Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Brindar apoyo técnico en la actualización y mantenimiento de los procesos y procedimientos derivados de la gestión documental, para garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente.
Entidad
Alcaldia Salgar Antioquia.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad y curso específico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo.
Equivalencias:
- articulo 25 del decreto 785 de 2005
Requisitos de experiencia
Un (1) año de experiencia específica o relacionada.
Equivalencias:
- articulo 25 del decreto 785 de 2005
Funciones del cargo
- Administrar y articular la gestión de las PQRS que se reciben en la Administración Municipal.
- Diseñar los reglamentos que sistematizan la organización y funcionamiento del archivo; así como los que regulan la consulta, servicios y préstamos de documentos a los órganos que lo requieran; ajustados a las normas vigentes.
- Llevar a cabo los procesos y procedimientos de la Dependencia, procurando la racionalización de trámites y el buen uso de los equipos.
- Componer comisiones de trabajo, evaluación de documentación, accesibilidad con el fin de corresponsabilizar a los servidores públicos en la toma de decisiones referidas a la gestión de los documentos.
- Aplicar la disposición final de los documentos de acuerdo con las Tablas de Retención y/o Valoración Documental.
- Custodiar y conservar la información documental de acuerdo con las tablas establecidas y participar en la elaboración de propuestas tendientes al mejoramiento del servicio en la dependencia y en la custodia de los documentos para tramitar o archivar.
- Administrar las comunicaciones oficiales de la entidad y Clasificar la correspondencia, distribuirla a las diferentes dependencias y llevar su correspondiente control.
- Colaborar en el desarrollo de actividades y eventos que realice la Secretaría, para el cumplimiento de sus objetivos.
- Documentar los procesos de la dependencia acorde con los lineamientos del Sistema de Gestión definidos por las normas internas y externas adoptadas en la Administración Municipal
- Elaborar, radicar y despachar los documentos inherentes al cargo, con el fin de lograr la eficiencia y contribuir a los resultados de la Oficina.
- Preparar para aprobación por la Comisión de Archivo o la que haga sus veces, los reglamentos, ajustados a las normas vigentes, que se requieran para el acceso a la documentación.
- Realizar préstamos de la documentación utilizando los mecanismos establecidos para su entrega y velar por su pronta recuperación.
- Atender la ventanilla única de atención ciudadana.
- Proponer y coordinar el sistema de documentación integral de los documentos de la Administración Municipal.
- Coadyuvar en la implementación del sistema de aplicación de tablas de retención documental y demás instrumentos archivísticos, conforme a los procedimientos establecidos en la Ley y en los reglamentos.
- Guardar absoluta reserva sobre todos los documentos que se reciban y se generen en su área de gestión.
- Coordinar los proyectos orientados a mantener el Centro archivístico y propender por una comunicación interadministrativa con las entidades públicas y privadas que presten servicio público, con el objeto de facilitar el sistema de organización documental de la Administración Municipal.
- Mantener organizado y actualizado el archivo tanto el Central como el Histórico o cultural del Municipio.
- Liderar los procesos de capacitación para formación del personal de la administración, responsables de los archivos de gestión, de acuerdo con el Sistema Integral de Organización de la Documentación.
- Organizar, dirigir y coordinar la metodología de producción y organización documental en el archivo, en relación con el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de descripción y preservación de documentos, tablas de valoración, documental, accesibilidad y consulta de documentación.
- Formular estrategias de accesibilidad de la información institucional con base en necesidades y requerimientos de las instituciones y ciudadanos.
- Atender las consultas sobre información documental, microfilmada y física que realicen los usuarios, suministrando la información con la debida autorización y de acuerdo con los procedimientos establecidos por las normas vigentes.
- Orientar y coordinar la distribución de los documentos internos y externos con la persona natural o jurídica responsable de la mensajería que ingresa los documentos a la entidad.
- Promover la cultura de Autocontrol, Autoevaluación y Autogestión en todas las funciones que realice.