Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades y aplicar sus conocimientos y habilidades en la gestión administrativa que requieren los trámites y procedimientos de la Dependencia; así como en la atención de los usuarios de la misma procurando la oportuno y eficiente prestación del servicio.
Entidad
Alcaldia Bello.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Asistir al Secretario de Despacho en la recepción de visitas, el manejo del archivo documental y la administración de correspondencia.
- Recibir, revisar, registrar, distribuir y controlar correspondencia y documentos que recibe la Dependencia y, verificar que esta sea debidamente respondida para proceder con su archivo de acuerdo a los procedimientos definidos.
- Registrar en la agenda del Secretario de Despacho, los compromisos que deba cumplir, y verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones.
- Solicitar oportunamente los insumos e implementos requeridos para el normal funcionamiento del despacho.
- Atender y dar respuesta oportuna y eficaz a las los usuarios de la Dependencia de forma presencial, telefónica o electrónica; de conformidad con los procedimientos establecidos a fin de brindar orientación, información, facilitar la comunicación y la prestación del servicio.
- Transcribir información necesaria para la producción de informes y demás documentos requeridos en la Dependencia de manera correcta y oportuna.
- Preparar y organizar la información que debe presentar el Secretario de Despacho.
- Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de los procesos, procedimientos y actividades donde interviene el Secretario de Despacho.
- Llevar el control de los actos administrativos emitidos por la Secretaría de Educación.
- Identificar e informar oportunamente al Secretario de Despacho los requerimientos y alternativas de solución a las necesidades que se presenten para el buen funcionamiento de los procesos y recursos encomendados.
- Participar activamente en los procesos del Sistema Integrado de Gestión, de conformidad con las directrices establecidas para garantizar su implementación y sostenimiento.
- Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la elaboración de estudios e investigaciones que se realicen.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato, las que reciba por delegación y aquellas inherentes a las que desarrolla la dependencia.
- Apoyar al Secretario de Despacho en la preparación y presentación de informes.
- Asistir al Secretario de despacho, en el desarrollo de las actividades que deba realizar, para el cumplimiento misional de la Secretaría.
- Disponer del soporte documental necesario para comprobar la realización de actividades laborales reportadas y como evidencia para la evaluación del desempeño.
- Actualizar, seleccionar, archivar, controlar y custodiar los diferentes documentos, libros, registros que recibe y procesa la Dependencia.
- Mantener informado al Secretario de Despacho de las novedades que se presenten en el desarrollo de los procesos y suministrar la información que se requiera para la toma de decisiones.
- Apoyar la organización, preparación logística y realización de actividades programadas en la dependencia, con el fin de facilitar su buen desarrollo.
- Efectuar diligencias externas y actividades de mensajería cuando las necesidades del servicio lo requieran.