Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar información del área, para personal interno y externo, aplicando el sistema de gestión documental y atención al público.
Entidad
Gobernacion Guainia.
Requisitos de estudios
Titulo o diploma de bachiller y curso de secretaria de mínimo de intensidad de ochenta (80) horas; conocimientos de sistemas operativos Windows
Requisitos de experiencia
doce meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Mantener actualizado y en orden el archivo de la dependencia observando las normas establecidas.
- Velar por la adecuada presentación de la oficina.
- Enviar, recibir y controlar los documentos transmitidos por medio del fax.
- Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones que llegue al despacho.
- Recepciones de las inquietudes de la comunidad e informar al jefe inmediato.
- Apoyar al superior inmediato de las tareas que éste asigne relacionadas con las funciones propias de la dependencia.
- Guardar la debida reserva sobre el contenido de los documentos e información que le sean confiados en función de su trabajo.
- Cumplir con el reglamento interno y disciplinario y demás normas que imparta la administración departamental.
- Las demás funciones que le sean asignadas y las que se den por las necesidades del servicio, acordes con la naturaleza del cargo
- Atender personal y telefónicamente al público, suministrar la información necesaria y concertar las reuniones pertinentes y solicitadas por el jefe inmediato.
- Transcribir los oficios, memorandos, informes lo mismo que los asuntos tratados en reuniones o conferencias.
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de internet.
- Atender y efectuar las llamadas telefónicas, tomar los mensajes y transmitirlos al jefe inmediato.
- Elaborar las requisiciones de papelería, elementos y útiles de escritorio que se requieran para el despacho.
- Llevar la agenda del jefe inmediato y recordar su cumplimiento.