Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Llevar a cabo los procesos de comunicaciones de la Secretaría de Educación con el fin de mantener informada a la comunidad educativa y público en general de los planes, programas y proyectos, además de la información generada por la ejecución de cada uno de los procesos.
Entidad
Alcaldia Sahagun.
Requisitos de estudios
Titulo Profesional en Comunicación Social, relaciones Publicas o licenciado en Español
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- generar la repuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y corresdpondencia enviada por los ciudadanos relacionada con su área de funciones
- Evaluar el cumplimiento del plan de comunicaciones y el desarrollo de las comunicaciones no programadas con el fin de tomar acciones correctivas que permitan llevar de manera clara y oportuna la informacion al publico objetivo.
- Presentar al comite de comunicaciones una propuesta sobre la informacion a la que se le puede medir el impacto para que sea validada y aprobada como poblacion objeto de la medicion del impacto
- Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del despacho, para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retencion documental.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- prestar apoyo tactico y de cordinacion para asegurar que las actividades asignadas al despacho de la secretaria y asociadas con la ejecucion de los procesos se realicen en las fechas y parametros acordados.
- Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
- Aplicar los instrumentos definidos por el comite de comunicaciones, organizar la tabulacion y entregar los resultados de la medicion de impacto
- Realizar la transferencia secundaria de los documento, despues de haber cumplido el tiempo de retencion con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
- Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para elimienar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en el proceso con el fin de garantizar la calidad del servicio y mejoramiento continuo de la SEM
- Apoyar operativamente el desarrollo de los procesos procedimientos y actividades donde interviene el secretario de educacion
- preparar los planes de accion del area teniendop en cuenta los objetivos de cada uno y los programas y proyectos de la secretaria con la coordinación y aprobación del area de planeacion para verificar, ordenar y coordinar las acciones, proyectos y recursos que se van ha desarrollar en la vigencia y dar cumpliento a las metas previstas en el plan que son de su competencia.
- Comunicar citacion a audiencia de conciliación.
- Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Comunicaciones.
- Gestionar el desarrollo del plan de comunicaciones de la SEM, con el fin de contar con una herramienta que permita guiar el desarrollo de las comunicaciones de la entidad, entregando de manera oportuna clara y veraz la informacion de interes general y particular a la comunidad educativa y publico en general.
- Recibir las solicitudes y la correspondencia de la dependencia encargada para ello o de las áreas de la secretaria cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su tramite o respuesta, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las respuestas y enviar a la dependencia encargada de la distribucion para su respectivo envio al destinatario.
- Revisar sistematicamente contenidos y asegurar las actualizaciones realizadas a la pagina web de la secretaria de educacion
- Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas de auditoria o revision, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periodicos.
- coordinar, supervisar y controlar los asuntos relacionados con las comunicaciones institucionales de secretaria de educacion
- llevar el control de los actos administrativos emitidos por la secretaria de educación
- Las demás funciones descritas para éste cargo, corresponden al soporte operativo y la asistencia prestada al secretario de Educación para el desarrollo de las labores asociadas con la ejecución de los diferentes procesos:
- *Registrar en la agenda del secretario de educación los compromisos que deba cumplir.
- *Preparar y organizar la inforación que debe presentar el secreatario de educación.
- *Asistir al secretario de despacho, en el desarrollo de las actividades que deba realizar para el cumplimiento misional de la secretaria.
- *Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del secretario de despacho.
- *Solicitar oportunamente los insumos requeridos para el normal funcionamiento deñl despacho.
- *Recibir llamadas telefonicas, operar los medios tecnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos.
- *Apoyar al secretario de despacho en la ubicacion de archivos y documentos requeridos para el normal desempeño de las funciones.
- *Apoyar al secdretario de despacho en la preparacion y presentación de informes.
- *Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la elaboración de estudios e investigaciones que se realicen.
- *Prestar apoyo logístico al secretario de despacho.
- *Aplicar los métodos, tecnología y procedimientos que garanticen la eficacia y eficiencia en el desarrollo de las tareas propias del cargo.
- *Mantener informado al secretario de despacho de todos los procesos que se desarrollen normalmente y suministrar la información que se requiera para la toma de decisiones.
- Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.