Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar actividades secretariales aplicando técnicas modernas de gestión, con el fin de garantizar la calidad y la oportunidad en la atención a los diferentes públicos
Entidad
Instituto Departamental Deportes Antioquia.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad y curso de secretariado.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia Relacionada.
Funciones del cargo
- Participar en la organización y disposición de materiales, equipos, instalaciones y demás aspectos que se requieran para la celebración de los eventos de carácter Institucional.
- Elaborar documentos en procesador de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones en software relacionado, manejar aplicativos de internet, con el propósito de ser eficaz y eficiente en el desarrollo de sus funciones.
- Atender público, personal y telefónicamente para suministrar información correcta sobre los asuntos de la Dependencia.
- Velar por la adecuada presentación de la Dependencia y responder por el estado y conservación de los equipos y elementos bajo su responsabilidad.
- Coordinar las actividades de recepción, control y entrega de la correspondencia del Jefe de la dependencia, de acuerdo con las normas correspondientes, con el fin de garantizar un adecuado manejo de la información.
- Redactar y transcribir oficios, resoluciones, informes, memorandos y demás documentación que contenga información necesaria para el jefe inmediato, siguiendo los procedimientos establecidos.
- Las demás asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño
- Observar la confidencialidad exigida sobre los asuntos, documentos y demás información a la que tenga acceso en desarrollo de sus funciones.
- Recibir, clasificar, archivar, radicar y distribuir, adecuadamente y actualizar el registro y control de los documentos que lleguen o se originen en la dependencia, de acuerdo a las tablas de retención documental y en general la normatividad vigente, con el fin de brindar el apoyo administrativo requerido por los niveles superiores.
- Velar por el adecuado cumplimiento de la gestión documental, inherente a las funciones del cargo.
- Mantener actualizado y organizado el inventario de los bienes de consumo requeridos en la Dependencia, para evitar que se presenten deficiencias en la ejecución de los procesos.
- Contribuir al mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la calidad y del sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo a través de la participación en todas las actividades, estrategias y programas lideradas por la oficina de Talento humano y la Oficina Asesora de planeación.
- Suministrar la información pertinente a las personas autorizadas sobre asuntos relacionados con la dependencia.
- Informar a su Jefe Inmediato sobre la programación de citas, comités, reuniones y demás actividades que se presenten, para garantizar el cumplimiento oportuno a las mismas.
- Recibir y hacer llamadas telefónicas y operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes a sus destinatarios en forma oportuna y con registro de la gestión.