Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades de asistencia y apoyo administrativo de las tareas propias de los niveles superiores, así como de administración de la información general para el personal interno y externo aplicando el sistema de gestión documental
Entidad
Agencia Educacion Superior Medellin Sapiencia.
Requisitos de estudios
Título bachiller en cualquier modalidad. Formación en informática básica y digitación
Equivalencias:
- Para el cargo se aplicarán las equivalencias, de conformidad con el artículo 25 de decreto 785 de 2005.
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia laboral relacionada
Equivalencias:
- Para el cargo se aplicarán las equivalencias, de conformidad con el artículo 25 de decreto 785 de 2005.
Funciones del cargo
- Mantener actualizado el directorio telefónico del jefe de la dependencia.
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas y asimilados y manejar aplicativos de internet. .
- Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina y mantenerlo al día.
- Atender personal y telefónicamente al público y fijar las entrevistas que sean autorizadas por el jefe.
- Apoyar y adelantar la clasificación y custodia de la documentación derivada de los procesos realizados en el ejercicio del cargo según lineamientos de la Agencia.
- Efectuar el seguimiento y recomendaciones necesarias mediante la adopción de técnicas apropiadas que permitan el mejoramiento continuo de los procesos de la dependencia.
- Manejar con discreción la información y la correspondencia del jefe de la dependencia.
- Responder por los bienes muebles a cargo y garantizar su uso adecuado, según las normas y los procedimientos establecidos por la Agencia.
- Atender las consultas, reclamos y solicitudes formuladas, con el fin de resolverlas y darles el trámite correspondiente.
- Tomar nota y transcribir la información que le asigne el Jefe inmediato, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Contribuir en la implementación del Sistema Integral de gestión de la calidad, desde su conocimiento específico y desde los procesos en los que participa, para garantizar la mejora.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por su superior jerárquico de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Recibir, radicar, clasificar y archivar la correspondencia para la firma del jefe y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones, aplicando el Sistema de Gestión Documental
- Apoyar administrativamente las reuniones que se realicen en la agencia, especialmente las programadas con la asistencia del Director General.
- Llevar la agenda de reuniones y eventos del jefe y la entidad y recordar los compromisos.
- Tramitar los pedidos de útiles y papelería de la oficina.