Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades y acciones de apoyo administrativo y asistencial oportunamente, complementarias de las tareas propias en lo referente a la atención al ciudadano, manejo de correspondencia, control de archivo y trámites administrativos para el desarrollo de la gestión administrativa del área funcional a la cual se encuentra asignado procurando un buen funcionamiento, teniendo en cuenta la aplicación de la normatividad vigente, el uso de la tecnología y la misión y políticas institucionales.
Entidad
Alcaldia Arauca.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Alternativas:
- Aprobación de educación básica primaria.
Requisitos de experiencia
Treinta y seis (36) meses de experiencia laboral
Alternativas:
- Cuarenta y dos (42) meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Adelantar acciones para la consecuci�n de informaci�n y documentos indispensables para la elaboraci�n de estudios de proyectos y programas de la dependencia de acuerdo con las instrucciones que se impartan.
- Llevar registro, archivo y control de los documentos de la dependencia aplicando el Sistema de Gesti�n Documental, protegiendo la memoria institucional de acuerdo con los procedimientos determinados
- Ejecutar labores de digitaci�n, actualizaci�n de la informaci�n de los procesos adelantados por la secretaria o el �rea de conformidad con la normatividad vigente. En los casos que se utilice un aplicativo en particular, recibir, revisar y digitar en los campos correspondientes del sistema de informaci�n que maneje la dependencia, los datos que deben ser integrados y que sean derivados de la ejecuci�n de los procesos a cargo de la dependencia, de acuerdo a los manuales de usuario o instrucciones impartidas por su superior inmediato.
- Proyectar, elaborar, y transcribir oficios, certificaciones, actos administrativos y dem�s documentos oportunamente ordenados por quien ejerza la supervisi�n inmediata donde presta los servicios y controlar su recibo por parte del destinatario. As� como asegurar los tr�mites de documentaci�n para la firma, informes solicitados por las dem�s Oficinas, entes de control, o, los que se le soliciten dentro de la Misi�n de la dependencia.
- Cumplir los procedimientos asignados conforme al modelo de procesos y la ficha de caracterizaci�n correspondiente contenida en el manual de procesos a trav�s de la medici�n, an�lisis y toma de acciones provenientes de los resultados de los indicadores de gesti�n, control de producto no conforme, control de riesgo del proceso y toma de acciones correctivas y de mejora y los dem�s que se incluyan conforme a las actualizaciones del modelo de procesos, las caracterizaciones y sus procedimientos.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad aplicando el Sistema de Gesti�n Documental y manteniendo actualizado y depurado el sistema de informaci�n y registro de correspondencia, en lo relativo con crear el asunto, dar tr�mite, solucionar, efectuar seguimiento y finalizar procesos relacionados con el aplicativo de la administraci�n; para el uso de los aplicativos deber� vigilar por el adecuado manejo de la informaci�n y reserva de las claves de acceso asignadas como usuario de los mismos.
- Colaborar con la log�stica necesaria para llevar a cabo reuniones de la dependencia y llevar el control de las actas de acuerdo con los criterios definidos.
- Realizar un adecuado uso y manejo de los usuarios y claves de los sistemas de informaci�n conforme las pol�ticas de seguridad y privacidad de la informaci�n
- Atender y orientar al p�blico, empleados y usuarios en forma personal, virtual y telef�nicamente para suministrar la informaci�n general que requieran, de acuerdo con las actividades y servicios propios de cada dependencia, de conformidad con los procedimientos establecidos as� como coordinar el proceso de respuesta a las PQRS que se reciban en la dependencia y deban ser atendidas por medio escrito o virtual.
- Colaborar a quien ejerza la supervisi�n inmediata en la elaboraci�n de su agenda de trabajo y mantenerlo informado sobre los compromisos oficiales y su asistencia a reuniones y apoyar la elaboraci�n de informes destinados a �rganos de control o administrativos de todos los niveles de la administraci�n p�blica bajo los par�metros establecidos
- Desempe�ar las dem�s funciones establecidas por quien ejerza la supervisi�n inmediata, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y/o al �rea al cual sea asignado.