Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Colaborar en el desarrollo de los planes, programas y proyectos que ejecute los respectivos organismos y los cuales guarden relación con su aptitud y formación tanto académica como laboral.
Entidad
Alcaldia Argelia.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad y Acreditar formación en áreas relacionadas con las actividades descritas y curso específico mínimo de cien (100) horas relacionado con las funciones de Archivo y gestión de documentos
Requisitos de experiencia
Treinta y seis (36) meses de experiencia laboral relacionada con el cargo o equivalencias establecidas en el artículo 25 del decreto 785 de 2005.
Funciones del cargo
- AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Archivo y Comunicaciones Oficiales)
- Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar las funciones y actividades propias de su área en concordancia con los planes y programas de la institución.
- Alimentar el programa Pasivocol de la entidad y enviar los respectivos reportes al Agente Regional.
- Las funciones de correspondencia se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de los documentos recibidos o generados por la administración. Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
- Recibirlas trasferencias primarias de las diferentes dependencias y revisar los formatos de transferencias documentales enviadas por las dependencias.
- Proponer procedimientos o instrumentos requeridos para el óptimo funcionamiento del archivo central e histórico.
- Hacer seguimiento a las comunicaciones de la institución e informar sobre comunicaciones no atendidas o anormalidades en el proceso, en primera Instancia a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas.
- Operar el sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las comunicaciones de la entidad.
- Rendir informe anual, o cuando así sea requerido, de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el periodo.
- Clasificar la correspondencia previamente a su distribución.
- Cumplir con los procesos y procedimientos acordes a la implementación y mantenimiento del Modelo Estandar de Control Interno y la Gestión de Calidad en el municipio en lo concerniente a las funciones de su area.
- Proponer el plan de selección, transferencia y eliminación de documentos para presentarlo al Comité de Archivo de la entidad y facilitar los mecanismos para que sean efectivos de acuerdo con los criterios de las Tablas de Retención Documental (TRD.)
- Coordinar con las áreas involucradas los informes de rendición a los diferentes entes de control en las fechas estipuladas.
- Sugerir las políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia, conservación y limpieza anual de archivos de gestión, central e histórico y verificar su cumplimiento conforme a las TRD y demás normas legales.
- Recibir, organizar y clasificar los archivos por año, conforme a los criterios de las TRD y las normas técnicas de manejo de archivos.
- Proponer el plan para la conservación de documentos.
- Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos.
- Conocer las actividades de la Administración, los servicios que presta y los funcionarios encargados de dar trmite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de la correspondencia, incluso cuando no se especifica el destinatario.
- Hacer un plan de capacitación anual para el recurso humano de su área y presentarlo a su superior inmediato.
- Las demás funciones que le sean asignadas y que sean a fines con la naturaleza del cargo.
- Responder por el correcto manejo de recursos del archivo central e histórico.
- Organizarlas series documentales por años y por dependencia.
- Facilitarla consulta de los documentos que reposan en el archivo central e histórico.
- No tramitar comunicaciones que no reunan todos los requisitos para su envío, tales como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanograficas inadecuadas y en general todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen.
- Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, además de su organización y conservación, manejo de los documentos, distribución interna y externa de las comunicaciones recibidas o generadas por la administración del sistema de correo, así como la prestación de servicios archivísticos, entre otras.