Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de apoyo y asistencia en la dependencia que sea asignado y servir de medio de comunicación entre sus superiores, funcionarios y comunidad.
Entidad
Alcaldia Santa Rosa Osos.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Alternativas:
- Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia Laboral Relacionada.
Alternativas:
- Veinticuatro (24) meses de experiencia Laboral Relacionada.
Funciones del cargo
- Informar sobre novedades que se presenten en cumplimiento de las funciones.
- Operar los canales de comunicación de acuerdo con las especificaciones definidas.
- Atender a las personas que visitan o solicitan información en la dependencia y ponerlas en contacto con los empleados competentes.
- Manejar y mantener actualizados los libros radicadores, auxiliar y registros de carácter administrativo, verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes, sobre ese asunto.
- Adoptar las medidas de salud ocupacional para su puesto de trabajo.
- Procurar excelente presentación personal y del lugar de trabajo.
- Diligenciar los formatos bajo su responsabilidad.
- Informar oportunamente a su jefe sobre: citas, juntas, reuniones y entrevistas.
- Recibir, clasificar y archivar la correspondencia que llegue y que corresponda al área.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas.
- Solicitar al almacén, con el visto bueno del jefe inmediato, los elementos de consumo necesarios y distribuirlos entre los funcionarios de la dependencia.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato y que sean inherentes al cargo.
- Mantener actualizados los directorios y la agenda del jefe.
- Recibir y tramitar la correspondencia, declaraciones, oficios y documentos de competencia de la oficina en la cual se encuentren prestando sus servicios.
- Suministrar datos e información que requieran los usuarios, tanto internos como externos de la administración municipal, así como, los documentos públicos que ellos soliciten, en la debida forma, salvo los de reserva del despecho, de acuerdo con las autorizaciones y procedimientos establecidos.
- Hacer firmar los documentos de las personas competentes.
- Adoptar las medidas de seguridad definidas para los bienes a su cargo.
- Guardar reserva de los asuntos que conozca y así se requiera.
- Procesar y transcribir los datos requeridos para generar los informes asignados y redactar la correspondencia que le sea encomendada.
- Tomar nota en los actos en los que se requiera su presencia.
- Mantener y ordenar la oficina para los diferentes actos y reuniones que se celebren.
- Mantener actualizada la existencia de útiles y materiales de consumo de oficina e informar oportunamente a su jefe sobre las necesidades al respecto.
- Enviar los documentos que en el Despacho se producen a la oficina de Administración Documental, para lo de su competencia.
- Entregar la Información al superior inmediato en el tiempo y con la discreción exigida.
- Mantener actualizado el inventario de los libros, documentos y demás elementos que hagan parte de la Oficina.
- Llevar en forma correcta y actualizada el archivo de la dependencia utilizando para ello el consecutivo respectivo.
- Recibir cortésmente a los usuarios internos y externos de la Alcaldía y ubicarlos en las diferentes dependencias, según sea el caso.
- Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la oficina en la que labora de acuerdo con las normas y los procedimientos establecidos.