaciones oficiales.
Entidad
Alcaldia Tarso.
Requisitos de estudios
Mínimo: Terminación y aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y curso específico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo. Máximo: Título de formación técnica o tecnológica en Administración Documental, Archivos, o afines.
Requisitos de experiencia
Experiencia: Mínima de seis (6) meses en gestión documental y archivos.
Funciones del cargo
- Acoger las políticas y directrices del Sistema Nacional de Archivos, a través del Comité de Normalización de técnicas Archivísticas y Consejo Departamental de Archivos
- Conservar, organizar, instalar en los respectivos Fondos Documentales, llevar a cabo la descripción de la documentación para facilitar el acceso de los usuarios
- Propiciar la capacitación de sus empleados en las técnicas y conocimientos que requiera el manejo óptico de la información
- La Unidad de Servicios de archivo y Correspondencia estará a cargo de un funcionario, que será el responsable ante la administración del funcionamiento total de la misma y tendrá a cargo los empleados, alfabetizadores, practicantes que la dependencia requiera
- Darle aplicabilidad a la Implementación y ejecución del Programa de Gestión Documental
- Apoyar las demás labores que se desarrollan en la Secretaría de Hacienda Municipal y que le sean asignadas por su Superior
- Seleccionar anualmente la documentación que haya cumplido su vigencia y plazo precautelativo para su expurgo o conservación definitiva, según las Tablas de Retención Documental, previamente establecidas y aprobadas por la autoridad competente
- Cumplir la función de taquilla única de la Administración Municipal y que consiste en recibir, radicar, enviar y distribuir la Correspondencia de la entidad (Recibida y Despachada).
- Acopiar la documentación producida por la entidad en el trámite y gestión administrativa
- Conservación permanente al archivo Histórico Municipal
- Servir la documentación a los usuarios: Entidad, Comunidad e Investigadores
- Controlar la producción y flujo documental de la Alcaldía y sus dependencias
- Elaborar Instrumentos de Recuperación y difusión – Inventario, Guía etc.
- Los Fondos Históricos pasarán a ser custodiados, para su administración y servicio, por aquella dependencia de la administración municipal cuyas funciones se desarrollan en los ramos educativo y cultural. Corresponderá al personal de la Unidad de Servicios de Archivo y Correspondencia coordinar con dicha dependencia las políticas de transferencia, conservación y adecuada organización de los documentos con valor permanente
- Tramitar con oportunidad los requerimientos sobre información solicitada por sus superiores y por la comunidad
- Acopiar las Colecciones Bibliográficas que requiera el buen desempeño de las funciones y servicios de la administración en general y de la Unidad de Archivo en particular
- Velar por la conservación, integridad y buen estado de los Fondos Documentales que administra
- Definir la riqueza documental del Archivo entre investigadores, docentes estudiantes y comunidad en general, mediante la organización y participación eventos de distinto tipo
- Concertar con instituciones interesadas en los archivos el desarrollo de programas y políticas que tengan que ver con la cualificación de los servicios de archivo y su protección