Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar y complementar las tareas propias de los niveles inferiores, ejecutando actividades y tareas de simple ejecución-ARCHIVO
Entidad
Alcaldia Pintada.
Requisitos de estudios
TITULO DE TECNICO Ó DIPLOMA DE BACHILLER EN CUALQUIER MODALIDAD
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia profesional
Funciones del cargo
- Hacer buen uso de la fotocopiadora llevando una planilla de control de fotocopias por dependencias, hacer el mantenimiento preventivo, utilizarla solo para asuntos oficiales e informar a tiempo al superior inmediato para las reparaciones.
- Remitir al archivo hist�rico la documentaci�n con valor permanente, dando cumplimiento a lo estipulado en las tablas de retenci�n documental.
- Atender y transferir las quejas, reclamos, sugerencias, informaci�n e inquietudes que formulen los usuariosal Secretario de Gobierno, Educaci�n y Servicios Administrativos.
- Codificar e ingresar al archivo los documentos y actos administrativos recibidos o proferidos por la Alcald�a Municipal, el Concejo Municipal, las Secretar�as y oficinas en general; aplicando los m�todos y procedimientos de gesti�n documental y las tablas de retenci�n
- Elaborar el informe trimestral relacionado con las quejas y reclamos para presentar al Alcalde Municipal.
- Coordinar las funciones de archivo con las dem�s dependencias de la administraci�n municipal, para que los documentos sean remitidos en tiempo oportuno para su tr�mite, organizaci�n y custodia.
- Aplicar la normatividad vigente en materia de gesti�n documental.
- Propiciar y divulgar las acciones de su competencia relacionadas con el procedimiento para la atenci�n de quejas y reclamos.
- Guardar absoluta reserva de la informaci�n administrada en la dependencia.
- Las dem�s que le sean asignadas por el superior inmediato para atender otros procesos, siempre y cuando guarden concordancia con el cargo o corresponda a la planta global.
- Atender las consultas e inquietudes que se presenten en el Punto de Informaci�n del usuario.
- Responder por la conservaci�n y uso correcto de los equipos, muebles, enseres documentos y dem�s bienes a su cargo.
- Dar cumplimiento al reglamento interno de trabajo.
- Suministrar a la comunidad informaci�n y orientaci�n sobre los documentos que le soliciten.
- Coordinar el buen env�o y recibo de la documentaci�n de car�cter oficial relacionada con el Municipio, el Departamento y la Naci�n.
- Mantener actualizada la gu�a de archivo y cat�logo de asuntos.
- Indicar el procedimiento para la soluci�n de quejas, reclamos, sugerencias, informaci�n e inquietudes de los clientes.
- Prestar el servicio de fotocopias para todas las dependencias.
- Participar en los grupos de trabajo que sean creados por la Administraci�n Municipal para el desarrollo de actividades espec�ficas y aceptar funciones de coordinaci�n, apoyo y/o dependencia donde sea requerido
- Servir de instancia de enlace con las dem�s dependencias de la Administraci�n Municipal con el objeto de garantizar una atenci�n oportuna y eficiente al usuario.
- Conservar, organizar y describir dicha documentaci�n para facilitar un buen manejo del archivo.
- Velar por la conservaci�n, integridad y buen estado de los fondos documentales que Administra la oficina de archivo y correspondencia
- Mantener organizado y actualizado el archivo principal, propiciando que se responda a tiempo la correspondencia recibida.
- Gesti�n Documental.
- Hacer el seguimiento al tr�mite de las quejas y reclamos.
- Seleccionar anualmente la documentaci�n que haya cumplido su vigencia y plazo precautelativo para su expurgo o conservaci�n definitiva, seg�n las tablas de retenci�n previamente establecidas y aprobadas por las autoridades competentes.
- Participar en los grupos de trabajo que para el desarrollo de actividades espec�ficas sean creados por la Administraci�n Municipal y aceptar funciones de coordinaci�n , apoyo y/o dependencia en cada uno de esos grupos