Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de apoyo y asistencia en la dependencia que sea asignado y servir de medio de comunicación entre sus superiores, funcionarios y comunidad.
Entidad
Alcaldia Santa Rosa Osos.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Alternativas:
- Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia Laboral Relacionada.
Alternativas:
- Veinticuatro (24) meses de experiencia Laboral Relacionada.
Funciones del cargo
- Operar los canales de comunicación de acuerdo con las especificaciones definidas.
- Recibir, clasificar y archivar la correspondencia que llegue y que corresponda al área.
- Mantener actualizado el inventario de los libros, documentos y demás elementos que hagan parte de la Oficina.
- Adoptar las medidas de salud ocupacional para su puesto de trabajo.
- Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la oficina en la que labora de acuerdo con las normas y los procedimientos establecidos.
- Solicitar al almacén, con el visto bueno del jefe inmediato, los elementos de consumo necesarios y distribuirlos entre los funcionarios de la dependencia.
- Tomar nota en los actos en los que se requiera su presencia.
- Procurar excelente presentación personal y del lugar de trabajo.
- Hacer firmar los documentos de las personas competentes.
- Mantener actualizados los directorios y la agenda del jefe.
- Mantener y ordenar la oficina para los diferentes actos y reuniones que se celebren.
- Entregar la Información al superior inmediato en el tiempo y con la discreción exigida.
- Recibir y tramitar la correspondencia, declaraciones, oficios y documentos de competencia de la oficina en la cual se encuentren prestando sus servicios.
- Diligenciar los formatos bajo su responsabilidad.
- Suministrar datos e información que requieran los usuarios, tanto internos como externos de la administración municipal, así como, los documentos públicos que ellos soliciten, en la debida forma, salvo los de reserva del despecho, de acuerdo con las autorizaciones y procedimientos establecidos.
- Enviar los documentos que en el Despacho se producen a la oficina de Administración Documental, para lo de su competencia.
- Atender a las personas que visitan o solicitan información en la dependencia y ponerlas en contacto con los empleados competentes.
- Recibir cortésmente a los usuarios internos y externos de la Alcaldía y ubicarlos en las diferentes dependencias, según sea el caso.
- Manejar y mantener actualizados los libros radicadores, auxiliar y registros de carácter administrativo, verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes, sobre ese asunto.
- Informar oportunamente a su jefe sobre: citas, juntas, reuniones y entrevistas.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas.
- Informar sobre novedades que se presenten en cumplimiento de las funciones.
- Llevar en forma correcta y actualizada el archivo de la dependencia utilizando para ello el consecutivo respectivo.
- Adoptar las medidas de seguridad definidas para los bienes a su cargo.
- Guardar reserva de los asuntos que conozca y así se requiera.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato y que sean inherentes al cargo.
- Procesar y transcribir los datos requeridos para generar los informes asignados y redactar la correspondencia que le sea encomendada.
- Mantener actualizada la existencia de útiles y materiales de consumo de oficina e informar oportunamente a su jefe sobre las necesidades al respecto.