Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Responder ante su respectivo jefe, por la correcta y oportuna ejecución de los trabajos en computador, de atender eficiente, cortes y adecuadamente, el teléfono y al público interno y externo que ingrese a la oficina. Llevar conforme a las normas establecidas, o las instrucciones que hayan sido impartidos por su superior, el archivo del municipio.
Entidad
Alcaldia San Jose Palmar.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad o técnico en sistemas, acreditar curso de formación en gestión documental.
Alternativas:
- Terminación y aprobación de Educación Básica Secundaria y formación complementaria asociada a las funciones del cargo, técnico en sistemas, acreditar curso de formación en gestión documental.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral relacionada con el cargo.
Alternativas:
- Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral relacionada con el cargo.
Funciones del cargo
- Manejo de correspondencia, verificar firmas, anexos y n�meros de copias y asignar la numeraci�n consecutiva, fecha, radicar en hoja de registro diario (planilla de control) y empaqueta correspondencia.
- Mantener descripci�n y reservas sobre asuntos tramitados en la depend�a y sobre lo que conozca en raz�n de sus labores.
- Recibir y despachar la correspondencia, solicitudes y documentos de la oficina de acuerdo con las instrucciones impartidas y los procedimientos adoptados.
- Propender por la buena presentaci�n de la oficina de la dependencia asignada.
- Elaborar mensualmente las planillas de autoliquidaci�n de seguridad social y de pensi�n de los servidores p�blicos.
- Archivar diariamente las copias y los registros f�sicos y magn�ticos de las respuestas de los oficios enviados y recibidos por la Administraci�n.
- Proporcionar a los funcionarios de la Alcald�a Municipal la asistencia operativa en el funcionamiento del sistema general de archivo.
- Desempe�ar las funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato.
- Transcribir todo topo de oficios y documentos que deban producirse en la dependencia asignada.
- Solicitar oportunamente y al funcionario competente la solicitud de los elementos requeridos por la dependencia para su normal funcionamiento.
- Darle tramite a los documentos solicitados por su jefe inmediato de manera diligente y oportuna.
- Registrar, recibir y archivar t�cnicamente la correspondencia que llega o salga de la dependencia (oficina �nica).
- Expedir certificados, constancias y dem�s requerimientos que se realicen de acuerdo a las normas legales y teniendo en cuenta los archivos.
- Recibir, tramitar y entregar certificaciones laborales con liquidación de cesantias de acuerdo a la documentación presentada en la dependencia, por funcionarios y ex funcionarios.
- Clasificar y archivar t�cnicamente los documentos que se generen o se reciban en la administraci�n municipal, velando por su adecuada conservaci�n y custodia, para facilitar las consultas administrativas y/o de terceros debidamente autorizados.
- Colaborar� con el desarrollo de planes, programas y proyectos que ejecute la administraci�n Municipal y los cuales guarden relaci�n con su aptitud y formaci�n tanto acad�mica como laboral.
- Elaborar mensualmente las planillas de autoliquidacion de seguridad social y de pensión de los servidores públicos
- Realizar labores de apoyo a las funciones del despacho del Alcalde y la Secretaria de Gobierno.
- Utilizar los equipos de oficina y velar por su adecuado mantenimiento.
- Responder por el buen estado de los equipos y mobiliarios de la dependencia.
- Mantener actualizada y organizada la agenda de actividades de la dependencia y del superior inmediato, y coadyuvar a su cumplimiento.
- Ejecutar la metodolog�a recomendada por el archivo general de la Naci�n, para la implementaci�n, ejecuci�n y seguimiento de la Ley General de archivo.
- Redactar cartas, memorandos y oficios de acuerdo con las instrucciones impartidas.
- Informar del estado de los procesos de gesti�n documental.
- Recibir, tramitar y entregar certificaciones laborales con liquidaci�n de cesant�as de acuerdo a la documentaci�n presentada en la dependencia, por funcionarios y ex funcionarios.
- Recibir, radicar y tramitar la correspondencia de las diferentes dependencias.
- Mantener informaci�n actualizada sobre las actividades de la dependencia y suministrarla al p�blico interesado siempre y cuando no tenga car�cter de reservada.
- Clasificar diariamente los archivos de conformidad con el sistema de gesti�n documental.